新時期檔案管理發展趨勢

檔案管理工作既是一種服務性工作，又是一件管理性工作，負責管理各部門的歷史文件，以及各部門人事檔案。檔案管理既是國家文獻系統的一部分，也具有保管個人信息的重要作用。檔案管理一直是采用紙質文本形式進行。隨著時代的發展，信息化管理方法也走進了檔案管理中。信息化檔案管理可以提高工作效率，符合時代發展，因此，隨著新時期的到來，檔案管理也要進行信息化處理，才是發展的需要。

一 檔案管理信息化的必要性

我國傳統的檔案管理都是文本方式，這樣的管理方式具有工作效率低下，查找困難的缺點，并且需要大量的空間來儲存各類文本，如果遇到房屋搬遷，一些檔案容易丟失。

進入新世紀以來，我國大多數辦公都實現了自動化。而檔案管理這個牽涉到單位和個人史料的重要機構，也要與時俱進，實現自動化辦公，利用網絡數字化來進行管理。

檔案管理現代化就是利用網絡空間大，容易儲存大量信息的特點，將檔案的記錄、存儲、整理、加工、查找、交流和傳遞利用計算機技術進行儲存，然后利用計算機的微縮技術加以保存，再利用檢索的方式進行查找，一旦使用者需要文本資料，可以迅速打印出來相關文獻。但母本卻不會因為人為因素丟失而消失。

檔案管理網絡化，一方面提高了管理工作者的工作效率，另一方面方便了使用者的查找，通過云端技術的保存，檔案的保護工作也得到了提高。

傳統的檔案管理需要人工儲存，人工查找，工作人員忙碌不堪，還耽誤使用者的時間，實現信息化管理之后，通過聯網的方式，使用者在異地也能獲取自己的檔案信息，這樣既方便了使用者，更是將管理者從繁重的手工勞動中解放出來。

隨著科技技術的發展，人們的工作都將效率放在第一位，檔案管理信息化就迎合了這個發展要求。

二 檔案管理信息化對管理者的要求

檔案管理是個保密性強的工作，它對管理者的要求除了要保密之外，還需要管理者工作細心縝密。在紙質檔案管理階段，需要管理者能夠記住每一份檔案的位置，在使用時，能夠迅速查找；使用完畢，要即刻放置原位，不能掉以輕心，使檔案丟失。因此，對于檔案管理者而言，工作細致，心思縝密，不急不躁是必要的素質。

檔案管理信息化對管理者的要求除了傳統要求之外，還需要熟悉計算機操作技術。檔案管理信息化對人才的要求有三個方面，第一要掌握檔案管理的基礎知識，能及時了解國內外檔案管理的理論動態；第二，要掌握計算機技術，包括微電子技術、電子計算機技術和電腦軟件的運用技術。除此之外，還要掌握現代通訊技術、辦公自動化技術以及設備維護技術。第三，檔案管理者還要具備外語能力，來滿足對外交流與合作的需要，以及引進國外先進設備的需要。

但從我國目前的檔案管理從業人員的整體素質來看，這樣的人才目前比較少。老一代的員工熟悉紙質文本管理，但對于電子管理還不能稱心應手；新一代雖然有較強的計算機技術，但對于檔案管理的工作不熟悉。這主要是處在新舊時代交替時，時代發展帶來的新問題。

因此，對于檔案管理者來說，無論是新員工還是老員工都要進行學習，來彌補工作中存在的問題。老一代要盡快適應信息化辦公，掌握新技術；新一代要向老一代學習檔案管理的傳統知識，以便利用新知識來進行現代化管理。

因為新時代提出了新要求，因此在培養檔案管理人才方面，各大院校在培養檔案管理人才時，要將傳統知識和現代化技術進行綜合傳播，培養一批具有綜合能力的新式人才。

對于一些檔案管理單位來說，要盡快創造機會讓在職老員工掌握新技術。同時在招納新員工時，要將檔案管理者的工作素質和信息化管理技術作為招工目標進行招聘。這樣才能保證新員工能在短期內進入工作狀態。

傳統的檔案管理工作，重點落在“管理”上面，檔案的制作由文件制作單位完成。但在信息化管理方面，檔案管理者的工作已經將檔案制作和管理連為一體。檔案制作需要管理者自己利用計算機技術進行制作，然后歸納管理。因此，新時期的檔案管理包括了文秘、文件制作和管理三個方面。

信息化管理雖然有很多好處，但也存在一些缺點，像檔案都屬于保密性質。可有時候，木馬、病毒軟件入侵，不是將信息泄露，就是鎖住信息打不開。因此，檔案管理者還要有電腦安全意識，保護自己的信息不受別人侵害，不讓個人檔案泄露，暴露個人隱私。

三 新時期檔案管理的特征

傳統的檔案管理工作，重點在于管理。其實，檔案管理的目的不是保存，而是將歷史資料保管后，為后人所用。傳統的檔案管理在使用上出于被動地位，用戶需要檔案資料，管理者就幫用戶找出來。這樣造成資源浪費嚴重。在實現電子化管理之后，檔案管理在檔案使用上，可以變被動為主動。根據時代的需要，及時將有關檔案提供給網絡平臺，讓需要者通過平臺進行共享，這樣才體現了檔案管理工作的優越性。

信息化管理檔案的另一個特征是將獨立的數字檔案館向數字檔案聯盟發展。過去，檔案管理重在保密，每個單位都有自己的檔案管理。但除了個人檔案具有保密性之外，大多數檔案具有歷史價值，可以被利用。因此，在新時期檔案管理中，可以將具有歷史價值的檔案和不同單位、部門進行數字聯盟化管理，做到互相提供資料，這樣不僅發揮了檔案價值，也方便了用戶查找。

網絡化的最大特點就是資源共享，作為保存資源信息的檔案管理也要在網絡背景下發揮自己的專長。

（作者單位：新疆阿勒泰畜牧獸醫職業學校）