淺談企業(yè)知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

早在1965年，管理學(xué)者彼得·杜拉克就預(yù)言：知識(shí)將取代土地、勞動(dòng)、資本與機(jī)器設(shè)備，成為最重要的生產(chǎn)因素。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在信息時(shí)代的沖擊下，知識(shí)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，是現(xiàn)代企業(yè)競爭的核心力量。正如管理大師德魯克認(rèn)為的，21世紀(jì)的組織，最有價(jià)值的資產(chǎn)是組織內(nèi)的知識(shí)工作者和他們的生產(chǎn)力。現(xiàn)代企業(yè)如果要在全球激烈的競爭環(huán)境下占據(jù)不敗之地，必須抓好知識(shí)管理工作。企業(yè)檔案作為企業(yè)知識(shí)資源的一部分，與企業(yè)知識(shí)管理有著必然的聯(lián)系。

關(guān)于知識(shí)管理的定義國內(nèi)外眾多學(xué)者有不同的認(rèn)知，在此，筆者更加支持這樣的解釋。知識(shí)管理就是在組織中建構(gòu)一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，讓組織中的信息與知識(shí)，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程，達(dá)到知識(shí)不斷創(chuàng)新的最終目的，并回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，個(gè)人與組織的知識(shí)得以永不間斷的累積，從系統(tǒng)的角度進(jìn)行思考這將成為組織的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以應(yīng)對(duì)市場的變遷。知識(shí)是通過學(xué)習(xí)、實(shí)踐或探索所獲得的認(rèn)識(shí)、判斷或技能，包括顯性知識(shí)和隱形知識(shí)，知識(shí)管理即是對(duì)這兩類知識(shí)的管理。

從知識(shí)管理的定義以及我們對(duì)知識(shí)管理的相關(guān)理解我們可以看出，檔案管理與知識(shí)管理有著必然的聯(lián)系：

1.企業(yè)檔案是知識(shí)管理中顯性知識(shí)的主要組成部分。雖然人們都在強(qiáng)調(diào)對(duì)隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化和管理，但是企業(yè)首先要做的還是對(duì)顯性知識(shí)的充分利用，這樣才能保障企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)發(fā)揮更大程度的價(jià)值。顯性知識(shí)即是企業(yè)能夠看得見摸得著的東西，而企業(yè)中這些重要信息知識(shí)大部分都存在于企業(yè)的檔案之中。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)管理過程中形成的，對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的材料。企業(yè)檔案作為對(duì)企業(yè)意義重大的信息資源，其對(duì)知識(shí)管理的作用可想而知。

2.企業(yè)檔案管理的過程包含知識(shí)管理的重要過程。企業(yè)知識(shí)管理過程主要是：獲得—?jiǎng)?chuàng)造—分享—整合—記錄—存取—更新。企業(yè)檔案在整合、記錄、存取這三個(gè)方面，對(duì)企業(yè)知識(shí)管理有著相似的地方，從而對(duì)知識(shí)管理有著重要的影響。企業(yè)的檔案也是經(jīng)過不斷積累、整合，由檔案管理部門做好記錄和保管。檔案管理過程是企業(yè)形成知識(shí)庫的重要過程。在一定意義上，企業(yè)檔案收集的好壞直接關(guān)系到企業(yè)知識(shí)庫的完善與否。

3.企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理都有共同的目的—為企業(yè)提供更全面的決策參考。企業(yè)檔案的收集，其最終的目的也是將已有的信息資源提供給企業(yè)及員工，供他們企業(yè)管理及生產(chǎn)過程中做參考。對(duì)管理者而言，企業(yè)檔案可以為他們提供全面的歷史管理資料，包括總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，為管理者提升自我管理水平提供參考。相同，企業(yè)的知識(shí)管理是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供新的途徑，它是在凝結(jié)各方面的信息精華的基礎(chǔ)上，為企業(yè)提供決策參考，利用集體的智慧提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。

