人力資源檔案管理信息化的影響因素與對策

近年來，我國信息技術(shù)發(fā)展較快，并且受到社會各界的廣泛應(yīng)用，尤其是在人力資源檔案管理工作中，相關(guān)

工作人員可以利用信息化對人力資源檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而提升管理工作的工作效率。但是，目前部分人力資源管理工作存在較多不足之處，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確的為各個領(lǐng)域提供需要的專業(yè)人才。一些人力資源管理人員對信息化管理系統(tǒng)的認(rèn)識不夠準(zhǔn)確，沒有建立科學(xué)、有效的管理體制，缺乏技術(shù)人才隊(duì)伍的建設(shè)，這對人力資源管理工作的發(fā)展造成較為不利的影響。

隨著國家的發(fā)展，人力資源檔案管理工作受到各個領(lǐng)域的重視，主要因?yàn)槠淇梢詾槠髽I(yè)提供相應(yīng)的技術(shù)型人才，且專業(yè)素質(zhì)較高，能夠根據(jù)方案信息合理的分配人才等。但是由于目前人力資源檔案管理存在較多問題，影響信息化的進(jìn)展，使人力資源檔案管理工作不能得到更好的發(fā)展。所以，相關(guān)工作人員應(yīng)該對檔案管理現(xiàn)狀加以分析，完善相關(guān)管理機(jī)制，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，使人力資源檔案管理信息化工作得到更好的支持，為其發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、人力資源檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）缺乏足夠的認(rèn)識

由于我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快，導(dǎo)致各個企業(yè)只對自身的經(jīng)濟(jì)效益加以重視，不能根據(jù)人力資源檔案管理信息化工作進(jìn)行質(zhì)量上的提升，殊不知其是輔助企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升的重要因素，同時，部分企業(yè)對人力資源工作的不重視，體現(xiàn)在各個組織的工作模式相同的狀況，這對人力資源管理信息化工作造成較為不利的影響，如果不能有效提升對人力資源信息化工作的重視，很容易導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)下滑的局面，對其發(fā)展造成較為嚴(yán)重的損失。

（二）管理工作不規(guī)范

在各個企業(yè)發(fā)展過程中，人力資源信息化工作都需要規(guī)范的管理模式，只有對檔案信息進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能有效提升企業(yè)的競爭實(shí)力。但是，目前部分企業(yè)沒有建設(shè)規(guī)范的人力資源檔案信息化管理模式，在管理過程中，不能按照相關(guān)規(guī)定、規(guī)范化的對信息進(jìn)行收集與處理，在處理工作的時候，只是按照經(jīng)驗(yàn)實(shí)行表面工作，并且，部分企業(yè)即使意識到檔案信息化工作的重要性，對收集的信息也不重視，這對其發(fā)展造成較為不利的影響。最終會出現(xiàn)檔案管理不規(guī)范等問題，一些企業(yè)甚至將檔案信息泄露、外借等，此類問題的出現(xiàn)對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生制約性作用。

（三）缺乏相關(guān)人才

人才對人力資源檔案信息化的建設(shè)起著決定性的作用，直接影響建設(shè)效果，并且聘用的工作人員都是兼職，導(dǎo)致人力資源信息化建設(shè)工作效率低，主要因?yàn)榧媛毠ぷ魅藛T不能將自身精力全部投入到人力資源信息化建設(shè)工作中，使得人力資源檔案信息化管理工作頻頻出現(xiàn)問題。同時，部分企業(yè)不僅忽視人力資源檔案信息化建設(shè)工作人員的兼職因素，還對其專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)技能的掌握不重視，一些工作人員甚至不會使用掃描儀等專業(yè)設(shè)備，更不能對人力資源檔案信息化建設(shè)其他工作進(jìn)行完善，此類問題對企業(yè)的發(fā)展造成較為不利的影響，如果相關(guān)管理人員不能對人才因素加以重視，那么企業(yè)的發(fā)展將會受到嚴(yán)重威脅。

