淺析提高供電企業公文寫作質量的重要性

陳明禮 王媛媛

摘要：公文是企業推行各種決策、工作方案及規章制度所不可缺少的文件材料，公文的規范性能夠加強企業和各個部門、兄弟企業聯系和溝通，其科學性是實現企業對內和對外溝通的必要手段，因此提高企業公文的寫作質量對企業的發展起到了重大的作用。

關鍵詞：供電企業；公文寫作；寫作質量；重要性；規范性 文獻標識碼：A

中圖分類號：G623 文章編號：1009-2374（2016）10-0155-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.10.076

在企業的公文寫作中，首先是文稿的起草工作，這是一項十分重要的環節，特別是對于一些重要文件的起草，其寫作質量體現了起草人員的工作態度和辦事效率，也代表了企業的形象。在供電企業管理工作中，往往將公文的寫作質量和績效相掛鉤。公文是其基礎工具，傳遞了企業的相關政策，并且具有一定的法定效力，因此，提高企業公文寫作水平是企業管理過程中重要的內容。

1 公文的概念

公文即公務文書，也稱作公務文件，指的是法定機關與組織在公務活動中，采用規范的體式，經過一定的處理程序形成和使用的書面材料。公務文書是機關、企事業單位以及其他組織在實施管理、行使職權以及開展公務活動中形成的文件，它具有一定的法定效力，采用的是規范體式，是一種應用性的文體。從它的概念中，總結公文的特征，主要是特定效力和規范體式。在企業的日常工作中，受到專業的限制，通常形成公文的理論與公文的處理環節都各不相同，但公文的規范體式卻是有一定標準的，因此，公文寫作人員需要對公文的格式有一定的了解，熟練掌握是促進公文質量提高的關鍵。

2 企業公文寫作中常見的問題

2.1 材料不充分

公文的核心是為經濟中心服務，具有很強的時效性，企業公文需要保證材料的充足和準確，附件資料要詳實，還要注意語言簡潔、突出重點，專業術語要用到位等。在供電企業中，特別是經常使用的報告和請示上行文，企業需要上級提供支持和幫助，或者對重大事件的上報等，都采用上行文的文體。這類公文一般事情比較緊急，且任務重，要求一事一文，一事一報，語言要盡量精簡，還要有足夠的信息量對整件事情進行說明。一般在公文正文部分可以盡量簡短，盡量少用形容詞，要讓人一目了然。附件部分一定要詳細，以對正文進行補充或者作為基礎資料，方便上級承辦部門進行處理。另外，需要寫上具體業務聯系人的聯系電話，便于上級承辦人員進行詢問。對于那些正文空洞、主要意思表達不清楚和基礎材料不充分的公文，往往會被退回，不僅降低了工作效率，而且對企業的形象也會造成一定的影響。

2.2 照搬照抄

上級機關或政府轉發文件落實中，要靠企業層層傳達落實，企業內部要結合自身實際，制定時間能夠有效銜接、切實可行的文件；而有些企業在轉發文件時，只是照搬照抄，基層執行找不著要點，使得公文處理處于兩難境地。

2.3 文件過多

根據中央八項規定，文件簡報要做到精簡，改進文風，對于缺乏實質內容的文件和簡報一律不發。在八項規定落實之后，企業公文有所改觀，工作作風也有所改進，但在企業中，文件過多的情況還是存在，導致難以充分地發揮其效益。企業作為經營性的經濟組織，其目標是追求更大的利潤，企業公文雖然主要是用于行政管理和經營，但是本質上還是與企業的經濟效益有關，因此企業的公文要講究辦事效率。比如，地方政府、上級機關、行業部門安排了某一項活動，印發了紅頭文件，企業在公文處理上需要結合實際，決定是印發一個或者多個文件，還是逐個落實，或是貫徹地方政府、上級機關、行業部門有關要求，制訂出“三合一”、便于基層操作的方案，形成正式公文。不管是采用哪種方式，都需要以服務基層，對生產經營有利作為衡量標準。

2.4 審核不嚴格

企業公文的形成需要企業層層把關，從公文的草擬、撰寫再到印發過程，中間要經過各個環節，這些環節都需要主管部門嚴格審核。主管部門要在各個環節的監督過程中貫徹文件精神和政策，加強對領導專題會議研究的數據、是否抄送上級主管或政府機關、是否與法律法規、行業標準存在抵觸以及專業術語等內容的把關；簽發領導主要負責對公文的立意以及重點進行把關；綜合部門則負責校對公文文種、計量單位、引文、格式內容，并將未成型的公文語言進行梳理，確保公文質量；而文書、打字文印人員，則負責對公文進行檢查，查看是否存在瑕疵。總之，要提高企業公文的質量，要依靠眾多環節的把關，不單是依靠個人的力量，只有這樣才能提高公文的權威性，避免出現不良的影響。

2.5 缺乏創新

在供電企業中，一般文筆好的都是管理層，而撰寫公文的基本上都是文秘人員，而在職人員工作繁雜，在撰寫公文時都是照貓畫虎。因此，企業公文寫作普遍存在質量不高、缺乏創新的問題，一般都是對舊的文件進行小幅度修改，換湯不換藥，比如只是改了年月日，內容毫無新意，讀者看了第一句，大概就能知道后面寫的是什么。黨的十八大對改進文風會風進行了強調，黨的群眾路線教育實踐活動也指出了公文的寫作問題，要用群眾都能看懂的語言。企業需要加強文秘人員的培養，文秘人員和文字工作者需要多學習政治理論，積極吸納新的公文寫作知識，加強本行業的業務知識的學習，在工作會議中多聽多記；在業余生活中多關注廣播電視時政新聞和領導講話，豐富知識。打好基礎，才能在公文寫作的時候從容下手。

