淺談高校教學(xué)檔案管理工作存在問題及對(duì)策

摘 要：隨著我國(guó)高校教學(xué)改革的不斷深化，我國(guó)高校對(duì)教學(xué)檔案工作的發(fā)展越來越重視了，同時(shí)教學(xué)檔案是高校教學(xué)管理工作中的一個(gè)重要組成部分。但是目前高校教學(xué)檔案管理工作依然存在一些問題亟需解決。本文主要分析高校教學(xué)檔案管理工作存在問題，并針對(duì)這些問題提出了相關(guān)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案管理；問題；對(duì)策

高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的、按照一定的歸檔制度集中保管的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料的總和。它映了教學(xué)管理工作的整個(gè)過程，是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志。教學(xué)檔案理原應(yīng)是高校檔案中收集最為齊全、管理最為完善的門類，但是根據(jù)目前教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來看，高校教學(xué)檔案管理工作還存在不少棘手的問題。因此，如何有效地對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行管理，是值得教育工作者探索研究的課題。

一、高校教學(xué)檔案管理工作存在問題

（一）教學(xué)檔案的管理手段落后

目前我國(guó)高校教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，在教學(xué)評(píng)估過程中，教學(xué)檔案材料作為重要的評(píng)估材料，是衡量高校教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志；第二，在日常教學(xué)管理工作中，可以通過查詢教學(xué)檔案、利用教學(xué)檔案進(jìn)行深化教學(xué)內(nèi)容、改革教學(xué)方法和手段。但是目前我國(guó)的教學(xué)檔案管理還是沿用之前舊的方式，比如：通過手工操作，以紙張、案卷為載體進(jìn)行收集、歸檔、檢索等，教學(xué)檔案數(shù)字化水平很低，難以充分實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的應(yīng)有價(jià)值。

（二）管理人員整體素質(zhì)水平不高

最近幾年，由于各大高校都在擴(kuò)招，所以高校的教學(xué)管理任務(wù)更加繁瑣，出現(xiàn)了教學(xué)管理人員數(shù)量沒有增加而教學(xué)管理工作量卻大大增加的現(xiàn)象。大多數(shù)的高校沒有設(shè)立專門的教學(xué)檔案管理人員，一般都是讓教師兼職，教師平時(shí)還要給學(xué)生上課，根本就顧不上教學(xué)檔案的管理。除此之外，還有的高校則是把一些在其他部門競(jìng)聘下來的人員安排到檔案館或者負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作。以上兩種情況都造成了教學(xué)檔案管理人員數(shù)量較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，整體素質(zhì)水平不高。

（三）重視程度不夠，檔案意識(shí)淺薄

由于大多數(shù)人對(duì)檔案管理工作存在一定的偏差，認(rèn)為檔案管理工作不過是對(duì)資料的收集、整理以及保管而已，根本沒有技術(shù)含量。由此，隨著高等教育的不斷發(fā)展，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不夠，檔案意識(shí)淺薄，不會(huì)下工夫去抓教學(xué)檔案管理工作，而且也沒有在政策上、經(jīng)費(fèi)上給予支持保障，再加上檔案管理制度的不健全，致使檔案管理人員對(duì)工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致他們對(duì)工作缺少積極性、主動(dòng)性，工作也很難見到成效。

二、教學(xué)檔案管理工作存在問題的解決對(duì)策

（一）增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視程度，強(qiáng)化檔案意識(shí)

首先，學(xué)校要站在人才培養(yǎng)的高度以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度綜合考慮這個(gè)問題，不斷增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的了解與認(rèn)識(shí)，進(jìn)而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案工作的重視，無論是在人力、物力還是財(cái)力等方面高校都應(yīng)該予以大力支持，將教學(xué)檔案工作列入學(xué)校重要工作議事日程。其次，要宣傳引導(dǎo)教師和相關(guān)教學(xué)檔案工作管理人員重視教學(xué)檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中所體現(xiàn)出的重要作用，把檔案的保管和收藏轉(zhuǎn)變成為檔案的開發(fā)和利用。最后，還要加強(qiáng)檔案信息的雙向溝通和交流，不定期的與相關(guān)部門聯(lián)系，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)交流，然后發(fā)現(xiàn)自身不足，并不斷進(jìn)行完善，讓教學(xué)檔案完全發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

