科技檔案管理的信息化建設

劉秀英

【摘 要】科技檔案信息化可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的高度共享，引發檔案管理模式的變革，對企業的發展具有重大作用和意義。要從各方面入手推進科技檔案管理的信息化建設。

【關鍵詞】科技檔案；管理；信息化

由于現代信息化技術得到突飛猛進的發展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現代信息、網絡等高新技術和資源，利用信息化網絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高企業的綜合運作能力，增強企業的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。

一、科技檔案在企業信息化建設中發揮的作用

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，對于企業建設與發展具有重大的作用，特別是在進入現代化企業建設中，科技檔案在科研、生產、企業科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的就跟經濟價值。

所謂科技檔案信息化，就是根據企業的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現代信息技術，對企業科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務?？萍紮n案信息化一般而言，可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的高度共享，引發檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

二、科技檔案管理是企業信息化建設和發展的重要環節

企業信息化以現代化的信息處理技術、網絡技術和網絡設備，對企業進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發和信息技術的有效利用，來提高企業的生產能力和經營管理水平，增強企業在國內外市場中的競爭力。

很多企業在改革發展的歷史進程中，特別是經歷了IP市場風雨變換的考驗，以“抓住機遇，迎接挑戰”為口號，已實現了信息化建設的新局面。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為很多企業的生產、經營、研發和領導決策服務，已成為很多企業信息化建設的核心環節。很多企業的科技檔案信息化建設，將檔案管理的電子化、網絡化納入整體企業信息化的重要內容。通過長期的全方位地跟蹤國內外本行業的科技動態、成果和進展水平，建設成具有行業特色的專題數據庫，這樣才能為本企業提供高質量的信息服務。

三、科技信息化管理是一項系統工程

科技信息化管理是一項系統工程。管理的內容：一是負責制定科技發展規劃，負責科技計劃（資金）管理，包括科技項目計劃，青年科技促進費項目計劃等；二是負責科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產業化及推廣應用、技術市場等；三是負責專利管理，包括申報、統計、實施等；四是負責計量管理，包括計量升級、貫徹執行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等；五是負責全質管理，包括全質管理成果的申報、評審、發表、獎勵等；六是負責標準化管理，包括標準的制訂、修訂、標準化審查等；七是負責科技統計工作；八是負責信息化工作，包括信息規劃、信息網的建設與維護、組織開發應用軟件等。當然，很多企業科技管理部門管理的內容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是很多企業科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統與科技數據庫，同樣是一項系統工程。

科技管理系統、科技計劃管理系統、科技成果管理系統、科技統計管理系統、計量管理系統、全面質量管理標準化管理系統以及科技評審專家庫、科技成果專家評審系統等等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統計功能。

推進科技檔案信息化的關鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業對科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機技術人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業統籌兼顧全面安排，特別是依靠企業科技信息管理部門所發揮的主導作用。

四、科技管理系統實現了科技檔案現代化管理

1.科技計劃管理系統。

科技計劃管理信息系統采用面向對象的系統分析與設計，利用先進的三層體系結構（BAS），應用JAVA技術開發，符合J2EE標準的強大的企業級資源管理平臺，是建立并實施ERP的核心?？萍加媱澒芾淼闹饕δ馨ǎ簩鶎印⑹」竞桶l很多企業的科技計劃進行分類查詢，按項目類別，負責單位對資金分配的統計，設備的購置計劃，科技計劃草稿，科技計劃的上報等。該系統運行以來，通過信息網絡完成計劃上報與下達、項目申請若干個。

2.計量管理系統。

計量管理主要包括：基層單位申報計量室認證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢等。

3.全質及標準化管理系統。

全質及標準化管理系統主要包括：行業標準維護、基層單位上報QC成果、QC成果評審結論及上報QC成果，企業標準化編寫模板等。

4.科技成果和專利管理。

科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護、基層單位上報專利、篩選申報科技進步獎項目、基層單位返回科技進步獎推薦書、匯總上報科技進步獎推薦書、科技成果專利統計及收集科技成果推廣項目申請書等。

5.科技統計系統。

統計是科技檔案工作的一個組成部分，基本任務是對檔案工作情況進行統計調查、分析、監督，以計量化的管理，科技統計系統的所有報表均采取網上電子報表形式。對各類統計信息實現計算機管理，通過網絡實現信息共享，使統計工作標準化、實用化。基層單位可以錄入、查詢、統計、修改、打印。

在科技管理系統應用過程中，不僅實現了科技檔案現代化管理，同時涌現出大量的新技術、新成果服務于企業建設。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動其他新技術的應用與發展，科技檔案信息化的實現也一定能促進企業的發展。

參考文獻：

[1]鄒生.檔案管理的信息化建設[J].信息安全與通信保密，2004.4.

[2]周宏仁等.信息化助建和諧社會的14個著力點[J].中國信息界，2008.3.