信息化時代檔案管理改革芻探

信息化時代的來臨，使人類社會生活的方方面面發生了革命性的變化，也正在有形無形地影響著人們的行為習慣、思維方式以及工作模式。眾所周知，高校人事檔案管理是典型的、基于信息收集、整理和分析的工作，信息化時代的到來，無疑為高校人事檔案管理者的工作帶來了前所未有的機遇和挑戰，也為我們帶來了新視角、新方法。從目前的情況來看，國內高等院校人事檔案管理基本上是以檔案的收集、整理、保管為主，在管理理念、思維習慣、行為方式、工作模式等，都遠沒有達到信息化時代對信息化管理的要求。在高度信息化的現代社會，如何利用信息化理念來提升高校人事檔案管理水平，轉型高校人事檔案管理模式，是高校檔案工作者面臨的新課題，值得深入思考和踐行。

一、信息化管理：人事檔案管理的必然趨勢

人事檔案是人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發的重要依據。然而，目前絕大多數高校的人事檔案只有紙質的，加之由于多方面因素的影響，人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現象在各級單位都不同程度地存在，不僅給人員的變動、工資調整、員工辭退等人事管理帶來諸多的麻煩和困難，而且不利于企業快速、全面、真實地掌握員工隊伍現狀，從而針對員工隊伍現狀，科學加強員工隊伍建設。隨著社會規范化、誠信化程度的不斷提高和信息化時代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據，必須引起廣泛重視，采取切實有效的措施，用信息化建立全面、真實、詳細、連續的人事檔案，實現人事檔案信息化與紙質化雙軌制，全面提高人事管理水平，為合理使用人才，加強個人誠信提供強有力的支撐和幫助。信息化的人事檔案管理具有諸多優勢，突出表現在以下六個方面：一是信息化的文檔輸入功能可以大大減輕人事檔案工作者的勞動強度；二是信息化的數字處理功能可以快速及時地進行人事檔案的處理調整，保持人事檔案的動態性與連續性；三是信息化的搜索功能可以快速查詢人事檔案信息，為領導擬定員工培訓計劃、實施績效管理、合理組合人才等方面提供詳實的依據；四是信息化的痕跡功能可以為人事糾紛的處理提供有效的幫助；五是信息化的保密功能符合人事檔案的保密要求；六是信息化的提醒功能，可以及時提醒員工退養、退休等事宜。

二、構建信息化平臺，實現人事檔案信息化管理

目前，在高校人事檔案管理中，人事檔案信息化的不全面、不系統，明顯落后于時代發展的要求，是人們常常垢病的主要問題之一。正如信息化研究專家所指出的：“信息化不僅僅是信息的體量大，更重要的是認識信息的思維要變化，信息收集、信息分析、信息利用的思維也要變化”。

高校人事檔案信息化建設的關鍵在于準確可靠的、數字化的原始數據，這就要求人事檔案管理人員在收集整理檔案材料時，要以高度認真負責的態度審核和鑒別有關材料的真實性、準確性和完整性。在核定好有關材料信息的準確無誤后，要以二級單位或職能部門建立好基礎數據庫，并錄入所有人員的基本狀態數據，包括：職工代號、姓名、性別、民族、籍貫、出生、入職日期、政治面貌、學歷學位、職務職稱等信息。檔案管理人員在錄入這些基本數據、基本信息后，應繼續根據人事檔案分類編目的統一要求及標準，分門別類地將檔案材料的名稱、形成時間、份數及頁碼等歸類。以便于在需要相關信息時，可以很快地搜索想要查詢的內容和信息，在索引中清晰地掌握被查詢人員的檔案全貌。當然，基于部門或職能部門的基礎數據庫還應互連、互通，以便基礎數據的及時更新和共享。例如：組織部門的職務職級任免、年度績效考核等，人事部門的職稱評聘、師資培訓等，勞資部門和財務部門的工資變動、社保辦理、稅務代扣等，只有各部門和單位將人事檔案材料及時歸檔、錄入、更新，人事檔案部門才能統一審核、統一入庫，并最終達到更新及時、數據準確、信息共享的目的。

檔案管理人員素質勝任、管理科學是高校人事檔案實現信息化管理的關鍵。因此，高校人事檔案主管部門在配備人員時，要對崗位人員的學歷層次、專業知識、年齡結構等方面提出工作勝任要求，并培訓在職、在崗工作人員的信息化知識、網絡知識技術和大數據利用、分析能力，切實提升信息化背景下檔案管理人員的搜集能力、整理能力、服務能力、管理能力、分析能力。

