淺談中職學校小額零星采購存在的問題及對策

宗　莉

（廣西中醫藥大學附設中醫學校，廣西 南寧 530022）

淺談中職學校小額零星采購存在的問題及對策

宗莉

（廣西中醫藥大學附設中醫學校，廣西 南寧 530022）

小額零星采購一般金額小，品種多，采購起來工作量大，屬于非固定資產，在中職學校的采購領域是管理的薄弱地帶。近年，隨著中職學校事業不斷發展，小額零星采購總量逐年增加，文章通過分析目前中職學校小額零星采購現狀和存在的問題，探討有利于小額零星采購的方法，降低小額零星采購的風險，提高采購資金的安全和使用效益，維護中職學校的利益。

中職學校；小額零星采購；問題；對策

1　中職學校小額零星采購的現狀

隨著我國職業教育事業在新形勢下的大力推進和快速發展，物資采購的環境日益復雜，成為中職學校內部風險防控的重要風險點之一。小額零星采購是中職學校物資采購中不可缺少的部分，為學校教學、科研、師生生活等提供物資供應。近年來，中職學校的物資采購制度不斷完善，大部分的物資采購納入政府采購，納入政府監管和公眾監督的視線范圍，最令中職學校感到頭疼的不是那些預算金額大、技術復雜的大采購，而是一些政府采購之外的小額零星物資采購，因需求的特殊性、時間的緊迫性和種類的繁雜性，采購起來費時費力，采購管理帶有一定的隨機性和被動性。［1］

小額零星物資采購使用的一般是學校除財政性資金外的其他資金或經政府批準使用財政性資金（單價或批量在政府限額標準以下的采購項目）。近年來，雖然政府采購監管部門創新推出了批量集中采購、協議采購、定點采購等方法，為采購人提供了極大的方便，但由于中職學校的教學、科研的特殊性，一些小額零星且單項采購需求較少的項目，這些方法可能難以適用。目前很多中職學校還是沿用傳統的采購模式，小額零星采購在實際操作過程中，常讓使用部門自行采購，長期以來存在著領導不重視，采購人員整體素質不高，采購方式的選擇隨意性大、拆分采購、重復采購等風險。目前，隨著中職學校的快速發展和教學、科研的不斷深入，全年的小額零星采購逐年增加，有些中職學校全年的小額零星采購達到幾十甚至上百萬，小額采購總額巨大，加強小額零星采購的管理，為學校節約開支、規范物資采購行為，預防腐敗的滋生，保障采購資金的安全，提高采購資金的使用效益，勢在必行。

2　中職學校小額零星采購存在的問題

2.1管理難度大，重視程度不高，管理松散

中職學校的小額零星采購主要包括保障教學、科研、日常辦公和維修的低值品、易耗品和教學實驗材料等。中職學校的小額零星采購物資具有品種多、規格雜，易消耗，購置報廢頻繁，采購周期短，質量標準嚴、價格多變等特殊的特點，決定了采購管理的難度，且這些物品的采購不在政府采購目錄范圍內或者是采購限額標準以下的物資采購，國家沒有統一規定，哪些采購項目列入公開招標管理，哪些項目不列入，缺乏嚴格的要求，加上缺乏嚴密的機制保障與監督及制度保障，［1］小額零星采購成了采購管理風險防控的難點和簿弱環節。

長期以來，由于小額零星采購占學校采購資金的比例較小，得不到中職院校領導和采購管理部門的重視，缺乏管理，也無監督制約機制，一般都是要用時臨時派采購人員購買，甚至讓使用者直接購買，例如實驗材料。近年來，隨小額零星采購所需的總量和品種不斷加大，小額零星采購也不斷頻繁，積少成多，一年的小額零星采購總金額達到幾十萬甚至上百萬元，并且有逐年增加的趨勢。小額零星采購總值的急劇增加，但管理意識薄弱，管理手段跟不上，缺乏應有的制約，一些采購人員由于抵擋不住各種利益的誘惑，利用管理的松散或漏洞，容易出現采購人員在進行采購過程中，為了謀利而虛報產品價格，或者提供等級更低的產品從中獲取利益等潛在舞弊風險［2］。目前，國家加大從源頭上防止腐敗的力度，嚴管公共資產資源，必須加強小額零星采購的管理，將小額零星采購納入內部控制體系，杜絕各種形式的舞弊風險。

