論檔案管理知識化服務的必然趨勢

李建飛

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）02-000-02

摘 要 隨著社會發(fā)展進程的不斷加速，傳統(tǒng)檔案管理方法在經歷了科技化、信息化的變革之后，知識化服務將成為其下一個必然靠近的趨勢。本文以“檔案管理知識化服務”為主要研究對象，以筆者所從事的國有林場檔案管理工作為主要案例，首先闡釋了當代社會檔案管理實現(xiàn)知識化服務的三個推動性要素，然后論述了檔案管理知識化服務的優(yōu)勢所在以及如何有效推動這一進程。望筆者的論述，能對當前從事國有林場檔案管理的廣大工作人員，從知識服務的角度提出其全新的管理模式和發(fā)展策略，讓檔案管理成為推動其產業(yè)發(fā)展建設的高效力量。

關鍵詞 檔案管理 知識化服務 國有林場檔案

嚴格意義上來說，知識化服務并不是一項具體的服務內容或服務模式，而是在基于傳統(tǒng)檔案信息服務的基礎和模式之上，做出的補充、深化與升華。在現(xiàn)有的檔案管理方法當中，融入知識服務意識將成為當今社會該項工作內容不斷前行并發(fā)生變革道路上的一種全新趨勢，亦將成為提升檔案管理質量、滿足現(xiàn)代化社會人類對于檔案管理工作需求的必然途徑。對于國有林場檔案管理工作而言，這樣一種發(fā)展趨勢，對于其所能產生的影響也必然是更為便捷、更為高效、更加符合國有林場各項事務發(fā)展所需的。

一、檔案管理實現(xiàn)知識化服務的三個推動要素

（一）社會需求

社會發(fā)展節(jié)奏的日趨加快、各種新事物的層出不窮，促使人們生存的這個空間充斥著大量的新鮮內容。而我國的林木業(yè)、造林領域也存在這樣的問題，當人類對于傳統(tǒng)的、對信息內容本身的展示性需求，開始轉變?yōu)榛趥€人的需要去探索和挖掘能夠解決這種需要的方法和手段時——這樣一種思想和行為的轉變，為傳統(tǒng)檔案提供信息服務，逐漸過渡為提供知識服務提供了可能性與必然要求。對于國有林場檔案管理工作而言，這意味著傳統(tǒng)的檔案服務理念、技術已經無法滿足人們日益增長的知識需求，推動檔案管理的知識化服務已經成為潛在的必然趨勢。

（二）專業(yè)內在需求

從檔案管理的作用來說，其主要包括行政作用和科學作用兩部分。就目前筆者所從事的檔案管理內容分類來看，有關政府審批公文、會議資料以及相關決議決策類文件，在整個檔案管理體系當中大多發(fā)揮著行政作用。但隨著現(xiàn)代國有林場管理工作當中各種信息科技的融入與應用，傳統(tǒng)檔案中的行政作用在不斷被弱化，科學屬性卻在不斷被增強。而不斷增強的科學作用又在更廣泛的范圍內發(fā)揮功能，當固有的管理模式、管理思想難以維系這樣一種發(fā)展變化的態(tài)勢時，融入知識思維的檔案管理就應運而生。

（三）技術應用需求

隨著各種科技信息的快速推廣與應用，許多傳統(tǒng)國有林場檔案管理進程中單純依靠體力和腦力勞動的諸多工作流程，被科技智能所替代，這也間接導致國有林場諸多管理流程當中涉及到政治、行政以及法務類的主導因素開始慢慢向科技與信息、智力與知識靠攏，無形之中增加了人們對于這些新領域的關注度和依賴性。另一方面，隨著普通工作人員對于信息利用技術的不斷加強，原本會影響和限制檔案社會價值實現(xiàn)的諸如社會發(fā)展水平、檔案管理意識和管理水平等限制性因素也隨著外在環(huán)境的變化而得到一定程度的解決——這些都間接或直接促使了檔案管理知識化服務時代的必然到來。

