大數據時代高校檔案館功能拓展與業務流程重組研究

大數據時代的到來，使檔案館的業務功能得到了拓展和豐富，也就帶了檔案館業務流程重組，在檔案館信息化建設基本達成的前提下，重新審視檔案館的業務流程，以檔案館用戶需求為目標，打破原有職能部門的劃分界線，對檔案館現有業務流程進行根本的再思考和徹底的再設計，使檔案館通過變革增強與新環境的適應性，從而實現高效、快速的運轉。通過業務流程重組，使檔案館人力資源、文化與信息資源、財力及設備與技術資源的配置達到最優化，使檔案館的物質流、資金流和信息流的運行取得最佳效果，業務部門和暢通的信息流相匹配，從而實現良好的社會效益。以高校為例，本文將闡述高校檔案館功能拓展與業務流程重組問題。

一、大數據時代高校檔案館的功能拓展和深化

由于多種因素所致，目前包括檔案部門在內社會上對檔案館功能的認識尚不夠全面，人們習慣于把檔案發揮現實作用的大小作為評價檔案館作用的標準，致使檔案館的社會地位不高，高校檔案館也是如此。因此急需正確定位高校檔案的基本功能，充分發揮其延伸功能，本著貼近社會發展的需要，貼近教育改革的需要，貼近廣大民眾的利用需要，與時俱進地拓展和深化高校檔案館的功能。互聯網技術的出現，特別是大數據時代的到來，高校檔案館功能應向如下幾項功能拓展或深化。

（一）信息化管理功能。是為了適應高校“數字化校園”的需要。高校檔案館擔負著存儲、管理并提供利用高校黨務、政務信息系統及數字化校園產生的電子文件、檔案信息的職能。以校園網為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在校園網上實現電子文件全文的實時管理與利用，實現檔案信息資源數據化、數據庫化、檔案信息服務利用網絡化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化。

（二）文化與教育功能。是為了適應知識經濟的需要和提高國民科學文化素質的需要。高校檔案館應自覺承擔起傳播科學文化知識，提高公民科學文化素質的重任。充分利用教育對象的多樣性、提供知識內容的多樣性、教育形式的多樣性等優勢，把高校檔案館辦成管理學校檔案資料的基地、校史研究的基地、愛國主義教育和精神文明建設的基地。

（三）展示功能。是為了充分發揮檔案館的存史作用，通過創辦校史館、博物館，搭建展示檔案館館藏的平臺，采用實物展覽與虛擬展覽等方式多側面、多角度地展示檔案館的豐富館藏，提高學校的知名度和檔案館的地位。

（四）信息傳遞功能。是高校檔案館傳統服務功能的深化。隨著信息化管理程度的提升，歷史的或現行的檔案信息借助于文字、圖像和聲音等轉錄方式，采用借閱、展覽、陳列、復本、翻譯、證明、目錄信息、咨詢等服務手段，通過各種實體服務或虛擬服務途徑，實現其傳遞。

（五）學術研究功能。是檔案研究功能的深化。高校檔案館不僅僅研究與檔案管理相關的問題，更重要的是要研究檔案的館藏。正如澳大利亞檔案學家懷特所說：“檔案機構絕不是古老的被人遺忘的文件的墳墓。檔案的實質在于它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過程”。正是由于這種“過程”的記錄，才為科學家提供了尋找規律、探究規律進而掌握規律的豐富的材料。

（六）智力開發功能。檔案是文明的產物，檔案館館藏的檔案信息資源是人類文化遺產中重要的組成部分。它客觀地記述了人類社會文化發展、科學進步的歷史進程，記錄了人類認識自然過程中的心得體會、實踐經驗和理論精華，是一座人類科學、文化的思想寶庫，高校檔案館應充分利用其豐富的館藏，采用各種方式大力開發這種智力資源。

二、高校檔案館業務流程重組的措施

由于高校檔案館的功能拓展，檔案館也需進行業務流程重組，可根據高校檔案管理規律，借鑒企業業務流程重組的模式，通過大數據和互聯網技術的應用，對傳統的檔案館組織結構進行變革，以體現檔案館的發展方向。運用先進科學技術，采用最佳方法，獲取最佳效果，是實現檔案館工作科學化的主要途徑和根本目的。

高校檔案館業務流程重組，旨在改革和整合原有檔案工作流程、工作方式和組織機構，構造新型的管理和服務模式。筆者認為，對于檔案卷（冊）不低于35000卷，檔案專職工作人員在8人以上的檔案館，可將其組織機構重組為收集指導組、信息利用組和技術支持組。其中，收集指導組包括傳統的檔案收集、整理、鑒定、分類和對基層單位的檔案進行指導；信息利用組包括文檔編目、信息檢索、檔案利用和編研；技術支持組主要為其他兩組提供技術和行政上的幫助。