2.2機構不健全，采購人員缺乏，采購資金安全性和利用效率低

目前，很多中職學校的小額零星采購一般都是按用途分散到幾個職能部門或使用部門自習進行采購，采購回來的物品分散存放，沒有固定的采購部門和專業的人員進行購買和管理，小額零星采購的量加大后，采購人員少，工作量大的問題日益突出。

中職學校的小額物資采購根據用途一般分辦公用品、辦公耗材、維修用品、教學或實驗材料等，分別由行政辦公室、總務科、教務部門、實驗室自行采購并管理，形成了多部門采購、管理的格局，缺乏專業化的采購人員，沒有制定明確的采購職責和管理責任，權責不清，常常出現采購互相推諉或重復采購，加大采購成本，無法高效率使用采購資金，也容易滋生各種舞弊風險。

2.2.1多部門采購難以形成批量

各部門分散采購，各自為政，都追求本部門的“小而全”，缺乏溝通協調，容易使同類的物資每年發生多次采購，很難形成批量，無法利用大規模的批量在采購中爭取價格的優勢和折扣，也不利于監管部門對采購過程實行全面、集中的監管，容易造成采購資金的隱性流失和防控缺失。

2.2.2采購分屬不同部門，采購、管理的人員難以保證

各部門采購和物品的管理無專人負責，多數都是兼職，采購前沒有經過專業的培訓，再加上采購工作的繁雜，需求的緊急，往往都是重視采購速度而忽略價格、質量，致使購買回來的低值品、易耗品、實驗材料等價高質差。采購回來的物品只重使用而忽視管理，物品被隨意放置或處置，容易造成采購物資浪費、損壞、積壓、丟失。由于沒有定期盤點，使用浪費，存量不清，緊急用時又再隨意采購，采購資金浪費嚴重。

2.3制度不完善，權責不清，缺乏監督、考核制度

中職學校基本上都建立有采購制度，但小額零星采購長期以來是各中職學校采購管理上的真空地帶，很多中職學校內部制度建設常忽略小額零星采購，即使有涉及了小額零星采購的內容，也不夠完善，缺乏監督管理，無有效的考核、評價等配套的實施細則。各部門采購過程中隨意性大，規范性和統一性差，采購人員的采購效果與責任人的業績考核、經濟效益無關，缺乏必要的獎懲激勵措施，再加上監督管理松散，小額零星采購的物資不但容易質量參差不齊，物不美價反貴，采購效率低，還容易產生腐敗、舞弊的風險，出現“溫水煮青蛙”的后果。

2.4信息技術利用率不高，采購方式傳統，采購效能低、監管難

大多數中職學校的小額零星采購工作量大，采購業務多元化，采購技術力量薄弱，且還停留在傳統采購模式上。采購工作量大，采購的透明化不高，有效監管難以實現，無形中增加了采購人員、紀檢監察、財務部門工作的困難。

“高校物資網上競價采購管理系統”已經應用了10年。［3］可是，利用信息技術進行網上采購的模式依然利用率低，未能發揮網上競價系統在中職學校零星物資采購中的作用。大量分散、零星及不夠招投標金額的物資需要及時采購，其特殊性依然是中職學校采購管理的瓶頸。采用傳統的管理方式，放下去則管不住，主管部門也不可能對所有設備的現行行情了如指掌；收上來則易延誤時間，效率低下，同時還要增加管理部門及采購成本。［3］小額零星采購管理水平和服務質量需要依靠先進的科技手段，保證采購的經濟效益和安全性。

