高校檔案管理信息化建設(shè)策略研究

[摘 要] 21世紀(jì)，人類步入信息化時代，信息技術(shù)進(jìn)入人們生產(chǎn)、生活的諸多領(lǐng)域，并在“潛移默化”中使之發(fā)生了深刻的變革。高校檔案管理信息化建設(shè)對于高校的發(fā)展意義深遠(yuǎn)，而想要落實高校檔案管理的信息化建設(shè)，需要從改變思想、加大資金投入、完善檔案管理體系、培養(yǎng)檔案管理人才隊伍等角度出發(fā)。分析了與高校檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的問題，希望能為高校檔案管理者提供幫助，繼而實現(xiàn)高校檔案管理的信息化，使之更好地服務(wù)于高校、社會。

[關(guān) 鍵 詞] 信息化；高校檔案管理；策略

[中圖分類號] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）01-0156-02

一、現(xiàn)階段我國高校檔案管理信息化建設(shè)狀況分析

毋庸置疑，信息化給高校的檔案管理工作帶來了新的機遇。然而機遇與挑戰(zhàn)并存，現(xiàn)階段我國高校檔案信息化管理因為起步時間相對較晚，研究得不夠深入等原因，致使高校檔案信息化管理缺乏實效性，具體問題分析如下。

（一）檔案意識淡薄

受客觀條件的影響，普通民眾的思想意識普遍較差，檔案管理方面的意識也相對淡薄，因為沒有正確地認(rèn)識檔案管理，只是單純地將之視作一種資源，很多人認(rèn)為檔案管理就是一種記錄、抄寫、保存的工作。這使得高校檔案管理被局限于建檔、管檔的水平上，檔案資源的開發(fā)利用被忽視，甚至還有一些價值極高的珍貴的檔案材料被束之高閣，檔案的作用難以有效發(fā)揮。

（二）資金投入不足

信息化管理工作的落實需要有大量的資金作為后盾。然而，現(xiàn)階段我國高校檔案管理信息化建設(shè)缺乏必要的資金投入，因此，檔案管理信息化所需要的大量的設(shè)備、硬件、軟件、人員技術(shù)等無法及時供給，檔案管理工作陷于被動局面。另外，設(shè)備硬件軟件技術(shù)等還涉及維修問題，這也必不可少地牽扯到了資金的消耗。因為高校存在的最主要的意義是落實教育，為社會培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的人才，因此，高校檔案管理的重要性要弱于教育，也因此，高校的經(jīng)費主要被投入教育科研的工作，檔案管理工作難以有足夠的資金作為保障，檔案管理信息化建設(shè)被制約。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全問題

檔案管理信息化立足于計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因為計算機網(wǎng)絡(luò)具備特殊性，致使檔案管理信息化也具備特殊性，因此，諸如開放、保密、利用、保護(hù)等與網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的問題就需要被重視，然而這恰恰是我國現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)過程中最為薄弱的環(huán)節(jié)。另外，高校檔案信息化加大了各部門之間的聯(lián)系，部門之間利用互聯(lián)網(wǎng)溝通，傳遞信息，而電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問等無疑也降低了網(wǎng)絡(luò)的安全性。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的主要策略

（一）加大力度投入資金，夯實高校檔案管理信息化基礎(chǔ)

計算機、網(wǎng)絡(luò)、軟件技術(shù)等都是高校檔案信息化管理不可或缺的基本條件。檔案信息化建設(shè)是一項投資大、見效晚的積累性工作，因此，想要完成高校檔案管理信息化建設(shè)，必須加大資金的投入力度，解決資金供需矛盾，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。高校資金的主要來源是財政，因而必須加大各級政府對高校教育經(jīng)費的投入，這樣才能為高校檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。當(dāng)然，政府經(jīng)費投入的數(shù)量畢竟有限，高校方面還應(yīng)打開思路，多樣化籌資渠道，為檔案信息化建設(shè)設(shè)立專項資金。資金投入力度的加大，可以加快檔案管理信息數(shù)據(jù)制度和標(biāo)準(zhǔn)的建立，提升計算機軟件、硬件的建設(shè)，建設(shè)數(shù)據(jù)庫資源以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。值得一提的是，所建立的數(shù)據(jù)庫資源和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不僅可以服務(wù)于高校檔案管理，還可以服務(wù)于社會，并獲得一定的收益，進(jìn)一步解決高校檔案管理信息化經(jīng)費不足問題，為檔案信息化建設(shè)添加推動力。

