高校檔案管理存在的問題及對策研究

李娟

（山東青年政治學院，山東 濟南 250103）

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高校檔案管理存在的問題及對策研究

李娟

（山東青年政治學院，山東 濟南 250103）

［摘要］作為高校的一項基礎工作，高校檔案的整理和保存事關學校的可持續發展，在高校自我認識、經驗總結和規劃發展方面起著不可替代的作用。目前高校檔案管理工作在領導重視程度、電子檔案保存、檔案分類整理、工作人員素質、檔案系統的電子化建設等方面都還存在諸多問題。對此，高校領導要加強高校檔案工作的領導，制定符合高校自身特色的檔案管理規章制度；更新管理理念，加強檔案工作信息化建設和庫房現代化建設；加強與高校其他相關部門的聯動和配合。

［關鍵詞］高校檔案管理；檔案管理信息化；電子檔案；紙質檔案

高校檔案工作是高校的一項基礎工作，在高校自我認識、經驗總結和規劃發展方面起著不可替代的作用。目前高校檔案管理工作在適應信息化發展方面還存在諸多問題，亟需完善。高校領導需要高度重視高校檔案管理工作，系統解決高校檔案建設中的問題，保障高校可持續發展。

一、目前我國高校檔案工作存在的問題

1.高校領導對檔案的重視程度不夠

檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。雖然檔案管理工作歷史悠久，但是很多高校領導和其他工作人員對檔案工作依舊存在誤區，對檔案的作用和意義缺少足夠的認識，沒有認識到檔案對了解學校歷史、推動學校發展的作用，認為檔案管理工作可有可無，對檔案的重視程度不夠，這就使得我國各高校的檔案管理工作出現良莠不齊的現狀。

2.電子文件檔案歸檔保管與利用有待完善

在信息化環境下，紙質文件和電子文件歸檔都必然在新的管理模式下高效、有序地進行，學校各部門的兼職檔案員利用網絡收發文件，并將處理完畢的文件輸入或上傳到檔案管理軟件中。檔案館工作人員對進入系統的數據檢查、驗收，利用檔案管理系統進行自動歸檔操作，生成電子檔案和紙質檔案，減少了錄入的工作量，縮短了檔案形成和利用的周期，提高了工作效率。

目前我國各高校的檔案形式采用較多的還是較為傳統的紙質載體的形式。隨著電子技術的不斷發展，電子檔案逐步運用到了檔案管理工作中去，但目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，對管理軟件掌握不夠熟練，不能正確地運用檔案管理軟件系統，造成電子文件從形成到利用的各個環節，都有可能出現信息更改、棄用的可能性。［1］因此，建立并執行一整套科學合理嚴密的電子檔案歸檔保管與利用制度成為了目前檔案工作的一項重要內容。

3.檔案的分類整理不夠細致

檔案的分類根據標準不同，形式也是多種多樣的。學校檔案的分類主要有以下幾種：校史類、教學類、聲像類、科研類、產品類、基建類、財會類、實物類等，而每一類又具體分為幾個小項，這就使得檔案的分類變得系統又繁雜。但很多高校只是將這些資料粗略地整理保存，并沒有對這些資料從年份、類型等方面進行系統的整理、分類、標識、歸檔。

4.紙質檔案長期保存工作問題嚴重

目前，我國的檔案形式還是以紙質載體為主，因此檔案的保存也就成為檔案工作中的一個難點。紙質檔案在長時間的保存之后會出現紙質變脆、文字漸漸模糊甚至字跡消失，過于潮濕或是干燥的環境都會對紙質的壽命、對紙質檔案的保存產生巨大的影響；另外，查檔翻閱也會不可避免地造成紙張的破損，借閱后在歸還過程中有可能造成紙張的遺漏，這些都是紙質檔案在保存過程中所面臨的困難。尤其是對于年代較為久遠的檔案，在保存上更是困難。

5.專業檔案管理工作人員少

由于檔案管理工作是一項默默無聞的工作，也不像其它工作一樣有定期的業績考核，所以，長期以來，很多人對檔案工作的認識就是你來檔案我接收，不丟失、不泄密、能查找就可以了。［2］檔案管理部門人員雖然基本都有大專或本科以上學歷，但是專業和本職工作不對口，檔案專業人員非常少，從事檔案工作年限也不長，很多人沒有檔案管理經驗。有的檔案管理工作人員沒有受過專門的培訓，導致檔案的整理雜亂無序不規范。