二、人力資源檔案信息化建設(shè)策略

（一）重視人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是決定人力資源檔案信息化建設(shè)工作的重要因素，相關(guān)企業(yè)應(yīng)該對人才隊(duì)伍建設(shè)工作加以重視。首先，要聘用全職工作人員，在聘用時注重人才的專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)技能的掌握，要保證檔案信息化建設(shè)人才不僅要擁有檔案管理專業(yè)知識，還要對計算機(jī)等專業(yè)知識有所了解，保證能夠在專業(yè)素質(zhì)增強(qiáng)的同時，能夠更好的對信息化建設(shè)工作加以處理，使企業(yè)能夠得到更好的發(fā)展。

（二）建設(shè)完善管理制度

企業(yè)的人力資源檔案在信息化建設(shè)的過程中，常會出現(xiàn)信息泄露等問題，對企業(yè)的發(fā)展造成較為不利的影響。所以，相關(guān)管理人員應(yīng)該根據(jù)信息化建設(shè)特點(diǎn)建設(shè)完善的管理制度，首先，要對檔案的傳閱進(jìn)行規(guī)范化管理，保證在傳閱過程中不會出現(xiàn)檔案丟失的問題，避免出現(xiàn)泄露問題。同時，還要引進(jìn)大量的資金用于信息化建設(shè)中，配備先進(jìn)的保密設(shè)備，并且對檔案的傳閱工作加以監(jiān)督，包括對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，在一定程度上擴(kuò)大監(jiān)督范圍，管理制度要符合相關(guān)需求，在約束工作人員與領(lǐng)導(dǎo)的信息化建設(shè)工作的同時，還要提高自身服務(wù)質(zhì)量，保證能夠向領(lǐng)導(dǎo)提供較為良好的檔案信息，檔案傳閱需要傳閱憑證，保證檔案在傳閱過程中得到重視，使得企業(yè)中每位成員都能加強(qiáng)自身的檔案保護(hù)意識，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

（三）重視相關(guān)數(shù)據(jù)支撐

在企業(yè)人力資源檔案信息化建設(shè)工作中，信息化的建設(shè)缺少不了數(shù)據(jù)的支撐，對于數(shù)據(jù)支撐的信息化管理，主要包括以下兩點(diǎn)：第一，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理工作。在對人才進(jìn)行檔案信息化管理的時候，要將每個人的經(jīng)歷都進(jìn)行收集，可以將其經(jīng)歷分為幾個階段，進(jìn)行不同的記錄與收集，在記錄之后要重視歸檔工作，相關(guān)數(shù)據(jù)要進(jìn)行及時的糾正，以便于檔案信息準(zhǔn)確性的提升；第二，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)的管理工作。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的管理工作就是根據(jù)每個人的檔案信息對其進(jìn)行分類儲存，將數(shù)據(jù)分為幾個數(shù)據(jù)點(diǎn)，然后進(jìn)行檔案歸檔處理，在處理過程中要注意檔案信息是否經(jīng)過篡改，避免出現(xiàn)個人經(jīng)歷被惡意篡改或虛假夸大等。另外，相關(guān)管理人員還要對人力資源檔案進(jìn)行階段性的數(shù)據(jù)核對，保證信息的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語

在企業(yè)人力資源檔案信息化建設(shè)工作中，相關(guān)管理人員要重視人才隊(duì)伍的建設(shè)，并且根據(jù)人才的專業(yè)素質(zhì)對其進(jìn)行任務(wù)的劃分，保證可以合理利用人才，可以利用計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，不僅可以安全可靠的儲存數(shù)據(jù)，還能夠在一定程度上對檔案信息進(jìn)行擴(kuò)充，保證信息在導(dǎo)入過程中的安全性，備份檔案信息防止信息丟失對其造成不利影響。