如何加強運管部門檔案管理

薛剛

[摘 要]運輸管理站的檔案管理工作在運輸管理站整個管理中具有非常重要的地位，道路運輸檔案管理是運管部門貫徹落實相關交通法律法規，加強對一切道路運輸經營業戶進行規范管理的重要途徑之一。怎樣做好檔案管理工作是運輸管理站需要思考的問題。隨著社會的不斷發展和道路運輸事業的快速前進，對新形勢下的道路運輸檔案管理提出了新的要求和更高挑戰。

[關鍵詞]道路運輸；檔案管理；問題；措施

近年來隨著我國運輸行業的不斷發展，運輸管理站的檔案管理也在不斷加強，法制化建設不斷得到完善，信息化程度不斷加快，計算機網絡在檔案管理中得到了廣泛的應用。隨著社會的發展，運輸管理站的檔案管理工作也隨之變得越來越復雜，傳統模式的檔案管理方式已經不能適應當前發展的需要，面對這些問題，提高運輸管理站的檔案管理水平是我們檔案管理人員都應該思考的問題。

一、道路運輸檔案管理的意義

運管部門是對營運車輛有效的管理機構，在運管部門諸多管理職能中，檔案管理工作能夠非常完整的記錄營運車輛的工作和使用情況，是對營運車輛的管理最重要的職能之一。因此運管部門責無旁貸地對營運車輛的相關檔案進行重點管理。隨著交通事業的快速發展，營運車輛越來越多，對于道路運輸行業的檔案管理的質量來說，它不僅僅要管理所有車輛的信息，更要將它們運行狀況進行歸納、總結、記錄。道路運輸行業是特殊行業，其交通運輸安全會直接關系到老百姓的人身安全和經濟利益。因此，重視道理運輸行業檔案管理是十分重要的。

二、道路運輸檔案管理的特點

道路運輸檔案除了擁有一般檔案的特點之外，還有專業性的特點，主要有以下幾種表現方式。

（一）運輸管理站的車輛種類比較多，類型比較復雜，涉及車輛的面比較廣。

（二）重復連續性。在道路運輸管理過程中，隨時都存在車輛報廢更新、證件年審、班線調整等工作，相關的檔案材料也要隨之變化，所以說，道路運輸檔案的形成是依據客觀存在的事實。

三、當前道路運輸管理行業檔案工作存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄，思想未到位。

（二）基礎設施差，經費緊缺。

（三）檔案收集不齊全。

（四）檔案人員專業知識不強。

四、加強道路運輸行業檔案管理工作的措施

（一）從檔案建設方面做好管理。一是對各管理部門的職責進行明確的分工，道路運輸的檔案管理的過程是不斷變化的，比如，從車輛入戶建檔到報廢銷檔，檔案資料則在不斷的增多，完善。同時，也要經過營運業戶、維修企業、檢測企業、管理部門多個管理環節。因此，建立完善的道路運輸檔案管理制度要明確各部門的分工和責任，明確管理規則，才能保證及時準確地收集、分類、歸檔、清理相關資料。二是加強對檔案的日常管理。要及時更新相關的技術資料并將其入檔，由于道路運輸營運 車輛檔案包含的資料比較復雜，且隨時都在變化更新，因此，對檔案的管理要隨時更新和完善，保證技術資料的時效性和延續性。所以，管理部門工作人員應當對車輛技術檔案中的資料進行分類處理：對車輛照片、技術參數表、營運證和行車證復印件等資料要求永久保存；對車輛維護、檢測等資料則根據需要確定保存時限。最后，檔案管理人員更新和保持資料是日常生活中的重要部分，還要及時清理過期資料，撤銷報廢車、轉出車檔案，收集檔案號資源和儲存空間。三是要探索采用計算機存儲檔案管理系統。對于道路運輸行業檔案管理來說，其內容繁雜多變，不利于人工自己去查找、更改，所以，道路運輸的檔案管理人員要合理的運用計算機管理系統，其系統一般可以具有輸入、插入、修改、統計、檢索、查找、刪除以及輸出的功能，道路運輸行業檔案的計算機系統要有篩選的功能，這樣更加有利于檔案的更改與刪除，道路運輸行業還可以利用計算機的現代化的傳輸功能，使得各個相關部門查閱交通道路運輸的信息時更為便捷，計算機存儲檔案有著不僅占地小，而且輸入快的特點，而且還加快了工作的速率。

（二）從行政方面加強管理。一是大力宣傳《檔案法》，讓領導和工作人員充分認識到加強行業檔案管理的重要性，把檔案管理工作納入到各級領導的日常工作和各業務部門的工作規劃中，保證檔案管理工作的順利進行。二是要提高工作人員的業務水平，抓好檔案管理人員業務培訓工作。對于檔案管理進行完善的統籌規劃，投放一些資金，希望可以完成信息建設和人員培訓工作，使全行業檔案管理基礎工作都能達到要求的檔案管理水平。經濟的發展是道路運輸業不斷地發展，在道路運輸行業中，車輛不斷地更新，道路也隨之擴展，新科技也紛紛出現。因此，在道路運輸檔案管理中，要不斷地收集新的資料，完成信息資源共享，更快地完成科研成果轉換，為提高道路運輸檔案管理服務。

總之，道路運輸檔案管理是持續性的工作，要經過不斷的積累和發展，也可以說是道路運輸管理的系統化建設工程。運輸管理站要充分認識到檔案管理工作的重要性，加強對運輸管理站檔案的管理，認真及時的研究和解決運輸管理站在平時的檔案管理工作中遇到的各種問題。積極采取有效的措施，更新檔案管理工作人員的觀念，探索新的檔案管理模式，使道路運輸檔案管理工作越來越科學，越來越完善，只有這樣才能不斷促進運輸管理站的檔案管理工作的開展。

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（編輯/丹桔）