6.與其他相關部門之間的聯動性不強

檔案工作涉及的不僅僅是檔案管理一個部門，需要各個部門的聯合與協調。然而就目前的狀況來看，在檔案管理工作方面，除了檔案管理部門，其他的部門都處在被動狀態，使得檔案管理部門的工作實施起來很困難。各部門與檔案管理部門的溝通并沒有專門的人員負責，造成了各部門存檔資料混亂的狀況。

二、高校檔案管理工作完善措施

檔案管理是一項系統工程，其建設中出現的問題也需要系統地來解決。對于當前高校檔案管理工作中出現的問題，需要采取以下措施來應對和完善：

1.加強對檔案工作的領導，制定適合本校的檔案管理工作規定

對檔案管理工作的人員配備上，要選擇具備專業知識和保密意識強的高素質人才，定期對相應的工作人員開展相應的專業知識和保密的培訓工作，定期考核檔案管理工作人員的工作質量。對入館的檔案要做到整理符合標準、分類細致準確、收錄登記準確無誤、借檔回收工作及時，定期對以往的老檔案進行整理。工作交接之前要將自己負責的工作全部完成，不留尾巴，相關工作人員出現調動時，要做到提前通知、提前交接、循序漸進，切勿一刀切，做到相關責任落實到人。檔案工作者還要增強加快檔案信息化建設步伐的緊迫性和責任感，改變傳統的“重藏輕用”的檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務方式，改變手工管理和查詢的方法，依靠現代化信息技術，轉移工作重心，為主動服務、網絡共享創造條件，為創建新的檔案管理模式、真正實現檔案工作的信息化做好充分的思想準備。［3］

2.更新管理理念，加強檔案庫房建設

隨著檔案數量的增加，傳統的檔案庫房的管理理念和制度已經難以適應新時期的檔案庫房管理要求。采取科學的措施與方法，實現庫房管理的科學化發展，逐漸成為檔案館現代化建設的必然趨勢。就目前來說，檔案的保存依舊以紙質為主，從檔案的保密和安全方面來考量，檔案館的建設要做到獨立，不要跟辦公室、借檔室同設一室，不要建立在人員密集的場所如辦公樓或是圖書館等地。檔案館的建設還要做到防潮、防水、防光照、防鼠、防盜、防腐蝕、防輻射等。檔案館應該要積極參與改革，建立自我發展、自我約束的機制，推行質量管理、目標管理責任制，激發管理檔案人員的工作熱情，穩定檔案人員隊伍。［4］盡快建立以管理型人才為基礎、復合性人才為重點、高科技人才為骨干的檔案干部隊伍體系，滿足檔案管理建設的需要。

3.加強高校檔案管理信息化建設

加快檔案信息化進程，拓展檔案館的服務功能，已經成為高校檔案工作者的必然選擇和迫切需要。隨著社會的進步、科技的發展和辦公自動化進程的日益加快，高校檔案信息化建設已經發展到了一個新的歷史階段，傳統的手工操作、整理方式、紙質檔案的實體保存方法、人工檢索、查詢等逐步被現代化管理模式取代，信息化已經滲透到教學、科研、管理的方方面面，檔案信息化已成為高校檔案工作發展的必然趨勢。高校檔案信息化建設要以資源建設為核心，以紙質檔案數字化為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標。

4.加強與高校其他部門的聯動和配合

高校檔案管理工作是高校的一項系統工作，與高校其他部門工作息息相關。高校其他部門應高度認識檔案的重要性，做到需要存檔的資料及時整理并移交檔案館，而不是被動地等待催促。對于經常借檔的部門，要對相關人員做好保密意識和及時歸檔意識的教育，以防止檔案被借之后泄密或是有借無還。

總之，檔案管理工作看似不起眼，但其承上啟下的作用決定了檔案工作的重要性。因此，要充分認識檔案管理工作的重要性，發現檔案管理工作中存在的不足，積極尋求解決的方法，強化檔案管理工作隊伍的建設，推動檔案管理工作不斷發展。

參考文獻：

［1］余慧玲.試論電子檔案的歸檔、保管與利用［J］.韶關學院學報，2009，（7）.

［2］劉穎.高校基建檔案管理存在的問題及對策研究［D］.華東師范大學碩士學士論文，2007.

［3］陸樹峰.檔案庫房的科學管理［J］.黑龍江科技信息（管理與科學），2010，（30）.

［4］李櫟，張志強，安培浚.技術路線圖的發展與應用分析［J］.圖書與情報，2009，（3）.

（責任編輯：王友才）

［中圖分類號］G647.24

［文獻標識碼］A

［文章編號］2095—7416（2016）03—0140—02

收稿日期：2016-03-12

作者簡介：李娟（1977-），女，山東濟南人，山東青年政治學院檔案館館員。