淺談當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化

檔案管理在事業(yè)單位管理系統(tǒng)中占有重要地位，它的工作性質(zhì)比較復(fù)雜，在處理相關(guān)工作時(shí)要有較大的耐心。從當(dāng)前情況看，我國檔案管理工作作為單位管理中的一個(gè)重要部分，其存在的一系列問題也紛紛呈現(xiàn)出來，需要我們改進(jìn)和優(yōu)化。本文針對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的重要性進(jìn)行論述，并研究了事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則及事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化對(duì)策。

一、概述

事業(yè)單位檔案管理通過對(duì)人員相關(guān)文獻(xiàn)資料及人事檔案等檔案的管理，能發(fā)現(xiàn)人才，對(duì)事業(yè)單位的工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)也有重要意義。但是，事業(yè)單位的工作量大，有一部分工作不透明，這也給檔案管理工作帶來了很多阻礙。所以，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作已刻不容緩。

二、事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位工作具有復(fù)雜性和特殊性，需要存檔記錄的工作較多，由此致使事業(yè)單位需要儲(chǔ)存大量的資料，這也給檔案管理工作帶來了難度。由于事業(yè)單位內(nèi)部有一部分工作是隱蔽的，而非透明的，所以要對(duì)檢查并監(jiān)督事業(yè)單位日常工作就只有通過檢查檔案資料來實(shí)現(xiàn)，由此可見檔案管理工作是一個(gè)重要的工作環(huán)節(jié)。從現(xiàn)代管理理念來看，檔案管理的質(zhì)量水平從側(cè)面反應(yīng)出事業(yè)單位的管理水平。所以，事業(yè)單位要建立完善的檔案資料管理制度，使檔案管理部門對(duì)檔案管理重要性有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，并能夠在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，能將檔案管理過程中存在的問題還給群眾一個(gè)印象，這樣顯示出了事業(yè)單位檔案管理是不容忽視的，其重要程度可見一般。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則

1、嚴(yán)格遵守靈活統(tǒng)一的原則

從事業(yè)單位檔案管理工作中可知，相關(guān)的檔案管理人員在處理檔案信息時(shí)都是以靈活統(tǒng)一為原則，并將其制定于事業(yè)單位管理體系中。一方面所要顧及的是檔案信息所規(guī)定的基本要求，以該條件為基礎(chǔ)促使事業(yè)單位檔案管理工作能走向規(guī)范。因此，在制定事業(yè)單位檔案管理工作體系時(shí)，檔案管理工作人員要遵循著統(tǒng)一靈活的基本原則，通過事業(yè)單位當(dāng)前的運(yùn)行情形及工作性質(zhì)來發(fā)現(xiàn)它自己的工作性質(zhì)及特征，并盡好各自職責(zé)。管理過程中如果發(fā)現(xiàn)自己的不足之處，就要及時(shí)改進(jìn)。

2、權(quán)益與責(zé)任統(tǒng)一的原則

事業(yè)單位檔案管理的日常工作中，要求參與檔案工作的人士為檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，所以他們的工作熱情就會(huì)給該單位的檔案管理活動(dòng)帶來一些后果。而該作用運(yùn)用到管理工作人員的工作熱情中的原因主要有兩個(gè)：一是該事業(yè)單位檔案管理人員的權(quán)益不清晰，沒能得到應(yīng)有的工作補(bǔ)貼；二是沒有清晰的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的責(zé)任，認(rèn)為自己的某些權(quán)益沒被上級(jí)重視。所以，在事業(yè)單位的檔案管理過程中，對(duì)檔案管理工作人員權(quán)益與責(zé)任的劃分是十分重要的，并且在工作剛開展時(shí)就要有個(gè)明確的劃分，以便確立責(zé)任人。此外，事業(yè)單位還要構(gòu)建有趣的溝通途徑，從而吸取更多工作人員提出自己的寶貴意見，知曉他們對(duì)工作中的不滿之處，提高他們對(duì)工作的滿意度。根據(jù)他們的處事步調(diào)調(diào)整檔案管理工作的工作制度。

3、遵守制定和執(zhí)行的原則

為了促進(jìn)檔案管理工作能走向體系化，就要在事業(yè)單位檔案管理工作中制定出一個(gè)科學(xué)合理的檔案管理體系。但是如果只是關(guān)注體系建設(shè)，卻忽視落實(shí)計(jì)劃的情況，那么就會(huì)使檔案管理體系變成一個(gè)無用的擺設(shè)。由此可見，在事業(yè)單位檔案管理過程中，執(zhí)行管理體系是重中之重。此外，事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人及檔案管理工作人員必須要時(shí)刻遵守檔案管理體系，并對(duì)該項(xiàng)工作體系的要求要嚴(yán)格執(zhí)行，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，讓他們能夠?qū)ぷ鞅３种艺\。同時(shí)，還要根據(jù)檔案管理體系開展相關(guān)的管理活動(dòng)，不斷優(yōu)化管理體系，從根本上促進(jìn)檔案管理體系的科學(xué)性。

四、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化對(duì)策

1、重視對(duì)檔案管理工作的宣傳

目前，檔案管理工作出現(xiàn)的多種問題都與工作人員對(duì)其不重視有直接關(guān)系，所以，要完善內(nèi)部管理制度，通過對(duì)種渠道宣傳檔案管理工作的重要性。如：利用報(bào)紙、電視、網(wǎng)絡(luò)等普及檔案管理在事業(yè)單位的重要性，使人民群眾能真正認(rèn)可檔案資料的重要。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要在檔案管理上加大資金投入，建立起獨(dú)立的檔案管理部門工作室、檔案存儲(chǔ)室等。

2、規(guī)范事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵就是要完善檔案管理機(jī)制，并遵循規(guī)章制度，建立起科學(xué)的管理體系。目前，我國事業(yè)單位檔案管理水平有了整體的提高，管理手段也有了改進(jìn)和更新，由此也要求我們建立與之相適應(yīng)的管理體系，明確職能，便于統(tǒng)一管理，促使檔案管理工作與事業(yè)單位的考核同步發(fā)展。

3、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

由于檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和素質(zhì)決定著檔案管理的水平和程度，所以作為檔案管理人員要必須要掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和現(xiàn)代化的信息化管理技術(shù)。我們應(yīng)建立起一支專業(yè)水平較高檔案管理人員隊(duì)伍，提升他們的專業(yè)水平。同時(shí)，事業(yè)單位還要在人員上崗前進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)。通過培訓(xùn)可以使員工掌握更先進(jìn)的管理方法，有利于事業(yè)單位檔案管理工作的完善。

4、檔案管理手段更新

信息化日漸普及，已經(jīng)應(yīng)用到越來越多的領(lǐng)域中。檔案管理中對(duì)信息化的應(yīng)用也是必然趨勢(shì)，工作人員利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備將圖片、文字等多項(xiàng)信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)信息，對(duì)其進(jìn)行信息化管理。在信息管理中還要引進(jìn)先進(jìn)的軟件，這樣不僅免去了手動(dòng)管理的繁瑣，也使檔案材料的利用率提高了。

五、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位工作正常開展的保障，是不可忽視的一項(xiàng)內(nèi)容。隨著事業(yè)單位管理制度的完善及推進(jìn)，促使事業(yè)單位的檔案管理工作更具規(guī)范性。檔案管理部門要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高水平的檔案人才，從而推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

（作者單位：吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處）