中職學校檔案管理工作的優化策略

中職學校的檔案管理工作是衡量一個學校教學質量和管理水平的重要標準，當前我們國家的教育正處于改革階段，在教學改革的大背景下，對中職學校的檔案管理工作也提出了新的要求，所以在新時期，中職學校要優化檔案管理工作，總結現在中職學校在檔案管理工作中存在問題，對這些問題進行優化改革，提出相應的中職學校檔案管理工作的有效措施，這樣才可以使中職學校的檔案管理工作適應新時期的發展，本文就中職學校檔案管理工作的優化策略展開論述。

中職學校檔案管理工作具有很強的挑戰性。中職學校在今后的檔案管理工作中，應該很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高檔案管理工作人員的工作效率。目前我們國家的檔案管理裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的檔案管理形式給中職學校提供了更多的學習機會。筆者深信，只要中職學校管理檔案工作者以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能促進中職學校檔案管理工作向規范化、科學化的方向發展，從而為中職學校檔案管理工作提供更多更好的信息資源。

1當前中職學校檔案管理工作存在的問題

1.1中職學校對檔案管理工作的重要性缺乏認識

當前很多中職學校對檔案管理工作的重要性缺乏認識，片面的認為中職學校不同于政府職能機構，檔案管理沒有必要具備高標準要求，意識不到檔案在中職學校中的進步作用，從而導致中職學校對檔案管理的經費投入嚴重不足，使檔案管理工作因為資金缺乏而無法開展，所以導致中職學校的檔案管理缺乏規范化。中職學校對檔案管理資金投入不足，就會使檔案管理的工作人員失去工作的的興致，工作的質量嚴重影響中職學校的名聲，給學校帶來沒有必要的問題。

1.2檔案管理人員缺乏專業水準

當前很多中職學校嚴重缺乏專業檔案管理的工作人員，甚至有些中職學校沒有專門從事的檔案管理的工作人員，只是隨便配備一些學校的工作人員兼職檔案管理人員。在當前的中職學校的檔案管理人員很多不是檔案專業出身或者沒有經過專業培訓就上崗，所以這些檔案管理工作人員不具備最基本的檔案管理業務知識，業務水平相對較低，缺乏專業水準，在對中職學校的檔案進行科學、合適的整理、分類、歸檔、保管、利用方面不能很好的把握，中職學校的檔案管理工作很難實現規范化、科學化的管理。

1.3中職學校的檔案管理模式落后

受傳統檔案管理思想觀念的影響，當前很多中職學校的檔案管理模式依舊陳舊落后，已經遠遠不能適應新時期中職學校檔案管理工作的要求。甚至有一部分中職學校檔案管理工作現在依然停留在傳統的手工管理工作上，中職學校的文件立卷歸檔后，檔案管理工作人員還需對這部分文件進行加工，不但檔案整理的工作量巨大，而且檔案管理的質量和工作效率也很低，不能讓檔案管理人員有效的開發與利用某些有用的檔案，中職學校檔案管理模式落后，必然會影響到檔案管理工作的正常進行，給中職學校帶來不可避免的麻煩。

2當前中職學校檔案管理工作的有效策略

2.1中職學校對檔案工作要有高度的認識

中職學校要實現由傳統檔案管理工作向當代檔案管理工作的成功轉化，就必須重視檔案管理工作的規范化，這樣才能在中職學校實現文秘工作和檔案管理工作的真正交融。中職學校要加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案管理的質量，同時中職學校還要盡量減少檔案部門的工作程序和繁瑣的移交手續，避免重復立卷，增加檔案管理工作人員的工作強度，使檔案管理工作流程更加科學化、合理化。不僅中職學校的領導人要提高檔案管理的認識，檔案管理的工作人員也要提高檔案的管理認識。中職學校的檔案管理工作人員作為學校辦公室的文秘性質工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級的主管部門，不能憑主觀臆斷檔案文件的價值，一定要結合中職學校的職業特點，創造性地使用檔案管理的措施。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品觀念，加強職業意識。中職學校檔案管理工作人員要不斷接受新信息，擴大專業知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用和同事辦公的機會，主動向優秀的同事學習編纂各種檔案的科學方法，如組織嚴格、會議簡介、大事記、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。中職學校提高檔案工作要有高度的認識，才可以使檔案管理工作適應時代的發展，使檔案管理工作走上正軌。

