高校辦公室工作效率提升的建議論述

摘 要：高校辦公室作為學校綜合性管理機構，具有較高的地位和作用。高校辦公室充分發揮參謀、督查、協調、服務等職能，能促使高校各方面工作正常運轉，獲得良好發展。但是，隨著我國教育領域改革的不斷深化，一些高校辦公室的任務越加繁重、工作越加復雜，使得辦公室工作質量和效率不高，不利于促進高校良好發展。對此，我們就如何提升辦公室工作效率進行分析和探討。

關鍵詞：高校；辦公室；工作效率；提升建議

為了滿足教育領域改革的相關要求，高校應當高度重視辦公室工作，詳細分析辦公室工作中存在的矛盾與問題，樹立科學發展觀，優化調整辦公室工作，提高工作效率，促使高校各項工作能夠正常運轉，滿足教育部要求，進而使高校在新形勢下又好又快的發展。

一、高校辦公室工作的職能與作用

基于教育領域改革相關要求來說，高校辦公室工作應當具備以下職責與作用：

1.管理服務職能

管理服務作為辦公室工作的重要組成部分，包括公文管理、事務管理、信息處理和服務幾個部分。

（1）公文管理，主要是負責文件的收發、傳遞、催辦等相關事宜，以使文件能夠得到有效的處理和使用。

（2）事務管理，主要負責會議安排、會場布置、接待上級等，同時兼顧辦公室值班、保衛、通訊聯系、維護環境等，使各項事務能夠順利進行。

（3）信息處理，主要是利用計算機網絡等現代化手段進行辦公。

（4）搞好服務，主要是為各個部門提供物質、精神兩方面的服務，使各個部門能夠良好運轉。

2.綜合協調職能

高效辦公室需要負責的工作內容是了解領導班子的正確決策，統一部署，使決策能夠貫徹落實；針對單位局部利益或存在的矛盾沖突要及時解決，促使單位內各部門能夠和諧相處、協調作業；依據領導班子決策落實情況，適當安排相關人員及相關事宜，保證決策工作可以順利進行，避免矛盾或意見相左的情況發生，影響決策工作的落實?？傊C合協調相關人事，順利落實決策工作是辦公室綜合協調職能使用的最終目的。

3.監督指導職能

高效辦公室監督指導職能包括檢查工作進度、監督、排憂解難、制訂方針政策，通過一系列的工作，使得決策目標得以快速、準確、有效地完成。

4.參謀咨詢職能

高效辦公室參謀咨詢職能主要是利用計算機網絡等各種現代化手段來進行相關信息的收集，以便領導可以參考有價值的信息，制訂正確的決策。除此之外，還負責協助決策執行，即為決策的制訂提出相關參考或執行相關輔助工作，使正確的決策制訂得以完成。

二、提升高校辦公室工作效率的重要性及必要性

教育領域改革的不斷深化，使得高校教育工作深受影響，相應的辦公室工作變得復雜多樣，工作難度加大、工作量增多?；诖耍瑧斏羁陶J識到提高工作效率的重要性和必要性。

1.符合高校管理理念與方式變化的客觀要求

隨著高校規模的不斷擴大，高校內部組織結構越加復雜，分工越加細致。但因各個部門利益或處事方式的不同，很容易出現矛盾或沖突，導致高校部分工作無法有效落實。為了及時解決部門之間的利益矛盾或工作沖突，需要高校辦公室從中協調，并將相關問題進行有效處理。當然，要想做到這一點，需要保證辦公室工作效率較高，可以在矛盾或沖突發生的第一時間去化解，如此才能使高校良好地發展。而高校辦公室工作效率的提升，必然建立在現代管理理念和方式上，巧用管理方法來處理矛盾沖突，使得問題可以盡快得到解決。所以，提升高校辦公室工作效率必然要符合管理理念與方式變化的客觀要求。

2.符合高校實現新一輪跨越式發展的迫切要求。

隨著高校辦學規模不斷擴大、辦學自主權不斷增強、辦學壓力不斷增大，高校需要強化內部管理，并且堅持以人為本的理念，充分調動全體師生員工的積極性、主動性，共同輔助高校辦公室工作，促使辦公室充分發揮作用，促使高校各個方面正常運作，提升高校實力，以使高校實現跨越式發展。