三、確立大數據理念，注重人事檔案信息數據化

所謂“大數據”，是一種規模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合，具有“海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型、價值密度低”等四大特征。大數據作為云計算、互聯網之后IT行業又一次大的、顛覆性的技術革命。大數據改變了我們對世界的思維方式，如從樣本思維、精確思維、因果思維過渡到總體思維、容錯思維、相關思維。大數據理念使得原本完全獨立的基礎數據庫間有了相互聯系、互相交匯，通過這些關聯重聚、互相交匯的數據就變成了更為豐富多樣的信息資源。也就是說，大數據的關鍵作用在于賦予信息內容及信息關系以新的內涵和意義。為此，高校人事檔案管理工作需要將人事檔案信息數據化，而不僅僅是數字化。數據化與數字化之間內涵差距較大。數字化是指將信息變換成二進制編碼；而數據化則是指將現象轉變為可量化分析對象的過程。高校人事檔案信息通過數據化處理，才能被檢索、比較、統計、判斷、預測，才能充分體現出數據的潛在價值。

在高校人事檔案管理中，管理者常常需要做各種各樣的人事信息統計和判斷，這就需要有一個虛擬系統能夠把分布在不同基礎數據庫中的原始數據按照設定的要求進行描述和統計，大數據理念給高校人事檔案管理帶來了全新的理念。以我們的工作實踐為例，學校因學科建設、項目申報、教學評估等，經常會對人事信息進行各類統計，這些數據需要從多個二級單位、職能部門的數據庫中獲取。然而，其中最關鍵的問題是，這些不同的基礎數據庫中的信息資源是否能得到及時更新，是否完全同步，是否便于共享。例如，要統計全校副高職稱在各崗位定級中的薪酬情況和年齡分段情況，其中需要涉及的信息包括：從師資信息管理系統中獲取某某副高職稱者（包括副教授、副研究員等）是某級崗位的信息，并從檔案信息管理系統中獲得該副高職稱者的年齡情況，從勞資信息管理系統中獲取該副高職稱者的工資信息，實際操作上非常復雜繁瑣。然而，如果這些基礎性數據庫的數據是關聯的、同步的、共享的，統計工作也就會變得非常容易，統計工作就會簡單快捷高效。如果其中某個同志剛剛晉升正高職稱，在師資信息管理系統中進行了及時更新，但在勞資信息管理中，相應的工資卻沒有兌現，就會造成人事信息統計數據的錯誤。基于大數據理念，建立在人事檔案數量化的人事管理系統，就可以有效避免這類低級錯誤，達成真正現實意義上的資源共享，從而有利于提高我們的人事服務質量。

四、加強風險意識，提高人事檔案管理安全性

在信息化建設初期，高校人事檔案管理難免會面臨許多潛在的風險，在實踐中可能出現漏洞，甚至造成較大的工作失誤。這就要求我們在推進人事檔案管理改革的實踐探索中，末雨綢繆，時刻保持警惕，加強風險防范意識。突出表現在兩個方面：一方面，要注意規避人事檔案大數據分析與判斷的潛在風險。在實踐工作中，我們既不能盲目提升大數據技術的作用，卻沒有真正把握數據化資料的真諦；也不能盲目信任大數據技術的力量，卻忽視其自身的局限性。事實上，大數據技術、信息化技術僅僅是提供了某種可能的解決方案，而不是直接的或標準的答案和結果。在實際工作中，人事檔案管理者必須針對人事檔案信息化、數據化過程中可能存在的某些偏差，以及可能存在的某些導致數據失真的因素，建立相應的風險預警機制，從而盡可能地降低人事檔案數據資源的無效分析和誤判風險；要注意規避人事檔案數據資源的流失和泄露風險。由于信息采集者無法預知所采集的人事檔案信息未來的使用環境和應用目的，人事檔案信息化、數據化之后，如何確保數據、信息既能有效運用，又能確保不泄密、不流失，已成為高校人事檔案部門信息資源開發、利用工作中極為關鍵的現實問題。這可能既是人事檔案領域發展的機遇，也可能引發信息災難的突出表現。因此，有必要建立信息隱私權的保護機制，對特殊信息數據進行必要的模糊處置，對有關個人信息、關鍵數據再利用的行為，設置必要的數字化限制技術。高校人事檔案管理部門作為信息數據采集管理、使用者，應按照有關政策、法律、法規，建立信息安全管理制度，依法擔負起人事信息安全監管的責任。