2.2中職學校要規范檔案管理工作

檔案管理工作一般是完成中職學校文書處理工作，也可以說是完成了傳達和記述使命而以便查閱的歷史性文件。由此可見公文形成是檔案管理工作的起點，規范公文處理，把好公文形成這一關，是做好檔案管理工作的基礎，并且公文擬制是公文形成的關鍵環節，中職學校的文件根據各個部門的管理來擬定，中職學校有的部門的公文是由辦公室統一擬定的，有的部門則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發擬定的。現在就用后者來舉個例子，由于一個部門有若干職能，部門的寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也存在差異。中職學校的檔案管理工作的規范化必須從平時做起，對于中職學校領導下發的文件，檔案管理工作人員做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果該份文件在現行的傳達工作結束后，就沒有實際的效應，這樣的文件便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，在傳達執行之后，在以后的中職學校管理工作依然具有意義，這樣的文件檔案就具有儲存價值。這樣對日后有用的文件檔案中職學校的檔案管理工作人員要做好保存工作，以便使后人通過中職檔案管理人員的記錄，進行借鑒和利用，因此檔案管理工作人員應按檔案整理規范要求，用訂書機重新裝訂之后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備中職學校平時查閱。所以中職學校要規范檔案管理工作，使中職學校的檔案管理工作井然有序。

2.3中職學校要加強檔案管理工作的評估

中職學校的公文形成后，經過檔案管理工作人員的的歸納整理，待文件涉及的事務處理完畢，檔案管理的工作人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理，將一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到統一管理的地方）的文件歸類放置；將涉及中職學校改革、發展、穩定的重要性文件留下來，以備不時之需。中職學校的評估工作對檔案管理工作人員是個嚴峻的挑戰，它不僅要求檔案管理工作人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的重要文件進行歸檔，供日后的工作查考利用，而且要做好該項工作，檔案管理工作人員要有高度的職業責任感。中職學校的檔案管理工作人員要有較強的職業悟性，最好是可以隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對中職學校檔案歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。因此，中職學校的檔案管理工作人員務必要按照國家法律法規的的要求，規范地、科學地辦理好每一份檔案，對每一份檔案做出科學的評估。同時中職學校的檔案管理工作人員要不斷提高自己的專業素質和綜合素質，檔案管理工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，檔案管理的工作人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，經常將檔案管理的書籍放在身邊，有時間就可以學習，像《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等書籍，檔案管理工作人員可以放在辦公室以便在需要時及時查閱，真正做到邊工作，邊學習，這就是所謂的在實踐中逐步提高自己的理論水平的具體體現。在中職學校的日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此中職學校一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。

3結語

綜上所述，中職學校的檔案管理工作中存在不少問題，有的部門因為受傳統觀念的影響，檔案管理工作不能適應新時代的發展，但是在學校檔案管理工作人員的努力下，中職學校采取了有效措施，使檔案管理水平不斷的提高。中職學校檔案管理工作在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，如果檔案管理工作人員發現有附件而未及時歸檔的要積極提出問題，如果有外來文件未按時上交的檔案管理工作人員要跟蹤收回，以免長時間留在自己手中而遺失給整個中職學校帶來不利影響。檔案整理工作應注重細節。對于中職學校自生文件，領導簽發后，應對該文件的所有資料全部收集，按照時間順序依次整理。整理之后在統一裝訂成冊，由“頁”變成“件”，再由“件”變成“卷”。這樣才算初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

（作者單位：中山市中等專業學校）