淺談新時期如何做好文書檔案管理工作

摘 要：在新時期下，各行各業均會涉及到文書檔案管理工作。在互聯網普及以后，文書檔案管理的工作效率大大提高，即便如此，仍有部分單位在文書管理方面體現出了某些不足之處。本文現就新時期下文書檔案管理工作的不足及其解決對策展開分析，以供廣大文書檔案管理人員參考。

關鍵詞：文書檔案；管理；新時期

所謂新時期，是指互聯網盛行的時期。在當下，互聯網已漸漸滲透到各項工作中。幾乎每一項工作都會應用到互聯網技術。互聯網技術在學校的教學中產生了重大影響。以學校文書檔案管理為例，過去，一直采用傳統人力管理的方式管理文書檔案，工作效率低，管理質量差，文書檔案出現內容含混不清、文不對題的現象極為頻繁，而且大量的文書檔案被遺失，同時文書檔案的查閱也極其繁瑣，給日常工作造成諸多不便。采用信息化工程系統后，此類現象逐漸減少，但在具體實施過程中，仍暴露出了文書檔案管理漏洞。

1 新時期文書檔案管理工作的不足

1.1 文書檔案管理人員綜合素質有待提高

文書檔案管理人員是管理文書檔案的主體，其工作職責是管理文書檔案，將文書檔案分門別類，有序碼放，做到不損壞，不遺失。可據調查情況來看，仍有部分單位視文書管理為清閑工作，認為文書管理對學校的教育發展而言微不足道，甚至有人還認為，任何人都可參與文書管理，無需另請專業人士，這樣還可減少本單位的額外支出。抱有此想法的學校，主要是因為對文書管理的重要意義不夠了解，導致對文書檔案管理人員的綜合素質要求偏低。如此陳腐落后的思想，與新時期的文書管理認知相去甚遠，導致文書檔案管理在新時期下未充分體現出智能化以及快捷化優勢。

1.2 新時期文書檔案管理的管理方式過于傳統

互聯網的普及本應帶給人們更多的便利，比如在文書檔案管理方面，無需再沿用傳統管理方式，依賴人力來完成檢索工作。在信息工程的幫助下，任何文書檔案只要輸入網絡系統，均可實現即時檢索，既快捷，又減少勞動量。但部分學校及單位仍保持傳統思想，一直采用傳統管理方式，不愿將資金投入到信息工程中，加上不具備先進管理人才，導致該單位的文書管理工作效率大大降低，文書檔案無法得到充分利用，文書檔案的價值無法及時有效地體現。

1.3 缺乏整體性規劃

據調查，雖然部分學校已逐漸涉足互聯網領域，文書檔案管理工作也在互聯網的幫助下慢慢展開，電子存檔系統已初見端倪，但在具體的運營過程中，還是暴露出了一些不足之處，總的說來，問題集中體現在整體管理規劃欠妥。任何事情要開展前，首先需要確立規劃方案，規劃方案涉及到學校未來的發展，在規劃方案制定過程中，要充分考慮到文書管理工作中可能出現的問題，并擬定好相應的應對措施。當下的文書管理規劃出現一系列問題，導致在具體管理過程中，文書檔案出現歸類不當，系統檢索信息與文件的實際擺放位置不一致，如此一來給文件檔案查閱帶來了諸多不便。

2 新時期做好文書檔案管理工作的實施辦法

2.1 提升新時期文書檔案管理人員的綜合素質

文書檔案管理人員綜合素質的提高，對文書檔案管理工作的開展百利而無一害。不但大大提高工作效率，而且還可避免工作差錯。文書檔案管理人員的綜合素質主要包括專業技能、人文素質、職業操守等。