（二）提升管理人員的素質(zhì)水平

首先，要提高教學(xué)檔案管理人員的思想素質(zhì)。作為教學(xué)檔案管理人員一定要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和敬業(yè)精神，特別是在為高校領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)管理決策，幫助領(lǐng)導(dǎo)制定教學(xué)管理措施，制定每學(xué)年度的教學(xué)計(jì)劃等方面，如果檔案管理人員沒有基本的思想素質(zhì)，就會(huì)給整個(gè)學(xué)校帶來無法彌補(bǔ)的損失。其次，教學(xué)檔案管理人員還必須具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力。教學(xué)檔案管理人員大都是從半路上進(jìn)行，沒有專業(yè)的素質(zhì)。這就要求相關(guān)部門做好他們的再教育工作，比如通過進(jìn)修、脫產(chǎn)上研究生班，也可以通過自學(xué)來不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（三）不斷健全教學(xué)檔案的管理制度，落實(shí)配套設(shè)施

教學(xué)檔案具有時(shí)間性、多樣性、專業(yè)性、成套性等特點(diǎn)，教學(xué)檔案的管理需要一個(gè)嚴(yán)格的制度來作為保障，學(xué)校應(yīng)該不斷健全教學(xué)檔案的管理制度，這是做好檔案工作的基礎(chǔ)與保證。首先，學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)要制定出具有前瞻性的管理制度，并且健全符合學(xué)校自身特色的制度作為保障；其次，學(xué)校要為教學(xué)檔案的管理爭(zhēng)取相應(yīng)的資金作為支持和鼓勵(lì)，這些資金可以用于引進(jìn)齊全的配套設(shè)施，如更換管理設(shè)備和改善檔案的存放環(huán)境以及設(shè)置專用庫房、借閱室等等；最后，使用現(xiàn)代化的管理手段可以有效提高檔案的收集、整理以及利用等工作的質(zhì)量，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，必然將成為檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)。

（四）加強(qiáng)教學(xué)檔案的統(tǒng)一管理，進(jìn)行管理創(chuàng)新

加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的統(tǒng)一性和完整性，保持教學(xué)檔案的內(nèi)在聯(lián)系和統(tǒng)一管理。各種教學(xué)檔案都要及時(shí)地進(jìn)行歸類整理，在各部門教學(xué)檔案進(jìn)行積累之后要及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門移交儲(chǔ)備。移交工作需要具有專業(yè)知識(shí)且非常熟悉教學(xué)業(yè)務(wù)范圍的檔案管理人員，針對(duì)不同的檔案類別進(jìn)行不同的管理。另一方面，現(xiàn)今邁入信息化社會(huì)，教學(xué)檔案也向信息化轉(zhuǎn)變，通過不同的載體，通過現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)連接各個(gè)部門將教學(xué)檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，使得檔案資源可以更加系統(tǒng)、完整、現(xiàn)代，可以最大程度地發(fā)揮學(xué)校各個(gè)部門的優(yōu)勢(shì)，使得學(xué)校建設(shè)更加成熟。

三、結(jié)束語

總而言之，教學(xué)檔案在高校檔案事業(yè)發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，在一定程度上影響著高校教學(xué)水平評(píng)估的結(jié)果，是衡量學(xué)校辦學(xué)水平的重要標(biāo)桿。因此，高校應(yīng)該提高教學(xué)檔案管理人員對(duì)檔案的重視，加強(qiáng)教學(xué)檔案的統(tǒng)一管理，最終推動(dòng)教學(xué)檔案在教學(xué)發(fā)展、提高教學(xué)質(zhì)量等方面發(fā)揮更大作用。

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