檔案館業務流程重組不是一個簡單的技術問題，不是能按現代業務流程重組去管理檔案，就一定會提供高質量、高效能的服務。高校檔案館業務流程重組與檔案傳統工作方式、組織內外的協調合作、人員的管理形式、新技術的應用與融合密切相關。它不僅涉及技術，也涉及人文因素，因此，要實現高校檔案館業務流程重組，就必須解決好以下幾個問題：

（一）管理理念重組。網絡時代在給傳統檔案工作帶來巨大變化的同時，也給檔案工作者帶來了機遇和挑戰，檔案工作者，尤其是領導者需要轉變觀念、開拓進取、求真務實，不斷培養自己順應信息時代要求的思維方法和管理方式。

1.要更新觀念，樹立科學的管理思想。傳統檔案館的組織結構和業務流程使許多檔案館在面臨新技術時，仍擺脫不了傳統思維的束縛，沒有認識到大數據和互聯網技術應用于檔案工作的真正意義，如檔案管理軟件還是應用現代技術重復傳統業務流程，組織效能并未得到提高，現代化的設施和技術無法發揮其應有的作用。要適應這種變化，關鍵在于樹立科學的管理思想，具體來說，要求領導者要有“文檔一體化”的思想、要有“前端控制”以及檔案“前伸后延”的觀念等。

2.要善于運用科學的管理手段。在檔案館管理中要逐步引入“全面質量管理”、“激勵理論”及“形象設計”等管理思想，樹立服務觀念、競爭觀念；可實行目標管理，充分調動廣大員工的積極性、主動性和創造性。

3.要把網絡化工作納入議事日程。領導者應把網絡化工作納入議事日程，將計算機、網絡以及多媒體技術廣泛應用到檔案工作中，并為其提供良好的運行環境，如人員的培訓、系統的配置等等。

（二）組織結構重組。長期以來，檔案館通過對檔案實體的手工管理，建立了從收集到編研、利用等規范、機械的業務運作模式。高校檔案館一般都是按功能設置收集、整理保管、編研、接待利用等機構或崗位。隨著現代信息技術在檔案館的逐步應用，檔案館的功能不斷得以拓展，并形成了一些新的業務環節，而這些新增的環節無法得到原有組織機構的有效支持，造成檔案館運行不暢和功能失調。

檔案館必須對其組織機構進行改革，把以傳統業務流程為基礎的組織結構轉變為以現代業務流程為基礎的組織結構，把直線型、職能化的組織結構向扁平化、智能化乃至學習型組織的轉變；把傳統的以收藏和手工進行信息服務為主的組織轉變為以用戶為主，提供智能化的信息檢索和現代化服務手段的組織，重新調配檔案館的業務工作流程，建立起一套以信息網絡技術為基礎的與知識經濟時代相適應的管理體制。

（三）業務內容重組。我國檔案館的內部機構大多按“收、管、用”分別設置，形成檔案館服務的整體。分工細、工作流程長，影響了信息的即時服務，難以提供高質量的服務。現代信息技術的發展使原來分立的工作實現了功能上的整合，弱化了分工之間的界限，實現了文檔一體化及檔案業務工作一體化。同時檔案館的業務內容也發生了重大變化，許多手工操作的業務被計算機取代，原有業務也被調整、淘汰，或推陳出新。檔案館應改變以先進的計算機技術、網絡技術去適應或應對傳統工作流程的做法，根據自身的性質、特點、任務和規模大小，分析目前業務流程狀況和理想流程狀況，對原有業務流程進行重組、簡化和揉合。重組后的業務流程應符合檔案館今后發展的需要，充分體現網絡環境下以信息服務為中心，以用戶需求為導向的思想。

（四）人員重組。人是生產力的決定因素，信息技術能否提升檔案館的生產力取決于人觀念的變化和技能的提高。首先應再造檔案館人員的思想觀念，從思想上明確網絡技術給檔案工作，特別是檔案利用工作帶來的機遇和挑戰，明確網絡技術是檔案信息資源社會化的重要手段之一，網絡環境下的檔案利用工作有著更深刻和更廣泛的內涵。其次是檔案人員的知識水平、技術能力等的再造，包括以檔案自動化、網絡化為中心的個體行為和群體行為的變革。檔案人員重組可以通過兩個方面來展開：一是管理層的重組；二是檔案館工作人員的重組。通過重組建立一支管理型、研究型、服務型、技術型并舉的檔案人才隊伍。

綜上所述，社會的發展、信息技術的應用、教育改革的深入為高校檔案館的發展帶來了千載難逢的機遇，也為檔案館的工作提出了更多更高的要求，正確定位并大力宣傳高校檔案館的基本功能，與時俱進地延伸和深化高校檔案館的社會功能，適時地進行檔案館業務流程重組，對大力提高高校檔案館的社會地位，有效發揮高校檔案館的職能有著深遠影響。

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