（二）完善安全保障體系，為高校檔案管理信息化保駕護(hù)航

隨著信息時代的進(jìn)步，各大高校的圖書檔案管理也進(jìn)行了改革，利用信息技術(shù)對圖書檔案進(jìn)行管理，解決了圖書檔案管理中存在的問題，提高了管理效率。隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷完善，網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用越來越廣泛，而相對應(yīng)的安全問題也日漸凸顯。因為檔案的特殊性決定了檔案具備較強的保密性以及使用權(quán)限，但基于計算機互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理更容易受到黑客攻擊，檔案的信息容易被竊聽篡改，技術(shù)程序等也極易遭受病毒的侵害，因此，只有逐步完善網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，才能夠為實施檔案信息化管理提供保障。在具體落實的時候，高校可以從以下四點出發(fā)：

首先，嚴(yán)格執(zhí)行與信息安全管理相關(guān)的法律規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)；其次，提升安全意識，防止檔案信息資源的利用的過程以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的過程中出現(xiàn)失密、泄密的情況。再次，充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)措施（殺毒軟件、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、電子身份認(rèn)證系統(tǒng)等），提升高校檔案管理信息使用的安全系數(shù)。最后，深入研究安全保障體系，探索新的防護(hù)技術(shù)，為檔案信息資源的安全、有效使用提供健康的網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境。

（三）提高檔案管理意識，推進(jìn)高校檔案管理信息化進(jìn)程

高校檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于提高社會各界的檔案管理意識，以獲得高校領(lǐng)導(dǎo)重視和支持為重點。充分利用一切可能的機會，幫助高校領(lǐng)導(dǎo)建立正確的檔案管理思想，讓他們懂得檔案管理的信息化與高校發(fā)展之間的關(guān)系，繼而能夠重視、支持高校檔案管理信息化建設(shè)的實施，不為檔案管理信息化建設(shè)設(shè)置“障礙”；革新高校領(lǐng)導(dǎo)觀念，改變他們傳統(tǒng)思想中認(rèn)為“檔案管理部門就是安置、分流高校過剩人力資源”的思想，繼而能夠科學(xué)、及時地為檔案管理部門安排高素質(zhì)、高技術(shù)能力的專業(yè)型人才，并加大培訓(xùn)檔案人員的力度；將培訓(xùn)計劃納入高校發(fā)展的整體規(guī)劃，建立良好的培訓(xùn)機制，端正高校檔案管理人員的思想意識，鼓勵他們積極、主動地參與培訓(xùn)，提高自身的檔案管理水平；提升高校檔案信息化建設(shè)的高度，將之納入高校總體規(guī)劃之中，與學(xué)校的發(fā)展與改革同等對待，制訂發(fā)展規(guī)劃，將重點放在信息化的資源配備、協(xié)作開發(fā)、信息共享、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面；建立信息化管理的統(tǒng)一體制。加大相關(guān)部門的協(xié)作、配合、溝通力度，實現(xiàn)資源整合，問題集中處理。

（四）加強建設(shè)檔案管理隊伍，加速檔案管理信息化發(fā)展

21世紀(jì)是科技時代，人才是知識的載體，更是高校檔案管理信息化建設(shè)的主力軍。因此，高校方面應(yīng)有意識地打造高素質(zhì)檔案管理隊伍，以檔案人員的素質(zhì)為高校檔案信息化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。只有確保檔案管理人員具備豐富的檔案管理知識、計算機知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才能保證檔案管理工作科學(xué)落實。高校應(yīng)堅持“人本理念”，將建設(shè)高校檔案管理信息化的工作重點放在培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)檔案管理人才身上，打造優(yōu)質(zhì)、高效、與時俱進(jìn)的檔案管理隊伍。提升檔案管理者的思想意識，優(yōu)化已有的檔案管理員的素質(zhì)，定期、不定期地培訓(xùn)檔案管理者，提升其檔案管理專業(yè)水平、科學(xué)文化素質(zhì)以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；提升檔案管理部門的“入行門檻”，重視檔案管理者的學(xué)歷、文化、素質(zhì)，優(yōu)選人員，提升高校檔案管理隊伍的學(xué)歷結(jié)構(gòu)；適補充管理人，優(yōu)化檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，為檔案管理工作儲備優(yōu)質(zhì)人才；調(diào)整現(xiàn)有的領(lǐng)導(dǎo)班子結(jié)構(gòu)，提拔青年業(yè)務(wù)骨干，優(yōu)化職稱結(jié)構(gòu)比例，使檔案管理部門具備梯度活力；培養(yǎng)管理人的思想政治品格，建立良好的人才引入、培養(yǎng)、晉升、獎罰機制，促使管理人員全方位發(fā)展。

綜上所述，高校檔案信息化建設(shè)是提升高校檔案管理水平的策略，是發(fā)展高校檔案事業(yè)的機遇，更是高校管理發(fā)展的一種必然趨勢。高校需要牢牢把握這一機遇，采取有效的措施，不斷完善檔案管理，使之能夠更好地服務(wù)于高校、社會。

參考文獻(xiàn)：

王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代情報，2007（6）：63-64，67.