試論信息時代高職院校檔案管理的新途徑

（內蒙古錫林郭勒職業學院，內蒙古 錫林浩特 026000）

[摘 要] 檔案管理工作是高職院校工作的重要組成部分。隨著信息技術的快速發展，高職院校的檔案管理工作從傳統管理模式轉向現代化、信息化管理模式已是大勢所趨。如何在信息時代開辟高職院校檔案管理的新途徑，成為越來越多檔案管理工作者關注的問題。圍繞著信息時代的高職院校檔案管理這一中心論點，先淺析了高職院校傳統檔案管理中存在的問題，并從三個方面詳細闡述了信息時代高職院校檔案管理的新途徑。

[關 鍵 詞] 高職院校；檔案管理；信息時代；新途徑

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）30-0162-01

筆者發現，在高職院校傳統檔案管理工作中，存在著檔案管理方式老舊、檔案管理人員水平參差不齊、檔案沒有得到有效利用等一系列問題。而當前信息技術在高職院校檔案管理中的地位越來越重要，應用越來越廣泛，檔案管理逐步實現從傳統管理模式向現代化、信息化管理模式的跨越式變革。在高職院校檔案管理中利用信息技術，既是適應時代進步，又是服務社會發展。在此背景下，筆者結合高職院校檔案管理的實際情況，并查閱相關文獻資料，就高職院校傳統檔案管理中存在的問題進行分析探討，提出了相應的觀點和信息時代下高職院校檔案管理的新途徑，以期提高檔案管理效率，真正實現高職院校檔案現代化、信息化管理。

一、高職院校傳統檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作方式老舊

當前，電腦辦公設備在高職院校工作中普及，很多院校的檔案管理部門也都配備了電腦辦公設備。但是在檔案管理工作中，大多時候只是使用電腦錄入檔案目標，或者只是使用電子表格對相關檔案資料進行管理。在部分高職院校的檔案管理工作中，依然是采用人工編錄歸納整理檔案。這種落后、低效的工作方式，不僅容易出現失誤，而且也不便于檔案的管理使用。

（二）檔案管理人員水平有待提高

高職院校檔案管理中普遍存在檔案管理人員的工作水平不足的情況。在院校的檔案管理人員中，檔案專業畢業的人員較少，缺乏專業素質，缺少定期的工作培訓和其他相關技能的培訓。很多高職院校為了留住人才，安排他們的家屬到學校的檔案管理部門工作，這些人員沒有檔案管理的基本技能，對檔案管理工作的重要性缺乏正確的認識，往往經過簡單的培訓就上崗，檔案管理部門的整體水平難以提高。

（三）檔案沒有得到有效利用

高職院校的檔案管理，注重檔案的收集和保管，忽視對檔案資源的充分開發和利用。與此同時，很多高職院校的檔案管理缺乏整體規劃，往往是院校中的不同部門各自管理，采用各種各樣的檔案管理制度，比如檔案的材料格式、檔案的紙張大小等，然后各個部門使用各自的檔案信息，缺乏有效的合作共享，檔案無法得到有效的利用。

二、信息時代高職院校檔案管理新途徑

（一）開展新型檔案管理工作模式

傳統的檔案管理方式，對硬件設備和信息技術的要求不高，但是不可避免地存在低效落后的狀況。在信息技術普及發展的當下，高職院校應當摒棄傳統的檔案管理方式，開展新型的檔案管理工作模式。例如，高職院校可以結合自身校情，加大對檔案管理部門的資金投入，給檔案管理部門配備必需的硬件設備，如電腦、掃描儀等，以及必要的檔案管理辦公軟件，為檔案管理工作的順利開展提供必要的前提保障。高職院校可以與軟件公司合作，或者與本校計算機、軟件院系的師生合作，開發適合本校特點的檔案管理軟件。利用新型硬件辦公設備和信息技術，開展信息檔案管理工作。

（二）提高檔案管理人員的綜合水平

檔案管理人員水平的高低，直接影響院校檔案管理的工作質量。高職院校不僅需要加大對設備的投入力度，還需要加強對檔案管理人員的培訓力度，強化檔案管理人員的信息化檔案管理意識，提高檔案管理人員的綜合水平。例如，高職院校可以給檔案管理人員提供專業的檔案管理信息化技能培訓和與檔案管理相關的知識技能培訓，比如，邀請檔案管理界的先進工作人員開展檔案管理心得交流，或者讓檔案管理人員參加外出培訓、遠程培訓等。同時，高職院校還可以積極引進高水平的檔案管理工作者，在招聘考試政策中向相關專業的畢業生傾斜，給檔案管理隊伍注入新鮮血液，提高檔案管理隊伍的水平，優化檔案管理人員結構。

（三）整合平臺充分利用檔案資源

如果把一個院校看做是一個大系統的話，那么院校中的每個部門就是大系統的各個小系統，每個小系統需要相互配合、相互合作，才能保證大系統的正常快速運行，這對檔案管理來說亦是如此。高職院校應當做好檔案整合工作，促使各個部門的檔案管理工作統一開展、檔案資源共享。例如，高職院校可以制定明確的檔案管理規范，要求院校各部門統一檔案管理方式。另外，高職院校還要構建檔案管理平臺，建立專門的檔案管理系統，把各個部門的檔案信息進行匯總統一管理，開發檔案資源，為各部門及時便利地獲取檔案資源提供保障。

綜上所述，高職院校檔案管理應當順應信息時代的發展，開展新型檔案管理工作模式，提高檔案管理人員的綜合水平，構建檔案管理平臺，充分利用檔案資源。通過多種舉措，探索檔案管理新途徑。

參考文獻：

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