二、檔案管理知識化服務的優(yōu)勢所在

（一）真實記錄

由于國有林場當中的檔案都是在展開有關林業(yè)以及造林工程等相關活動的重要事件的原始記錄，因此相對于其它形式和內容的國有林場信息資源而言，其對于事件和信息的反饋具有非常明顯的原始性、準確性、真實性和全面性。而檔案管理的知識化服務本身就是融合傳統(tǒng)信息管理和現(xiàn)代知識思維于一體的一種管理態(tài)勢，因此，集合真實性與知識思維于一體的服務將在參照和反映事件真實性上，呈現(xiàn)出一定的辯證思想，故而具有一定重要意義。

（二）結構完整

由于檔案本身是基于各種類型的文件資料所形成的、為他人提供工作或技術上的指導展開服務的一種信息，因此其本身具有非常明顯的問題針對性。而檔案中所涉及到的所有數據、信息和知識內容都是經過反復實踐檢驗、呈現(xiàn)出較為完整知識結構的結果，所以可以預見的是，國有林場檔案管理的知識化服務將依托與這樣一種完整的知識結構優(yōu)勢，更好地推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（三）知識應用深入

檔案管理的知識化服務更加注重的是對檔案信息中有關知識內容的深度挖掘，推崇的是在綜合檢驗并吸收知識轉化過程與結果、問題生成與解決的內容基礎之上，深入挖掘知識、有效應用知識，因此在這樣一種思維指引下，檔案所能產生的作用、發(fā)揮的優(yōu)勢，遠大于任何一種非檔案性文件。

（四）明顯的專業(yè)化特色

檔案本身是具有強烈專業(yè)性的一種資源，就國有林場檔案而言，其不僅是林業(yè)和造林領域發(fā)展過程中所形成的綜合性的研究成果，同時也具有強烈的專業(yè)和行業(yè)屬性結構以及知識體系特征。因此在這樣一種特征下所構筑起的知識化服務，將更有助于展開對于廣大業(yè)務人員和科研工作人員有關專業(yè)和技術上問題的解決和幫助，從而更好地展開檔案服務。

三、如何有效推動檔案管理的知識化進程

首先，在對檔案屬性擁有本質性認識的基礎上，對其內在的知識屬性進行重新思考與定位，充分發(fā)掘和認識檔案當中的知識價值。鑒于目前的國有林場檔案不僅是記錄和反映真實活動的有效憑據、同時也是各種活動當中知識、信息依據各類數據生成的活動過程。因此檔案管理工作人員要秉承一種動態(tài)的視角，全面、客觀地認知這一過程，有效分析其價值所在。

其次，在對檔案屬性擁有本質性認識的基礎上，對其內在的知識功能進行重新認知與思考。與檔案的信息價值有所不同，檔案的知識價值僅在檔案的內容當中（信息價值不僅體現(xiàn)在內容上，還有可能源自于檔案的形態(tài)特征）。因此，對于國有林場檔案管理工作人員而言，要想充分發(fā)揮檔案的知識功能，就要充分考量檔案的內容，并對其進行不斷的挖掘和豐富，以實現(xiàn)其價值。

再次，在對原有檔案屬性擁有本質性認識的基礎上，對其管理的實體理念進行重新思索與定位。理想模式下的檔案管理知識化服務是基于傳統(tǒng)檔案管理、融合現(xiàn)代知識思維而形成的，是將知識服務根植于管理模式當中的一種行為。因此要想真正意義上推動檔案管理的知識化服務進程，還要在不斷整合檔案資源、強化對數字資源和傳統(tǒng)資源不斷利用、進行結構優(yōu)化的基礎上，在不斷加強對其的統(tǒng)計、分析和開發(fā)利用的原則牽引下，更新業(yè)務觀念和業(yè)務流程思想。比如近年來有專家專門針對國有林場檔案管理工作所提出的基于知識服務的檔案新來源與宏觀鑒定，就是對這樣一種思想重新定位的具體結果。

四、結語

綜上所述，檔案管理的知識化服務是一種趨勢，也是一種能夠推進管理工作不斷前行、發(fā)揮其價值的必然手段。鑒于知識化服務本身存在著真實性、知識結構完整性、知識應用深入性和專業(yè)性的特征，當前從事此項工作的管理人員適當通過重新認知檔案信息的知識屬性、重新定位檔案內在的知識功能、重新定位檔案管理的實體理念，來推動檔案管理工作向知識化模式不斷進階。

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