航天企業科技成果檔案管理實踐

◎先進功能復合材料技術重點實驗室 羅焱 袁波 閆永亮

航天企業科技成果檔案管理實踐

◎先進功能復合材料技術重點實驗室 羅焱 袁波 閆永亮

科技成果檔案管理是企業檔案管理工作的重要組成部分，其不僅記載了企業專業技術發展的水平，也是企業技術實力的證明，更重要的是隨著科技創新的迅速發展，科技成果檔案已成為企業技術、經濟發展的重要資源，在企業未來的專業技術發展中起到重要作用。

一、科技成果檔案管理存在的問題

航天企業檔案主要分為兩大類。第一類是科研生產過程中產生的技術資料，涵蓋了技術研制生產的全流程，是課題研制的詳細記錄，這種技術資料是最基礎的科研檔案。第二類是科研生產過程中產生的與創新性密切相關的檔案資料，其中部分資料是對第一類資料的進一步提煉和總結，主要包括科研項目中產生的技術秘密、專利、成果鑒定、科技獎勵申請、技術推廣等，這些可統稱為科技成果檔案資料，是整個科研項目創新的精髓，也是證明研究成果水平的主要依據。

隨著國家對自主創新技術重視度的提高，技術創新水平已成為衡量企業水平的主要指標，科技成果檔案管理的重要性得到了越來越多的關注，但從現階段科技成果檔案管理情況來看還存在一些問題需要改進，主要表現在以下幾個方面。

1．科技成果歸檔意識較弱

科技成果檔案的完整性是保證科技成果檔案質量的關鍵，而完整檔案的形成要依靠科研人員的積極主動性和責任意識。在實際管理中，有的科研人員對科研計劃的落實、課題研制指標非常重視，而對課題產生的技術資料的歸檔意識較弱。一直以來，知識產權和科技獎勵并未真正得到科研單位的重視，致使科技成果檔案的歸檔管理也一直處于隨意狀態，科研人員在科技成果歸檔方面的意識比較淡薄，忽視了這部分檔案資料的積累。

2．協作科研項目的歸檔不完整

社會大協作已成為當今企業發展的重要方式之一，均以不同領域、不同行業、產學研一條龍協作等方式共同建立技術平臺，所以一項完整的技術成果通常由各協作單位的成果整合而成，原則上由科研項目總體單位負責項目的整合，包括項目成果資料的整合，但由于科技成果資料的分散性以及各協作單位科技檔案管理的差異性，導致這類協作項目的科研成果歸檔材料不完整，進而影響了科研成果檔案的管理和使用。

3．科技成果歸檔不規范

一是在科研項目進行驗收時，涉及的第一類資料已基本歸檔，而在第二類資料中除將科研生產過程產生的專利、技術秘密等資料歸檔外，還應將項目后期完成的相關工作所產生的資料進行不定期的歸檔，如獎勵申請過程中產生的成果鑒定證書和申報書等資料。但由于后期工作時間的不確定、不同課題工作內容的差異性，導致產生的科技成果檔案資料是變化多樣的，進而使這類資料歸檔比較隨意，要求不能明確。二是在任何一個技術領域中，技術都是在原有基礎上不斷更新發展的，每個科研項目產生的科技成果資料都有可能被進一步推廣應用、再延伸開發等，或者成為同領域中其它科研項目的技術支撐，但目前還沒有一個明確的規定來說明如何歸檔管理這類資料。

4．信息資源未得到充分開發和利用

科技成果檔案資料是每個研制項目的創新信息集合，是企業寶貴的技術資源儲備。成果鑒定證書是同行專家對該項技術創新性和水平的評價證明，也是對企業技術發展水平的肯定，是一份標識著項目價值的資料。這些資料中不僅記錄了項目最主要的創新過程、創新手段和創新結果等技術元素，同時也記錄了科研人員工作的具體情況。但從目前來看，絕大部分科技成果檔案都未能夠得到充分的開發和利用，影響了科技成果轉化和技術信息的交流。

二、幾點建議

1．提高檔案資料的完整性

在遵守技術資料檔案管理原則的基礎上，增加針對科技成果檔案管理的相關管理模式和方法，以完善和補充現有的管理方法。對協作項目而言，科研項目檔案歸檔管理目前較為成熟，流程和歸檔內容基本規范，所以要將科技成果檔案管理融入其中，首先要將科技成果檔案管理計劃與整個科研項目研制計劃相結合，并與科研人員及相關的科研管理部門相配合，共同制定出有針對性的科技成果檔案歸檔要求和計劃，再將其落實到相關人員的工作中，以確保科研項目歸檔資料的完整性和準確性，同時采取有效措施調動相關人員在科技資料檔案歸檔工作中的積極性和主動性。

另外，檔案管理部門需通過信息管理手段及時開展檔案資料的整理、收集工作，建立更有效、更簡捷的查詢檢索渠道，搭建信息資源共享平臺，提高協作單位檔案管理部門主動協助完成檔案資料管理的積極性和主動性，使科技成果檔案的管理工作更加順利，科研檔案資料更加完整、準確，以便更好地為企業提供服務。

2．強化對科技成果檔案的編研工作

檔案編研是指檔案管理人員在原始檔案資料的基礎上再次進行深層次的信息數據編輯，并結合企業科研發展情況整理出技術發展相關信息資料的一種工作。利用檔案編研方式可適當改善科技成果檔案的不規范性，科研成果檔案資料在經過編研后可以獨立成卷，這樣不僅為項目今后的進一步推廣和應用、成果的總結和技術積累奠定了基礎，還為單位預研項目的立項、可行性研究提供了技術信息支撐和理論依據，也使科技成果檔案的歸檔管理更易于規范。

3．充分開發和利用檔案信息資源

由于科研成果檔案管理數據信息涵蓋了整個企業最關鍵的技術水平、研發人員、科研進展以及項目推廣應用、經濟效益等重要方面，所以充分開發和利用這些檔案信息數據對企業未來的發展將起到不可估量的作用。設計和開發適合本單位的科研成果檔案信息管理系統，建立起支撐大數據的管理平臺是數據管理的必要手段，檔案管理部門可以利用數據平臺為企業各部門提供相關數據信息，使企業在人才發展、資源配置、技術研發方向等目標和計劃制定中獲得強有力的數據支撐，同時為科研項目的技術推廣和應用提供一個服務渠道。

科技成果檔案管理不僅是企業技術發展的歷史記載，也是企業的無形資產，它與技術創新是密切相關、相輔相成的，是一種潛在的生產力，充分開發和利用科技成果檔案對加快企業發展、提高企業技術能力和水平具有重大意義。▲