所以，在高校追求全面發展的今天，需要注意強化辦公室職能，高質高效地完成各項工作，從而推動高校發展。

三、當前高校辦公室工作效率低的原因分析

高校辦公室工作效率的提升，利于高校良好發展。但目前諸多高校辦公室工作效率較低，究其原因主要是：

1.自身價值定位不準確，認識不足

盡管教育領域改革不斷深化，使得高校辦公室負責的工作越來越多，但也不能忽視自身價值定位。因為，高校辦公室正確定位自己的價值，并充分認識工作屬性，才能在規劃和落實各項工作中，明確工作任務、目標，從而有目的、有計劃、有序地落實各項工作，促使高校各個方面可以正常運轉。但是，目前很多高校辦公室自身價值定位不準確，認識不足，在高強度工作中出現“門難進、話難聽、事難辦”的現象，導致辦公室工作質量、效率大大降低，不能充分發揮辦公室職能。

2.制度不健全，管理不流暢

要想充分發揮辦公室在高校中的作用，需要健全制度，對高校辦公室的工作行為、服務態度等方面予以約束，促使辦公室工作有序、合理地落實。如此，不僅能夠提高辦公室工作質量和效率，還能夠使高校得到有效管理。但目前諸多高校并未建立完善的制度，如工作制度、激勵制度等，對工作范圍、工作人員等予以界定和約束，導致辦公室職能混亂，職權分工不明確、管理不到位等現象頻頻發生。

四、提升高校辦公室工作效率的建議

基于當前高校辦公室工作實際情況，應當采取適合的、有效的措施來調整和優化工作，從而使辦公室工作效率提升，充分發揮其作用，促進高校健康、穩定發展。我們的建議是：

1.管理科學化

首先，根據辦公室工作性質，合理分工，使工作人員各司其職，從責任出發，規范、合理完成各項工作，提高工作質量和效率。

其次，建立崗位目標責任制，將崗位職責落實到每位工作人員并提出工作要求，使工作可以細化、量化，高質量、高效率地完成崗位工作任務。

最后，制訂崗位工作質量、效率目標，要求崗位工作人員按照此目標進行工作，凡是超過目標者給予一定獎勵；反之，加以處罰，以示警誡。

2.協調規范化

為了使辦公室綜合協調職能充分發揮作用，協調好各個部門，在強化高校辦公室工作效率之際，應當注意協調規范執行。綜合高校實際情況，對辦公室工作內容進行合理地協調，保證各項工作都有一定彈性，能夠給工作人員一定發揮空間，加之適當的激勵，可以使工作人員在各自的崗位中做出卓越成績，提高工作質量和效率，促使辦公室充分發揮其職能和作用。

3.服務優質化

實現辦公室服務優質化的關鍵就是創新。針對高校實際情況及辦公室工作發展需求，在創新辦公室服務方面，應當做到以下兩點。

其一，注意在落實各項辦公室工作過程中總結工作經驗和規律，并以此為依據，適當調整以后的工作，使辦公室服務水平得以提高。

其二，科學規劃辦公室工作，完善辦公室工作，使工作切實得到落實，問題切實得到解決，并且避免矛盾或沖突的發生。

隨著我國教育領域改革的不斷深化，高校辦公室工作量越來越多、工作內容越來越復雜，但相應地工作質量和效率較低，這對高校未來的發展是非常不利的。對此，筆者建議強化高校辦公室工作職能，如管理科學化、服務優質化、協調規?；?，使辦公室職能充分發揮作用，快速且有效地解決各項工作，充分發揮辦公室的作用，促進高校健康、穩定的發展。

參考文獻：

[1] 關于提高高校辦公室工作效率的若干思考[J].集美大學學報（哲學社會科學版），2010，12（4）：107-111.

[2]何麗雅.提升高校辦公室工作效率的對策探索[J].產業與科技論壇，2014，13（19）：232-233.

作者簡介：陳志福（1982- ），男，漢族，體育教育專業學士，講師，研究方向：體育教育。