行政機關單位檔案管理工作淺析

檔案是社會活動的真實的歷史記錄，檔案工作是維護歷史的真實面貌，功在當代、利在千秋的重要事業。隨著社會文明程度的提高和對檔案利用需求的增長，越來越深入地滲透到人類活動的方方面面。而行政機關單位是國家機構的重要組成部分，其要想實現高效運行和科學發展，更有利于單位各項工作的落實和開展，做好行政機關單位檔案管理工作是很重要的方面。在現階段，機關機關單位檔案管理工作取得了較快的發展，但是還是存在一些不容忽視的問題，亟待采取措施加以解決。

一、行政機關單位檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作的重要性從思想上就認識不夠

行政機關單位領導普遍對檔案工作的重要性認識不夠，沒有充分認為到規范的檔案管理對提高行政機關工作效率具有重要作用，既不重視，也很少花費精力、財力去對檔案管理做一些積極的工作。通常把檔案管理工作排放在工作的最末端，使行政機關檔案管理工作長期處理應付的狀態，阻礙了檔案管理工作的深入開展和作用的發揮。

（二）缺乏健全的檔案管理體制

行政機關單位只有建立完善的檔案管理制度，才能將實際工作中的檔案管理規范化，而當前行政機關單位雖然大部分還是建立了檔案管理制度，但多數還是停留在表面，不夠規范和健全。隨著機關單位改革不斷的深入，對行政機關檔案管理的管理也提出了更高的要求。有的單位即使制定了比較完善的檔案管理制度，但卻不能完全按照制度執行，因為檔案管理制度普遍執行力不強，使檔案管理制度形同虛設，不能充分發揮它應有的積極作，阻礙了檔案管理的規范化發展。

（三）缺少足夠的檔案管理硬件及軟件

長期以來，相關領導對檔案管理不夠重視，檔案管理工作在資金上無法保證，有的單位雖然建有檔案室，但普遍檔案存放環境無法達到標準的檔案存貯條件。另一方面檔案管理信息化的快速發展，現代化信息的設備應用因為高效、便捷，逐漸應用率飆升，而一些行政機關單位中檔案部門的管理設備方面的資金投入并不多，導致檔案管理設備十分匱乏，缺乏現代化的檔案信息管理設備，缺少符合自身業務實際的先進檔案管理軟件，導致單位檔案管理大部分工作只能靠人工的方式，使檔案管理水平無從提高，最終難以滿足新形勢下行政機關單位檔案管理工作的需求，制約了檔案信息化建設的深入開展。

（四）檔案管理人員專業素質不高

行政機關單位要想提升檔案管理工作的成效，檔案管理人員隊伍業務能力和綜合素質建設是必須的。在許多行政機關單位的檔案管理工作實際中，領導們通常對檔案管理的重要性認識不足，專業知識不了解，認為從事檔案管理工作沒必要具備檔案專業知識技能，導致從事檔案管理的人員檔案業務水平不高。極度缺乏能系統掌握機關檔案管理、信息技術的復合型人才，這就使得先進的技術、技能在機關檔案工作中因檔案管理人員專業技術水平不高而不能發揮其全部功效。

二、提高行政機關單位檔案管理水平的建議

（一）采取各種措施提高對檔案管理工作的重視程度

首先，要提高對檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作作為行政機關單位日常工作的重要組成部分，為此行政機關單位領導首先要支持和肯定檔案管理工作。讓檔安管理人員感受到自身工作的重要性，增強檔案管理人員的責任意識，使其能夠積極主動的開展一系列檔案工作；其次，在單位日常工作會議上要將檔案管理工作中存在的問題、改善檔案管理工作的方案與干部職工交流和探討，促使全員提高檔案管理的重要性意識，對檔案管理工作中出現的問題認真加以解決。

（二）樹立法制意識，推動檔案管理體制建設

加強檔案管理制度建設，對推動檔案管理的規范化建設十分必要。要想使行政機關單位檔案管理更加規范，就必須樹立法制意識，進一步加強對單位檔案管理的組織領導，成立由行政機關單位領導為首的領導小組，共同研究檔案管理工作中遇到的各類問題，為檔案管理能夠更加規范化的建設提供組織保障。

（三）加大對檔案管理的資金投入，改善檔案管理軟件和硬件

完善、先進的檔案管理硬件、軟件設施是提升行政機關單位檔案管理工作成效的重要舉措，不僅能保證檔案資料存在的安全性和完善性，還能夠加快現代化管理進程，將檔案的作用發揮到極致。所以各行政機關單位需要順應新時代，積極進行檔案管理現代化建設管理環境。要加快檔案現代化建設，需舍得投入財力、物力，配置與檔案管理現代化相適用的軟硬件，要加大對檔案管理工作建設的投入力度，提升檔案管理工作的規范化、信息化、網絡化管理。

（四）提高檔案管理人員的專業技能和職業素養

在當前瞬息萬變的時代中，行政機關檔案管理工作必須順應時代的發展，研究新情況、適應新變化、尋求新發展，不斷加強行政機關檔案工作的服務能力，有效地推進機關檔案管理工作的跨越式發展。因此，提升檔案管理人員的專業技能越來越重要。檔案管理工作人員還要適應時代的新要求，積極學習現代化的檔案管理技術和方法，把現代化的網絡技術與行政機關單位檔案管理工作相結合，形成信息化、數字化的先進檔案管理形式。

綜上所述，行政機關單位要想實現高效運行和科學發展，離不開規范、科學的檔案管理工作。而行政機關單位檔案管理工作是一項政策性、法制性、技術性、責任性要求都比較高的基礎性工作，要真正做好檔案規范化、科學化的管理工作，就要針對當前行政機關單位檔案管理工作中存在的問題，革新檔案管理理念、創新檔案管理方法，提升行政機關單位檔案管理工作的信息化、科學化和數字化水平。只有這樣才能提升行政機關單位檔案管理工作成效，從而促進行政機關單位的科學發展。

（作者單位：黑龍江省鐵力市圖書館）