高職院校立卷部門檔案工作考核辦法的制定

摘 要：通過對高職院校立卷部門檔案工作的重要性和存在的問題的分析，探討高職院校立卷部門檔案工作考核辦法制定的依據、原則、內容、實施與保障，為高職院校的檔案工作的規范與發展提供保證。

關鍵詞：高職院校；立卷部門；檔案工作；考核辦法

一、制定考核辦法的依據

高職院校的檔案工作管理與考核的法律依據包含以下五個層面：第一，我國現行法律法規：《中國人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、中國人民共和國教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》、國家檔案局第8號令《中華人民共和國檔案法實施辦法》等。第二，國家教育部制定并頒布的《高等學校檔案工作規范》、《高等學校檔案分類法》等。第三，檔案專業領域的各項行業標準：《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2010）、《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）等。第四，地方行政法規和規章：《四川省檔案法實施辦法》和《四川省高等學校檔案管理辦法》等。第五，各高職院校制定的適合于本學院的檔案管理辦法。比如，筆者所在學院則制定了成都農業科技職業學院《檔案管理辦法》（附：檔案工作職責、檔案資料查閱利用管理辦法、檔案立卷整理規范、檔案歸檔范圍及保管期限、檔案利用登記表）和《立卷部門檔案工作考核辦法》（附：考核細則及評分表）。

二、制定考核辦法的原則

（一）檔案工作、學院特色和部門工作三結合。高職院校制定考核辦法，應當將檔案工作的要求與高職院校的辦學特色和實際情況相結合，把學校整體檔案工作納入體系之中，既要有宏觀的，也要有微觀的；既要有理論層面的，也要有實踐操作層面的；既要有體現高校檔案工作共性的，也要有體現高校各自檔案工作特色的，盡量做到齊、全、準、廣與合理。[1]同時，還應當將立卷部門的工作目標與特點結合起來，制定出既符合檔案工作規范，又與學院特色和發展規劃保持一致，還能與立卷部門工作目標同步的考核辦法，三力合一全面開展和推進檔案工作。比如，筆者所在學院檔案室在制定考核辦法時，充分調研檔案工作的要求、學院發展規劃、各立卷部門的工作職責和工作計劃與目標，同時參照高職高專人才培養工作水平評估支持材料相關要求，在各方需求中找共性，力求全而準，齊而精。

（二）規范性與實用性相結合。高職院校兼職檔案員的專業背景情況并不盡人意，據調查幾乎所有兼職檔案員都不具有檔案專業背景，85.48%的兼職檔案員沒有檔案專業職稱，具有助理館員或者館員職稱的兼職檔案員僅占14.52%。[2]即使他們通過參加檔案業務培訓掌握了一定的檔案知識，也難以達到專業檔案員的管理水平。所以，高職院校制定考核辦法時，除了通過制度體系建設和培訓宣傳，保證檔案工作的規范性外，還應當注重實用性，將檔案工作的方針、政策列入考核范圍，也將檔案管理實務工作中的原則、原理和方法列為重要考核指標。既有宏觀要求又有量化標準、既有具體要求又有方法措施，執行時易理解，考核時好操作。[3]

（三）考核與激勵相結合。立卷部門作為學院檔案管理工作的基層單位，其檔案工作應當接受檔案室的指導和考核，保證檔案工作的順利進行。同時，由于立卷部門的主管領導和兼職檔案員身處基層，對部門情況最為熟悉，對各項檔案材料最為清楚。他們的崗位優勢使他們最先接觸第一手材料，能夠保證文件材料齊全、完整，合理科學分類，通過對材料鑒別，更能判別文件材料的保存價值，劃分保管期限更為精準。[4]他們在檔案工作基層戰線上，最能發現工作中的問題，也最能提供解決妙方。制定考核辦法時，如能在保證考核的前提下，適度加入激勵因素，將能很好地激發立卷部門檔案工作人員的積極能動性，為檔案工作的完善和改進貢獻智慧。

三、考核辦法的主要內容

（一）考核對象。考核辦法中的考核對象分為各立卷部門（主管領導）和兼職檔案員。同時，將兼職檔案員的考核與其主管領導的考核掛鉤，將兼職檔案員和主管領導的考核同該立卷部門工作考核掛鉤。這樣的考核對象分層立體呈現了部門工作與個人工作的聯系，利于形成檔案工作的良好機制。

（二）考核內容。對于立卷部門（主管領導）的檔案工作的考核指標體系中，一級指標主要包括組織管理（二級指標主要包含組織結構和崗位職責）、制度建設（二級指標主要包含“三納入”制度、收發文登記制度、預立卷制度和保密制度）、立卷歸檔（二級指標主要包含歸檔時間和歸檔質量）和設備設施配備三個方面的內容。

對兼職檔案員的考核指標的設計更側重于實務。一級指標主要包括文件收集（二級指標主要包含執行收發文登記制度和收集文件材料及聲像資料）、預立卷工作（二級指標主要包含處理歸檔文件材料和剔除不歸檔文件）、案卷質量（二級指標主要包含文件材料原始、齊全、規范、有序等）、案卷歸檔（二級指標主要包含按時歸檔、手續完備、錄入準確等）、以及職業素養（二級指標主要包含遵守保密制度和提出檔案管理的合理化建議并被采納）。

四、考核辦法的實施與保障

目標考核與專項考核相結合：將檔案工作納入學院整體目標考核之中，同時與檔案工作專項考核相結合。

自評與審評相結合：采取各立卷部門年度自查自評與檔案工作小組審評相結合。對于兼職檔案員的考核，還可以根據情況組織兼職檔案員業務互檢，豐富考評形式，加強業務學習和交流。

獎勵與懲罰相結合：對于檔案工作成績突出的部門予以表彰，對優秀的兼職檔案員給予表彰和獎勵。對不合格者提出告誡，限期改進，甚至解除其兼職檔案員資格。

簡報公告制度：檔案室定期統計各立卷部門的檔案工作情況，制作《檔案工作簡報》向學院領導和各部門公告檔案工作情況。

業務聯系制度：檔案室設立專門工作人員開展檔案業務聯絡工作，通過QQ群和OA系統建立檔案業務聯絡網，進行信息推送、動態播報、業務指導和工作監察，在檔案工作人員的互動中，共同分享經驗與收獲，齊心協力解決工作中的問題，實現學院和各部門的檔案工作共進雙贏。

參考文獻：

[1]楊杰.高校歸檔單位檔案工作考核體系建設探索[J].攀枝花學院學報，2011（2）.

[2]張超.高職高專院校兼職檔案員隊伍建設現狀及對策研究—以安徽地區高職高專院校為例[J].價值工程，2013（30）.

[3]張曉嫻.高校檔案管理考核體系改革的實踐與探索—以昆明醫科大學為例[J].城建檔案，2014（12）.

[4]劉小海.高校二級教學單位兼職檔案員績效考核構建思考初探[J].吉林省教育學院學報，2011（3）.

基金項目：本論文系成都農業科技職業學院2015年度院級課題“學院檔案資料管理與電子化研究”階段性成果。