電子政務環境下政府農業檔案管理模式

檔案是信息社會的寶貴資源，與電子政務信息數字化一樣，檔案資源信息化是21世紀檔案事業發展的必然趨勢，在全力推行電子政務辦公的環境下，政府各部門的信息需求及檢索方式等方面都有了新的變化，出現了新的特點。制定政府信息化建設發展規劃，健全檔案管理的標準與規范，構建技術先進、功能完善、安全可靠的信息化支撐平臺，把檔案信息化建設納入規范化、模式化的軌道，是當前政府農業檔案工作拯待解決的一個任務。

在現代數字信息技術和政府網絡環境下，政府電子政務應運而生，作為電子信息技術與行政管理工作的有機結合，政府電子辦公文件超越了時間、空間及部門間的分隔限制，為政府各部門提供優質、全方位、規范而透明的管理和服務。我們看到，政府政務在借助網絡信息技術構建快捷、便利的辦公平臺的同時，也在改變著政府各部門文件的輸送傳閱、文檔管理等傳統方式，現代的先進科技得以廣泛地應用到各個部門的工作中。

現代信息數字技術的發展，在電子政務的實施和推動下，政府農業檔案作為信息資源的組成部分，管理模式也遭遇了被創新，被轉變。主要表現于以下幾點。

1 服務手段的轉變

隨著政府部門電子政務與政府網絡智能辦公系統的應用，政府農業檔案信息服務以網絡和數據庫為重點，檔案信息服務方式由以檔案信息資源為基礎的有限、被動服務，轉向網絡資源為主的無限、主動服務；由以傳統的靜態、間接服務轉向以提供現代參考咨詢和開發編輯工作為主的動態、直接服務。 通過開展檔案信息的提煉加工，把分散在檔案資源中的無序信息整序、濃縮，通過網絡條件，以多種服務方式開展主動、快捷、高層次和檔案信息服務。

2 檔案載體的轉變

隨著電子政務辦公的廣泛應用，網絡技術、數碼技術等現代高科技的發展以及新型材料的使用，豐富了檔案載體形式，它打破了長期以來人類只能依賴文字進行記錄的歷史，現在，可以通過更直接、更具體、生動的圖像和聲音的方式展示事物，并以光盤、磁帶、移動存儲設備等磁性材料為載體記錄存檔，檔案材料的收藏由單一到多元并存的轉變，檔案結構發生了改變。

3 檔案主要工作流程中管理方式的轉變

網絡技術運用及電子政務辦公的環境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據自己的工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網絡傳送到檔案管理部門，也可以直接將數據信息錄入到檔案數據庫中；另一方面，通過網絡，政府農業檔案管理人員可實行跟進式服務，形成初期，跟蹤指導，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數據文件夾中進行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉化作檔案的時間周期，收集工作做到了根據需要，確保了歸檔信息的完整性、準確性和快捷性，做到了有的放矢。

同樣，政府農業檔案資源載體向多元轉變的另一結果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質檔案管理，轉變成對儲備數字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務環境下給予各種工作提供靈活方便的同時，安全隱患意識也必須時時在心，特別是在涉及的政府機密信息，管理員必須做到：一是注意網絡信息安全措施的加強，日常業務中及時更新維護殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴格審查不當的信息與杜絕保密的內容上網，從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強檔案數據安全管理，數據庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數據的備份，確保檔案信息的齊全。

4 服務方式和服務面向的轉變

現代信息網絡的接入形式多樣，為檔案信息服務拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網絡傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務，并能及時收集用戶反饋的信息。政府在電子政務背景下，通過網絡技術，利用不同的信息服務軟件系統，可以對利用者的利用時間、區域及查詢檔案信息內容等進行統計，及時與用戶溝通聯系，適時調整檔案利用服務，并對不同時期和部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求[2]。

檔案信息服務工作是社會發展到一定歷史階段而產生的社會現象，政府的檔案利用服務在不脫離原有的基礎上，要注意傳統檔案利用服務方式與現代網絡檔案信息服務的并舉，做好在新技術向檔案管理滲透的過程中，努力實現傳統和現代兩種服務方式的有機結合工作，使兩者做到優勢互補，揚長避短。

5 管理理念的轉變

信息技術和電子政務背景下，促進了檔案管理由傳統的手工向自動化轉變，由經驗管理向科學管理轉變。信息化、數字化是政府農業檔案工作發展的必然趨勢，政府農業檔案工作者在著眼于現實的同時，還須從戰略的高度自覺加強檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作，并且在資源優勢理念的作用下，充分發揮檔案資源在管理、創新中的巨大潛能，將檔案變成“活”的資源，主動地進行檔案信息的開發、咨詢、利用工作。

信息網絡技術的應用和政府網絡環境為政府推行電子政務提供了平臺，同時也推動了政府農業檔案資源體系的構建、服務功能的拓展。在建設檔案信息化發展的過程中，作為政府農業檔案管理者，要實現內在的創新服務管理模式的轉變，才能適應和做好電子信息政務環境下的檔案管理工作。