3 提高供電企業公文寫作質量的重要性

企業中公文寫作存在的這些問題，要規范工作流程、提高辦事效率和服務水平，提高企業的形象，就需要從公文寫作質量著手。近幾年來，供電企業對公文寫作質量提高了重視，對文秘人員等加強了公文寫作的培訓，提高了日常工作的要求，使得公文寫作質量得以提升。針對供電企業公文寫作對企業的重要性，得出了以下兩點心得：

3.1 企業公文寫作的思想理念

企業公文寫作需要具備三個思想：一是時效性；二是實用性；三是法制性。與黨政機關的公文相同之處在于企業公文寫作也需要始終堅持馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想以及科學發展觀，與時俱進。這樣才能保證公文寫作在思想上不出現錯誤，堅持正確的政治立場。另外，企業還要重視以上三個思想原則。

一是時效性。在激烈的市場競爭下，企業要想生存發展，需要掌握外界的各種市場信息和經濟信息，企業需要有一雙善于捕捉市場信息的眼睛，這是決定企業成敗的關鍵。公文在其中發揮著巨大的作用，能及時地發現并傳遞市場信息，這就是企業公文所要具備的時效性。很多文件需要掌握第一手資料和素材，才能使攥寫出的公文具有指導價值。搜集信息和整理素材，要結合實際需要，利用現代媒體工具的優勢，通過多個渠道搜集最新的信息和有關的政策法規等。搜集的信息要有針對性，不能隨意地篩選，而要懂得如何將重要的信息提煉出來，對那些有重要參考價值的信息要及時將其做成簡報上報給領導。在大型的公文寫作中，要善于利用平時掌握的有用信息，以提高信息的轉化利用價值。

二是實用性。企業公文寫作的目的是促進企業各項工作能夠高效順利地開展。所以，企業公文需要達到這個目的，也就是要保證實用性。企業公文的實用性主要表現在：首先，對工作進行有效的部署，有利于解決問題。大多數企業公文都是根據企業高層會議決定的事項擬定的文件，比如企業的近幾年發展規劃和工作計劃等，這些公文都是具有強制性的，是企業實施重要工作的規范。其次，企業公文能夠為企業的決策提供參考，為企業的發展服務。比如一些市場調查報告、調研報告、財務審計報告等公文，決策參考價值都比較高，是企業總結工作經驗、吸取教訓和對錯誤進行糾正，并提出解決措施的重要參考依據。此外，公文寫作質量對改進人事管理，促進工作效率的提高也有積極的作用。企業人力資源管理、人才的引進和培訓以及各種規章制度，關于這些方面的公文目的都是促進企業經濟管理水平的提高，有利于對企業的人力物力財力最大限度的整合。

三是法制性。企業的公文寫作必須符合法律法規和政策規定，不然就有可能出現違法違紀違規行為，從而給企業造成極其不良的影響。所以，公文寫作人員必須加強各種政策法規的學習，特別是要掌握涉及到經濟經營管理的法律法規，并嚴格貫徹到公文寫作中，確保公文寫作合法合規。

3.2 企業公文寫作的格式問題

公文的特性要求公文需要嚴謹規范的格式。總結了供電企業公文寫作中經常出現的格式問題，主要體現在標題、引文、段落層級、語法標點符號和附件問題上。公文的標題包括發文單位、事由、文種三個部分，而一些不合格的公文標題中沒有標明發文單位，還有就是對書名號的使用錯誤，缺少連接動詞，比如經常使用的“印發”“申請”等；引文不完整，引文中必須包括文件標題和文件字號，文件的標題需要加上書名號；引文的標題和字號的順序相互顛倒等情況。段落層級問題經常出現的錯誤有段落首行左起沒有空格、上行文頂格書寫或者沒有結束語、層級標題行字體不符合要求、層級序號使用混亂等。語法標點符號雖然都是小問題，但是如果用好了，就如同畫龍點睛，增加了文章的亮點。而附件雖然只是正文的補充和說明，但是也是公文中不可缺少的一部分，附件的寫作質量也是公文寫作水平的體現，因此企業需要重視附件的格式和內容。

公文體現的是企業的意志，部署工作的嚴肅性，對于公文寫作的規范一定要嚴格把關，才能有助于推進工作。如果一個種類的文件不按照規范進行寫作，就會造成研讀、傳達文件和落實文件精神時出現歧義，因此，了解了企業公文的重要性后，在寫作時需要遵循利于研讀和傳達的原則。此外，還需要注意公文寫作的文風，堅持求真務實的態度，確保公文的真實性，才能切實為企業解決實際問題。在修辭方面上需要做到精練，因為企業公文是為了工作，講究的是簡潔得體。

4 結語

總之，提高供電企業公文寫作質量，是提高企業管理效率和促進工作順利開展的重要手段，公文撰寫人員要重視公文在企業發展中的作用，積極學習相關知識，多在日常積累素材，這樣才能夠在撰寫公文時輕松駕馭。

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作者簡介：陳明禮（1979-），男，山東青島人，國網山東省電力公司青島市黃島區供電公司經濟師，研究方向：電力經濟發展；王媛媛（1979-），女，山東青島人，國網山東省電力公司青島市黃島區供電公司經濟師，研究方向：電力經濟發展。

（責任編輯：小 燕）