在專業技能方面，作為相關學校，應聘請優秀的管理人員來管理文書檔案，以體現文書檔案對企業發展的重要意義。另外，還可以在學校內部培養文書檔案管理人員，比如可以通過培訓的形式，提升文書檔案管理人員的管理水平。同時建立專業技能考核機制，尤其針對文書檔案管理人員的信息技術操作水平進行考核，考核標準是電子文檔歸類齊全，檢索快速，操作效率，省時省力。此外，在學校內部實行獎勵制度，亦可調動文書管理人員的工作積極性，文書檔案管理人員在此激勵下，會自覺提升自己的專業技能，更好地為學校的發展貢獻力量。

在人文素質方面，一位文書檔案管理人員的人文素質高低與學校教育水平息息相關。它代表了一個學校的精神內涵。文書檔案管理工作是一項需要投入大量的耐力與熱情才可完成的工作，因此對管理人員人文素質的要求較高。一個人文素質低下的文書檔案管理人員，難以勝任繁瑣的管理工作。人文素質可以說主要來源于先天性，加上后天環境的培養，人文氣質也可以很快培養起來。

在職業操守方面，這一點尤為重要。職業操守往淺了說，它關乎到法律法規；往深了說，它涉及到一個人的道德情操。就拿文書檔案管理工作來說，它所承擔的職責是管理學校的文書與檔案，而文書與檔案又涉及到學校的某些重要性文件，一旦遺失，或因個人原因泄漏，極有可能給學校造成巨大的損失，同時也會對學校的社會形象造成影響。因此，作為文書檔案管理人員，首選應做到嚴于律己，遵紀守法，嚴格遵守檔案規章制度，按照管理工作流程執行工作職能，不得有半點徇私枉法的念頭或行為。在工作中，要加強自身的責任意識，要充分認識到文書檔案管理對學校教育發展的重要性，工作細心，規范操作，尤其在新時期，互聯網普及的時代，需要充分利用互聯網技術，將文檔內不用的資料進行及時清理，以便騰出空間，放入其他重要內容。針對同一性質的文件要統計管理，不同性質的文件要做到分門別類，有效區分。在進行文檔整理過程中，若發現文書案件的標題含糊不清，應立即查漏補缺，通過加工處理，還原該文件的本來面貌。互聯網的應用提高了文書檔案管理的效率，同時也對文書檔案管理提出了更高的要求，尤其在檢索方面，不允許出現內容含混不清、文不對題以及系統無法識別的問題。

2.2 實行全過程、全方位、全系統化及全流程化的文書檔案管理

文書檔案管理方案必須建立在系統化的基礎之上，并以全方位的形式實現全過程進行監管。文書管理人員雖然具備了一定的管理水平，同時具備良好的職業操守，但對文書檔案管理的監管工作也不容忽視，它可起到監督文書管理人員工作職能的作用，避免任何不當行為的產生；另外，通過文書檔案管理的監管工作，可促進文書檔案管理人員的綜合素質的提高。在歸檔過程中，需要對歸檔的內容統一符號和方式，比如書寫格式，文件輸入系統的行距、頁碼、字體、顏色等。對文書管理人員也應實行全員式管理，每一位管理人員的工作內容及其性質均要記錄檔案，并錄入系統，如此可保障文書檔案的安全性。實行統一管理方式的目的是確保文書檔案的機密性，以避免學校保密性文件信息出現泄漏，繼而對學校的利益造成損害。總而言之，實行全過程、全方位、全系統化及全流程化的文書檔案管理，可有效避免文書檔案的管理風險。

3 結束語

文書檔案包含在教學過程中產生的一切內容，它即可為學校教育的發展提供指導作用，亦可為學校提供查閱歷史資料的憑據。文書檔案管理對管理人員的要求頗高，尤其在新時期下，不但要求管理人員熟練掌握互聯網技術，游刃有余地開展日常管理工作，另外還要求管理人員具有良好的道德情操，在管理工作中，規范操作，嚴格遵守法律法規以及學校相關規章制度，嚴禁行使超出職能范圍的權利，工作必須認真負責，要充分意識到文書檔案對學校教育的發展的重要性，以便更好地為學校的發展提供保障。

參考文獻

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作者簡介

閻舞（1976-），女，山東淄博，山東省青島第六十六中學辦公室文書，助理館員。