3　加強小額零星采購防控措施的對策

3.1提升風險防控理念

一是加強宣傳，強化對采購管理新思想的認識，工作中逐漸認識到小額零星采購是政府采購計劃控制下的分散性個體行為，建立和實行采購制度，這也是我國預算管理體制改革和加強事業支出管理的一項重要舉措。［1］

二是加強培訓，強化采購人員的思想作風和業務能力建設，提升采購工作人員的思想素質、法制觀念和專業知識能力，充分發揮采購人員的主觀能動性。

3.2建立健全采購制度，成立物資采購管理小組，合理分工，落實責任

采購廉政風險的防范需要針對具體崗位采取不同的防范對策，完善工作制度，同時強化監督、細化管理，實現每個風險點都能夠依靠完善的制度約束與法規監督。中職學校制定的采購制度，應該建立在對全校歷年采購需求進行深入分析的基礎上，通過對歷年采購需求的分析，將全校范圍內的采購合理分類，針對不同類別的采購制定合理的采購制度。

目前，中職學校的小額零星采購分屬不同的職能部門。隨著國家對中職學校發展的投入加大，小額零星采購總額的增加，國家對中職學校的風險防控管理力度的加強，中職學校小額零星采購納入學校總體采購管理體系勢在必行，在制定小額零星采購管理制度的同時，必須完善采購機構，建立健全考核制度，監督制度。

中職學校由于人力資源成本問題，一時沒法設置專門的采購部門，可以根據自身實際設置物資采購統籌協調管理小組（簡稱采購小組），所有小額物資采購實行學校統一領導，資金、采購、監督分離的管理方式。規定一位校級領導具體分管，各歸口主管部門申購，學校物資采購管理小組定期組織集中采購并對采購物資的出入庫進行管理。明確職責權限，采取集體決策的形式，實行層級負責制，形成校級領導、采購小組負責人、采購人層級制約的內部監管體系，同時設置財物分離、崗位不相容的相互制約機制，財務部門把控采購資金的支付，并對賬目實施管理，紀檢監察部門對采購行為實行監督。

3.3加強小額零星采購預算和過程管理

中職學校小額零星采購目前缺乏統一的管理約束，必須加強預算和過程管理，使小額零星采購更加合理、有效。小額零星采購納入中職學校年度預算管理，實行編制年度采購預算，設定采購限額標準，嚴格按照預算限額制定采購計劃并執行，監管部門盡量減少靈活空間，可以通過采購人自律、監管部門備案、審計查賬等方式去核實，最好還應限制小額零星采購的次數。

通過對橫店影視職業學院進行普遍調查發現，足球選項課整體開課情況處于良好狀態，學校利用不同形式開展足球課程，有力地推動了足球運動在本校的開展。某些活動的組織和開展不是很充分，是由于學校對足球課的設置重視程度還不夠，認為足球運動身體對抗激烈，動作幅度大，難以控制，學生在短時間內較難訓練和掌握，比較容易出現運動傷害和事故，所以對足球相關活動持觀望的態度。

3.3.1小額零星采購預算的編制

每年年底部門負責人將本部門的低值易耗品清查盤點后，根據全年部門對低值易耗品的需求，提交全年本部門的低值易耗品采購預算給相關主管部門，主管部門對預算進行匯總，綜合分析，形成采購預算方案，提交采購管理小組、財務、審計部門進行審核，履行相關的審批手續。

3.3.2小額零星采購預算通過后，由使用部門提交采購計劃

采購小組對部門不同，項目相同的采購需求，分類匯總，合零為整批量采購，達到規定金額的進行招標采購；達不到招標限額的采購由采購小組抽兩人以上，做市場調研，貨比三家，再實行采購。

