人事檔案管理優化配置的實踐探索

摘 要：人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件資料，是我們每個人歷史信息的載體。不管是在學習階段還是在工作階段，人事檔案都跟隨著我們，然而我國大部分人們并沒有全面地認識到人事檔案的功能和作用。而且針對于我國的人事檔案管理，也存在著許多問題。本文就對我國人事檔案在管理過程中的問題進行探討，并提出相應的優化配置的方法，提高我國人事檔案管理的效率。

關鍵詞：人事檔案；優化配置；問題；措施

人事檔案記錄著我們每個人的個人信息，是一個人真實的歷史反映，起著憑證、依據和參考的作用，無論是個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具各種證明還是求學、求職都需要使用人事檔案。特別是進入事業單位或者是考取公務員，人事檔案都顯得非常重要。顯然人事檔案的管理也不容忽視，因此我們就要針對這些問題來提出相應的優化配置的方法，提高我國人事檔案管理的效率和質量。

一、人事檔案管理優化配置存在的問題

（一）人才服務機構對于人事檔案的管理效率不高。隨著我國大學生數量的增多，就業的靈活性程度的提高，人事檔案的數量也越來越多的進入各級人才機構，例如各省、市、區人才交流中心，高新人才市場等等，這些機構在管理操作人事檔案時缺乏相同的標準和方法，使得人事檔案的管理比較混亂，無法有效整體地提高人事檔案管理的效率。

（二）事業單位對于檔案管理的重視程度不高，缺乏相應的監督。在我國大部分的事業單位中，人事檔案是交由人事部門或者是組織部門來進行管理。應當設立專門的管理機構，做到檔案查閱室、檔案管理人員辦公室、檔案庫房、計算機室四室分開，而大部分的事業單位對人事檔案管理的重視程度還不夠高，沒有做到四室分開，甚至沒有專門的檔案管理人員，只是兼職，由此可見檔案管理也不可能得到相應嚴格的監督，致使工作出現漏洞，造成涂改或假檔。

（三）缺乏相應的法律支持以及規章制度的支持。人事檔案在管理的過程中缺乏相應的法律支持好規章制度的支持。在檔案管理方面的法律，目前我國只有《保密法》和《檔案法》的支持，并沒有制定專門針對于人事檔案管理的專業法律，也正是這樣的原因使得我國人事檔案管理工作效率低下，管理質量得不到保障。

（四）檔案管理人員的專業素質不高。雖說人事檔案會有專人來進行管理，但在我國，人事檔案管理人員的專業素質并不高，檔案管理人員隊伍也存在著不穩定的因素。我國《干部檔案工作條例》中明文規定“每管理一千個人的檔案需配備一名檔案管理專職干部”，然而在實際的工作中，大部分事業單位是實現不了這個規定，一人管理數千個人人事檔案是常見的事情，這樣不僅會導致檔案管理人員的工作壓力大，也無法確保檔案管理人員的管理質量。而且部分檔案管理人員并非是科班出身的，他們的專業素質并不是很高，這樣也不利于提高檔案管理的工作質量。

（五）檔案管理的數字化程度不高。干部檔案數字化是指采用掃描儀等設備對干部人事檔案進行數字化加工，將其轉化為可存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。隨著我國信息科技的發展，實現信息化管理可以有效地提高檔案管理的效率，但是我國人事檔案管理的信息化程度并沒有隨著時代發展的腳步而得到發展，目前我國大部分地區的人事檔案管理的信息化程度并不高。

二、人事檔案管理優化配置的措施

（一）建立專業的人事檔案管理機構，完善檔案管理方法。之所以會衍生出這么多的人才機構，主要是因為我國還沒有建立專門的人事檔案管理機構，才會使得人們將自己的檔案掛鉤在人才市場上。針對于這個問題，我國應該積極地建立專業的人事檔案管理部門，并且制定統一標準的檔案管理方法，提高我國檔案管理的規范和標準，進而更好地提高我國人事檔案管理的工作質量，實現人事檔案管理的優化配置。

（二）提高對人事檔案管理的重視程度。為了更好地管理和利用人事檔案，各級組織、人事部門應該高度重視人事檔案管理部門，加強干部檔案工作隊伍建設，選調政治上可靠、作風正派、責任心強的黨員從事干部檔案管理工作，完善相應的管理制度和監督制度，提高對人事檔案的管理和監督。改善辦公環境，堅決執行干部人事檔案管理的要求，杜絕造假，為選人用人提供重要依據。

（三）加強法律法規對于人事檔案管理的支持和幫助。為了更好地保護好檔案中的個人信息，制定相應的法律法規，嚴格執行檔案管理中的各種規章制度，針對檔案的管理和查借閱，保護好人們的合法權益。為了更好地提高法律法規對于我國人事檔案的支持，在制定相應檔案保護的法律法規的時候，我國可以借鑒一些發達國家的做法，并結合自身的國情來進行更改和完善，使得所制定的法律法規更加地合理。

（四）對人事檔案管理人員開展業務培訓。干部檔案工作人員在干部檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任，除了對干部自身的要求還要提高檔案管理人員的專業素質，必須要做好三個工作，首先是要減輕檔案管理人員的工作量，盡量實現一個人管理一千份檔案；其次是要對檔案管理人員進行專業培訓；最后提高檔案管理人員的待遇。這樣才能確保檔案管理人員的工作穩定性、專業性，才能有效地提高人事檔案的管理效率，才能實現檔案管理的優化配置。

（五）加快人事檔案的數字化建設。人事制度改革給傳統的人事檔案管理帶來了巨大的挑戰，同時也為人事檔案管理改革提供了良好的契機。為了更好地適應我國人事制度改革與人事檔案管理匹配，解決人事檔案手工管理中存在的諸多問題，應增強檔案管理數字化意識，提高人事檔案管理在查閱、借閱、轉遞過程中的質量和水平，就要加快人事檔案數字化步伐，大力推進人事檔案管理信息化建設，使人事檔案更好地服務于當前社會的需要，充分發揮人事檔案的重要作用。

無論是古代封建社會還是現在的信息化時代的社會，人事檔案一直是關乎個人前途的重要資料，長期以來倍受人們的重視，但在現階段，隨著各級人才市場的席卷，我國人事檔案的功能在逐漸弱化，人們對于檔案的重視程度也越來越低。針對人事檔案管理過程中的這些問題，各單位應該積極地進行解決，提高檔案管理的效率，充分發揮服務社會的功能，進而實現檔案管理的改革和優化配置，提高檔案管理的質量。

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