辦公中WORD使用小技巧探究

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化成為了人們生活及工作中不可缺少的工具。而word軟件是辦公軟件的重要的組成部分，對(duì)辦公中的文字處理有著不可替代的作用。但是從其應(yīng)用現(xiàn)狀來看，word軟件的強(qiáng)大功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有體現(xiàn)出來，很多使用者僅掌握了基本操作，因此探究word軟件的應(yīng)用有一定的實(shí)用價(jià)值。本文是筆者依據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)辦公中應(yīng)用word軟件進(jìn)行探究，分享個(gè)人的心得。

關(guān)鍵詞：辦公；word；應(yīng)用

一、前言

微軟office辦公軟件因?yàn)橐子诓僮鳌⒔缑婧?jiǎn)單明了以及便于操作等各種優(yōu)點(diǎn)，得到了使用者的喜愛。這其中，WORD是相當(dāng)重要的組成部分，這個(gè)軟件增強(qiáng)后展示的功能能夠創(chuàng)建出專業(yè)化的高水平文檔，讓我們能夠高效、輕松的制作、排版，以獲得規(guī)范、整齊和美觀的文檔。而且這個(gè)軟件在操作上簡(jiǎn)單、易上手，排版也更美觀。但是從使用的現(xiàn)狀來看，很多人僅可以運(yùn)用比較簡(jiǎn)單的操作，因此探究WORD軟件的應(yīng)用有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

二、辦公中WORD的應(yīng)用小技巧

在工作中，我們應(yīng)用微軟辦公軟件比較普遍，它是比較常用的工具。其強(qiáng)大應(yīng)用涉及到了多個(gè)方面，本文僅從WORD自帶的、常用的、淺顯的方面入手，探討WORD軟件應(yīng)用的一些小技巧。

（一）怎樣對(duì)文檔簡(jiǎn)易加密。在辦公環(huán)境中，多人共用辦公室，但按照保密工作的要求，好多文檔是不能夠讓人隨意研閱的，所以需要做好相應(yīng)保密工作。如果僅僅依靠電腦本身的密碼鎖定或者隱藏保密文檔并沒有什么意義，有時(shí)也不能阻止別人隨意打開。因此就需要對(duì)該WORD文檔進(jìn)行加密，特意安裝加密插件也不太必要，這時(shí)就可以使用WORD自帶的非常好用的加密功能：第一步，打開需要加密的文檔，點(diǎn)擊“工具”菜單，在“選項(xiàng)”中找到“安全性”的對(duì)話框，第二步，設(shè)置加密選項(xiàng)，分別是“打開文件時(shí)密碼”與“修改文件時(shí)密碼”兩個(gè)欄目，輸入自己想設(shè)定的密碼。第三步，點(diǎn)擊確定，按照提示，重新輸入一遍這兩個(gè)密碼，做好這些工作后，關(guān)閉該文檔時(shí)，會(huì)提示“是否保存對(duì)……的更改？”，點(diǎn)擊“是”按鈕，就能夠?qū)⑽募用鼙４媪耍俅蜷_該文件時(shí)，則需要輸入密碼才行。

（二）快速輸入小數(shù)點(diǎn)。在工作過程中，有時(shí)在做各類年報(bào)或者統(tǒng)計(jì)、報(bào)帳相關(guān)工作時(shí)會(huì)涉及到大量的數(shù)據(jù)，但是我們?cè)谳斎霐?shù)字過程中，會(huì)因不同數(shù)據(jù)不同位置的小數(shù)點(diǎn)而感到困擾，要不斷的切換中英文輸入，令人苦惱。WORD中“工具”自帶的自動(dòng)更正功能，能解決這個(gè)苦惱。第一步，點(diǎn)擊“工具”，在下拉菜單中選擇“自動(dòng)更正選項(xiàng)”，打開這個(gè)菜單后，在對(duì)話框點(diǎn)選“自動(dòng)更正”；第二步，在對(duì)話框中，將“。”和“.”分別輸入到“替換”和“替換為”中；第三步，點(diǎn)擊“確定”，這之后返回到word文檔。在后面的文檔處理過程中，若再遇到了“。”，就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)變成小數(shù)點(diǎn)“.”。但是需要注意的是，若是數(shù)據(jù)多的WORD文檔處理完成后，要再進(jìn)入到“自動(dòng)更正”對(duì)話框中，點(diǎn)選 “替換”和“替換為”下面的“。”“.”然后選擇“刪除”，不然的話，以后處理WORD文檔時(shí)，都會(huì)將“。”和“.”自動(dòng)替換了。

（三）快速查找上次修改位置。在辦公過程中，我們經(jīng)常會(huì)遇到事情做了一半被打斷的情況，常常是文檔正在修改，卻因?yàn)橐幚砥渌o急事務(wù)而暫停，當(dāng)再次打開文檔進(jìn)行修改時(shí)，卻查找不到上次修改的地方，要費(fèi)事在稿件和電子稿中進(jìn)行比對(duì)。事實(shí)上在word軟件中可以應(yīng)用 “Shift + F5”組合鍵，一旦按下了這組組合鍵，光標(biāo)就能夠非常快速的返回到上次修改位置！

（四）實(shí)現(xiàn)文字和表格間的自由轉(zhuǎn)換。有時(shí)在一篇WORD文本文檔中，需要將文字到快速轉(zhuǎn)換到表格形式，這時(shí)可以就非常巧妙的應(yīng)用word軟件中表格和文字間的轉(zhuǎn)換功能：

第一步，用分隔符將要繪制表格的位置隔出來，分隔符可以選用逗號(hào)、空格以及制表符等；第二步，選中要繪制入表格的文本，第三步，點(diǎn)擊“表格”下拉菜單欄，點(diǎn)選“轉(zhuǎn)換”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“文本轉(zhuǎn)換成表格”，即可生成文本的表格形式。反之，選中文中表格，在菜單中選擇“表格”→“轉(zhuǎn)換”→“表格轉(zhuǎn)換成文本”→點(diǎn)選文字分隔符位置選項(xiàng)，操作步驟和前面一致的分隔符，就又實(shí)現(xiàn)完成表格和文字之間的轉(zhuǎn)換。

（五）快速轉(zhuǎn)換中文繁體數(shù)字。作為兼職報(bào)賬員，在記賬過程中常常需要用到繁體中文數(shù)字，如果依靠一般轉(zhuǎn)換非常麻煩，也極易出錯(cuò)。因此就又要用到WORD軟件的強(qiáng)大功能，快捷實(shí)現(xiàn)中文繁體數(shù)字的輸入。第一步，選中要轉(zhuǎn)換的阿拉伯?dāng)?shù)字，比如“888”，第二步，選擇插入欄目，點(diǎn)選“數(shù)字”選項(xiàng)，從下拉的菜單中“數(shù)字類型”里選擇所需要的數(shù)字類型，比如 “壹、貳、叁..”，設(shè)置好后點(diǎn)擊確定，“888”就會(huì)立即轉(zhuǎn)變成“捌佰捌拾捌”！

三、結(jié)語

從實(shí)際應(yīng)用來看，word軟件的功能非常龐大，在辦公中一旦掌握了這些功能，就能夠?qū)崿F(xiàn)事半功倍之效，對(duì)應(yīng)工作效率具有極大的提升。本文僅僅探討了一些功能，這些功能對(duì)于辦公而言，同樣具有明顯效果。

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