3.3.3采購的物資實行統一管理

根據部門預算和計劃，采購回來的物資定期發放，提供部門使用，并進行日常的保管、維護和盤存。

3.3.4采購信息采用公示制度

采購預算、采購方式、招投標結果、采購物資的明細，采購人等，定期進行公示，自覺接受教職員工的監督。

3.4實施網上競價，采購備案、采購審批制度，推進陽光采購

中職學校的小額零星采購應遵守國家和地區有關法律、法規以及學校的有關規定，堅持公開、公平、公正和誠信的原則，并充分利用信息化、網絡化技術建設采購管理系統，力爭做到質優價廉。網上競價采購較好的達到”陽光、高效、節約“的目的。“競價網”是公平、公開、公正的零星小額儀器設備采購服務平臺，不受時空限制、實現方便快捷、節約資金的采購方式，是實現學校零星小額儀器設備采購由個體分散自行采購到歸口管理公開競價采購的重要改革。網上競價管理系統在高校物資零星采購工作中發揮了重要作用，取得了很好的社會效益和經濟效益。［3］

沒有一種采購方式是十全十美的，特別是實驗材料使用的特殊性，單次使用量、使用頻率、使用安全性、存放與管理等，都使得材料的購置不可能一次完成，需要多次少量購置。實驗材料主要是根據實驗進度掌握購置程序，有較大的自由裁量權，相關的監督措施很難跟上，因而出現的問題較多，如假發票和無發票問題，資金額與購置材料數量、質量的匹配程度等。因此對于采購需求特殊，表現為零散非通用且專業性強，既不能形成批量，又無法使用網上競價的采購，根據實際情況，可以既用現代化手段，也用傳統方式采購，即采購人亦可實行自行市場采購，但應實行審批、備案手續，將審批、備案內容公開，接受社會監督。充分履行審批手續，可以預防重復采購、無計劃采購，隨意采購。備案其實是一種告之行為，監管部門對備案文件進行主動審查，也可以接受其他采購當事人的投訴。不管以什么方式發現了問題，監管部門都可以運用備案文件作為事中、事后處理當事人的依據。公開備案內容不僅是為了監督采購人的采購行為，更是為了發動教職工參與檢驗采購結果是否實現了物有所值，充分利用民主機制實現預防。

小額零星采購單次采購投入的資金量小，其總量往往很大，隨著中職學校的發展，小額零星采購任務日趨艱巨，為了實現各種采購形式的融合，使每一種物資采購都能做到公開、透明，解決政策要求與具體執行之間的矛盾，加強對小額零星采購方式的監管，保障采購資金的安全性和使用效率，還需要進一步探討并加以規范，防范各種損害采購資金的風險，為中職學校的持續健康發展保駕護航。

［1］ 張瓊.關于高校小額采購管理的現狀、問題及對策研究［J］.中小企業管理與科技（上旬刊），2015（6）:37-38.

［2］ 王世鋒.采購舞弊方式及審計實施策略［J］.中國市場，2015，11（44）:103-104.

［3］ 林明河，賈延江.網上競價，高校物資零星采購行之有效的創舉［J］.實驗技術與管理，2013，30（12）:1-5.

Discussion on the problems and countermeasures of minor retail purchases of the vocational schools

The management of minor retail purchases that belong to non-fixed assets of the vocational school is weak zone because of small amount， variety， heavy workload in purchasing. In recent years， the total amount of minor retail purchases is increasing year by year with the continuous development of vocational schools causes. The paper analyzes the current status and the problems of minor retail purchases of vocational schools， and furtherly discuss predominant strategies on reducing risk、improving safety and using efficiency of minor retail purchases and finally safeguard the interests of vocational schools.

Vocational schools； minor retail purchases； problems； countermeasures

F253

A

1008-1151（2016）04-0135-03

2016-02-21

宗莉（1972－），女，江蘇鎮江人，廣西中醫藥大學附設中醫學校紀檢、監察審計室主任，研究方向為人力資源經濟。