淺談新形勢(shì)下如何做好辦公室檔案管理工作

隨著社會(huì)化分工協(xié)作的加強(qiáng)，檔案管理工作也得到進(jìn)一步細(xì)化。在新的時(shí)期，面臨新的發(fā)展形式。對(duì)于如何進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)的工作，也成為了我們急需注意的一個(gè)重要問(wèn)題。下面本文結(jié)合工作中的實(shí)際問(wèn)題，結(jié)合本人的工作提出一些自身看法，并提出一些相關(guān)問(wèn)題的解決措施，以供參考。

辦公室檔案管理工作中，作為辦公室工作中的一項(xiàng)重要工作，不僅客觀的真接反應(yīng)出辦公室各項(xiàng)工作的的性質(zhì)及內(nèi)容，而且還可以對(duì)于工作的監(jiān)督及原始材料的查詢(xún)有著極其重要的作用。因此，做好辦公室檔案的管理工作對(duì)于辦公室的整體工作起著至關(guān)重要的作用。但是，在目前的工作中仍然存在一些重要的問(wèn)題，值得我們加倍予以關(guān)注。

一、目前辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、檔案工作人員數(shù)量及質(zhì)量不能滿(mǎn)足實(shí)際工作需要

在當(dāng)前實(shí)際工作中，檔案工作中人員一般都會(huì)配備1-2名或者沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案工作人員。進(jìn)而隨著檔案數(shù)量的增長(zhǎng)，檔案工作的內(nèi)容則進(jìn)一步增加，從而導(dǎo)致其難度進(jìn)一步增大。如果實(shí)際工作中沒(méi)有足夠檔案專(zhuān)門(mén)工作人員，或者專(zhuān)業(yè)人員的技術(shù)水平不能達(dá)標(biāo)，就會(huì)導(dǎo)致工作不能夠全面反應(yīng)實(shí)際的問(wèn)題，從而導(dǎo)致整體辦公室的工作進(jìn)程受到一定的影響，而對(duì)于檔案的信息化工作及檔案的開(kāi)發(fā)利用等則更難加以實(shí)現(xiàn)。

2、檔案管理制度不健全

由于檔案人員缺乏檔案管理工作的重視度，所以在實(shí)際工作中，就不會(huì)認(rèn)真的制定健全和完善的工作制度；或者對(duì)于具體制度只是形式化，而沒(méi)有切實(shí)加以貫徹。通常實(shí)際工作中，不僅一線(xiàn)的工作人員沒(méi)有足夠重視，甚至領(lǐng)導(dǎo)層也不夠重視，沒(méi)有切實(shí)督促，導(dǎo)致檔案工作中只是表面化，沒(méi)有切實(shí)發(fā)揮其作用，導(dǎo)致其工作沒(méi)有得到其應(yīng)有的效力。

3、檔案價(jià)值發(fā)揮不夠充分

檔案管理工作的靜態(tài)化，已經(jīng)成為了辦公室工作中一種較為普遍的現(xiàn)象。檔案管理工作結(jié)束后，就成為標(biāo)本形式予以封閉，不能有效歸檔。加之人力資源不足和檔案的保密性等因素，在實(shí)際工作中檔案只是簡(jiǎn)單用來(lái)借閱，而對(duì)于檔案的整理、統(tǒng)計(jì)等工作則予以忽略，導(dǎo)致了檔案的實(shí)際價(jià)值沒(méi)有得到利用。

