淺談事業單位檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：伴隨著社會經濟的發展，事業單位在行政管理制度、機構精簡、認識管理等各個方面進行了深化改革，因而事業單位在檔案的歸檔、收集、分類、流向等管理工作方面出現了新的問題。本文通過分析事業行政單位在檔案管理建設方面的相關原則，指出當下我國行政事業單位檔案管理方面的各種問題及其原因，指出相關的創新思路與策略。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新思路

目前，事業單位正在不斷的改革，各個單位通過重組、轉型、重構、轉制等方式獲得了發展。為了保證事業單位持續有效、循序漸進的發展，檔案管理發揮了至關重要的作用。因此，不斷的進行事業單位檔案管理的規范，對于目前事業單位建設與發展具有不可磨滅的意義。

一、行政事業單位檔案管理建設的原則

（一）規范與靈活相統一的原則。在事業單位檔案管理中，需要嚴格按照相關規定來實施，以達到制度的規范化和標準化。由于不同的單位有著不同的規模，工作特點也不盡相同。因此，其管理制度與制度規范沒有統一要求。各個事業行政單位的檔案管理部門要按照相關部門的特點進行不斷的總結，逐步建立起一套全面、完善且符合本單位實際情況的制度管理體系。

（二）權益與職責兼容的原則。在事業單位檔案管理制定時，要分工明確且規定工作范圍及權限。如事業行政單位檔案管理部門的領導可根據目標的制定、檔案管理工作任務對其進行不定期檢查和相關指導等。另一方面，如果忽略工作人員相關權益就會極大的影響工作人員的工作熱情，進而影響整個事業單位的發展。建立行政事業單位檔案管理制度時需要在明確相關責任的同時，也要注重保護相關工作人員的合法權益。因此，在建設事業單位檔案管理的職責與權益，做到兩者兼顧。

（三）制定與執行相互并重原則。按照有關部門自身特點進行不斷探索、總結，形成一套科學、合理、系統的檔案管理制度尤為重要。例如，在檢驗檔案管理制度是否符合本單位發展需求，是否能夠高效的調動工作人員積極性等，最關鍵的就是考察制度執行情況。因此，在事業行政單位進行管理時，在實踐的基礎上不斷改進，使制度更加合理化、人性化、規范化。

（四）動靜結合原則。現如今，隨著社會改革不斷深入，事業行政單位的各項管理制度也應該順應時代潮流，學習先進管理經驗，結合自身情況不斷完善改進現行檔案管理制度，使我國各項事業逐步與世界接軌的同時，行政化事業也逐步走上國際化道路。

二、當前事業單位檔案管理時存在的相關問題及其原因

（一）檔案管理重視程度不夠。由于有些事業單位對于檔案管理制度的相關法律法規貫徹力度不足，存在認識缺陷，使單位對檔案管理工作缺乏重視，造成了工作混亂狀態。

（二）檔案管理的基礎業務相對薄弱。目前，相關事業單位檔案管理制度仍然存在不夠完善、監督不到位、管理不規范、組卷不符合要求等問題，造成了嚴重的工作混亂狀況。例如，有些單位沒有開展檔案建立工作或著沒有按照法律程序就擅自銷毀應該分類、歸檔、保存的文件資料。

（三）設備落后。由于單位對相關管理制度重視程度不夠、缺乏資金使許多單位檔案管理部門設備落后、辦公條件較差、檔案管理現代化落實不到位。例如，個別單位存在檔案室和庫房簡陋，辦公條件差，未實現檔案室、接待室和辦公室的三分開，很多單位的檔案保護設備配置嚴重缺乏等問題。

（四）管理人員不穩定業務素質不夠。很多單位對于檔案管理的重要性和專業性認識不到位，使人員變動頻繁，難以形成真正的專業能手。例如，有些檔案管理部門，搞月月培訓，而相關檔案人員卻一直是新手，在檔案管理崗位上，缺乏固定人員進行管理。

（五）檔案資源利用不完善。由于事業單位對于檔案管理的整理、收集、保管工作過于注重，忽略了檔案資源的開發利用。因此，相關部門應該充分的利用這一寶貴資源，使之發揮最大作用。

三、事業單位檔案管理創新之路與相關方法

（一）建立健全檔案管理制度。第一，科學合理的建立檔案管理制度，使各種規章制度切實符合本單位檔案管理工作的實際需求；第二，建立檔案管理制度時，要求相關制度簡明扼要、具有良好的可操作性、簡單實用，才能更好的發揮規章制度的規范和指導作用；第三，要求制度約束時具有地位的平等性，建立的相關制度，要能約束各個層次的成員即包括職工、領導等，同時作為制度的主要執行者和制定者的職工和領導，堅持制度約束的平等性是制度順利實施的重要保證；第四，獎罰分明，檔案部門是各種規章制度的管理者和執行者，在規章制度執行時，要保障制度執行的公平性、合法性、嚴肅性，切實做到有過必糾、有功必獎、獎罰分明。

（二）深化改革提升管理水平。事業單位要定期組織學習檔案管理制度、加強宣傳、提高重視程度。相關領導應加強檢查與指導，建立一套切實可行的考核制度及質量評價標準，推動管理制度的規范化、科學化發展。

（三）加強信息化建設提高工作質量。檔案管理改革創新的首要目的是合理開發資源、提高工作效率、延長檔案使用壽命，為了滿足新時代下檔案管理的相關要求，使先進的科學技術手段運用于檔案管理建設中顯得尤為重要。第一，相關事業單位要加強信息化管理，及時準確的傳遞信息，保證檔案管理的時效性；第二，相關管理部門利用掃描儀、計算機等新型設備對相關檔案資料進行精確保存，進行相關技術處理，使相關資料轉化為數據資料，從而切實保證檔案的備份；第三，充分利用網絡技術進行管理創新，提供持續高效的檔案管理服務，以達到檔案信息資源的有效共享，既提高了工作效率與質量，又方便了廣大民眾的需求。

（四）強化相關單位檔案保密工作。第一，嚴格遵守國家關于庫房選址建造有關規定，進行庫房門窗加固防治被盜；第二，指定相關人員負責看管庫房，禁止無關人員進入；第三，培養庫房管理人員時，強化對保密文檔和保管文檔的正確區分。

四、結語

目前，事業行政單位檔案管理在走向國際化道路，有一套科學合理、切實可行的制度顯得尤為重要。在完善制度過程中要堅持制度規范化與靈活話相統一，權益與職責兼容，制定與執行相互并重，動靜結合的原則，同時要建立健全檔案管理制度，深化改革提升管理水平，加強信息化建設提高工作質量，強化相關單位檔案保密工作，這樣將使檔案管理更加哭惡化，合法化，人性化。

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