企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理有相互融合的地方，同時(shí)兩者之間也存在差異。首先，企業(yè)知識(shí)管理的范圍要明顯比檔案管理廣泛，知識(shí)管理包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，知識(shí)庫的內(nèi)容還包括人力資源狀況、每個(gè)職位需要的技能和評(píng)價(jià)方法、主要競爭對(duì)手及合作伙伴的詳細(xì)資料等。其次，企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理面臨的主要矛盾不同，前者主要面臨的是企業(yè)重要資料的收集，信息資源的共享是它的邊緣業(yè)務(wù)，而后者主要的核心就是把隱性知識(shí)顯性化，并把知識(shí)共享。

企業(yè)檔案的管理與知識(shí)管理有著密切的聯(lián)系，這意味著企業(yè)檔案管理對(duì)知識(shí)管理有著重要作用。企業(yè)檔案的優(yōu)化管理有助于穩(wěn)固和強(qiáng)化企業(yè)的知識(shí)庫；有助于優(yōu)化企業(yè)知識(shí)管理的流程，推進(jìn)企業(yè)知識(shí)的科學(xué)管理，有助于發(fā)揮企業(yè)知識(shí)的最大價(jià)值。同時(shí)，企業(yè)知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案的管理有著重要的意義。

第一，企業(yè)知識(shí)管理為企業(yè)檔案提供新的機(jī)遇。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理面臨信息化與知識(shí)經(jīng)濟(jì)的雙重挑戰(zhàn)，企業(yè)知識(shí)管理為檔案管理不僅帶來了知識(shí)管理系統(tǒng)的硬件條件，有助于檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，而且知識(shí)管理對(duì)顯性知識(shí)的運(yùn)用，也為檔案的價(jià)值運(yùn)用提供了新的途徑。企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理的相關(guān)性，使企業(yè)檔案管理在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下獲得重要發(fā)展的機(jī)會(huì)。

第二，企業(yè)知識(shí)管理將企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視度提升。在全球知識(shí)經(jīng)濟(jì)的背景下，在知識(shí)作為市場競爭核心的大環(huán)境下，企業(yè)對(duì)知識(shí)的管理極其重視，并愿意花費(fèi)足夠的財(cái)力、物力、人力去做好企業(yè)的知識(shí)管理。企業(yè)檔案管理工作多年來始終存在企業(yè)不重視的短板，檔案管理工作的開展往往得不到企業(yè)上層領(lǐng)導(dǎo)的重視，也得不到企業(yè)各部門的全力支持。以往企業(yè)檔案管理不受重視的情況，在這次的契機(jī)中終于迎來了春天，與知識(shí)管理工作的關(guān)系使企業(yè)檔案管理工作更好地得以開展。

第三，企業(yè)知識(shí)管理的全新理念對(duì)檔案管理有啟發(fā)作用—吸收知識(shí)管理理念，注重隱性知識(shí)的挖掘。企業(yè)知識(shí)管理是新時(shí)代的新興事物，它的很多管理理念對(duì)檔案管理理念的影響尤其明顯。企業(yè)知識(shí)管理注重對(duì)隱性知識(shí)的挖掘和利用，使企業(yè)檔案的管理也更新以往只對(duì)現(xiàn)有檔案的保管和表面化的使用。現(xiàn)在有很多企業(yè)注重對(duì)檔案編研工作的開展，也對(duì)檔案資源的收集更為廣泛。

綜上所述，充分利用檔案信息資源是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵，是實(shí)施知識(shí)管理的基礎(chǔ)，是同知識(shí)管理密切相關(guān)的內(nèi)容。企業(yè)檔案管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，知識(shí)管理有助于檔案管理的提升，兩者相輔相成。企業(yè)檔案管理和知識(shí)管理共同夯實(shí)企業(yè)的知識(shí)競爭力，助力企業(yè)更好更快地發(fā)展。所以，企業(yè)如果要做好知識(shí)管理，就必須做好檔案管理工作。

（作者單位：天津航天長征火箭制造有限公司）