二、做好辦公室業(yè)務(wù)的措施

1、對(duì)于檔案工作中人員的素質(zhì)加以提高

檔案工作中人員的素質(zhì)的高低，很大程度上影響到檔案工作的效率。因此，為了提高檔案工作人員的素質(zhì)就需要定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。而對(duì)于網(wǎng)絡(luò)檔案的管理人員，也要相應(yīng)的、適宜的制度，并制定相應(yīng)的培訓(xùn)工作。新上崗的工作人員，可以進(jìn)行實(shí)際工作中的面對(duì)面的指導(dǎo)，從而保證他們能夠正確的在實(shí)際工作中對(duì)于檔案進(jìn)行分類(lèi)和整理等。而對(duì)于檔案的工作人員，應(yīng)該積極的參加上級(jí)給予的實(shí)際工作中的培訓(xùn)，并在工作中能夠積極的汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)來(lái)提升自身的職業(yè)技能和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且通過(guò)自身的對(duì)比發(fā)現(xiàn)自身的不足。同時(shí)可以取長(zhǎng)補(bǔ)短，從而得到自身的提高。

2、對(duì)于檔案工作管理制度加以完善

要想對(duì)于檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化，就需要對(duì)于檔案管理制度進(jìn)一步進(jìn)行規(guī)范化。一是對(duì)于工作程序進(jìn)行規(guī)范化，可以以《辦公室檔案管理辦法》和《檔案法》作為參考依據(jù)，來(lái)進(jìn)行檔案的歸檔、保管和借閱等實(shí)際工作，以制定具體的條文來(lái)規(guī)范實(shí)際工作，使實(shí)際的工作可以有法可依。二是要認(rèn)真落實(shí)審查制度。當(dāng)工作人員根據(jù)具體的要求完成對(duì)于檔案的整理及裝訂工作以后，就需要及時(shí)送到辦公室予以歸檔，并且接受相關(guān)機(jī)構(gòu)的審查工作。三是要明確檔案的限期制度。對(duì)于檔案的移交手續(xù)和歸檔目錄的工作等，都需要嚴(yán)格的按照要求來(lái)進(jìn)行，從而保證檔案能夠及時(shí)歸檔，并保證歸檔的文件得以健全完整。四是對(duì)于借閱檔案的登記審批制度等需要有嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)于借閱的時(shí)間、件數(shù)等要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，做到有據(jù)可查。五是對(duì)于通報(bào)制度等進(jìn)行規(guī)范化。對(duì)于部門(mén)的歸檔的材料質(zhì)量、數(shù)量和超期或超期未辦理續(xù)借等情況，要在局域網(wǎng)及時(shí)的進(jìn)行通報(bào)。通過(guò)上述幾點(diǎn)要求，最終完成檔案管理工作，使其做到有法可依。

3、對(duì)于檔案的宣傳性工作進(jìn)行加強(qiáng)，營(yíng)造良好的工作氛圍

對(duì)于檔案的宣傳性工作予以加強(qiáng)，以提高單位人員對(duì)于檔案工作中的重視度，從而營(yíng)造良好的工作氛圍。在年初，宣傳人員結(jié)合實(shí)際工作加以報(bào)道，做出科學(xué)合理的宣傳報(bào)道工作的思路，同時(shí)要認(rèn)識(shí)到宣傳工作的重要性。以創(chuàng)新作為宣傳的理念，結(jié)合檔案工作中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，摒棄傳統(tǒng)舊思維，以新的思維方式對(duì)于實(shí)際工作模式進(jìn)行審查和探討等。最后，對(duì)于新的理論進(jìn)行重點(diǎn)宣傳，來(lái)引導(dǎo)檔案實(shí)踐工作的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)整體工作的實(shí)效和科學(xué)性。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，新的社會(huì)形勢(shì)下，公正和效率成為了辦公室工作的新的主題。從而隨著進(jìn)一步發(fā)展，辦公室檔案的管理工作將會(huì)迎接新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。所以，我們要認(rèn)識(shí)時(shí)代的發(fā)展要求，緊跟時(shí)代步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中的科學(xué)化和規(guī)范化，使檔案管理工作切實(shí)發(fā)揮其對(duì)于辦公室整體工作中的作用，從而促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

（作者單位：昌吉州農(nóng)牧機(jī)械化技術(shù)推廣站）