我國檔案行政管理體制的思考

何宇

摘 要：系統地闡述了檔案行政管理體制的改革動因與作用，以及政府行政管理體制和檔案行政管理的改革和發展方向。認為我國檔案行政管理體制改革受到檔案行政系統內外因素的交互作用，檔案行政管理體制改革的動因源于社會經濟、政治、科學技術發展的客觀需要和檔案行政系統內部不斷自我調整和改造的需要，它的改革與發展受行政和檔案雙重理論影響。

關鍵詞：檔案行政；管理體制；行政管理；體制改革

檔案行政管理體制是我國檔案行政機構的設立、行政職權的劃分及其運行等各種相關制度的總稱。作為國家行政管理體制的重要組成部分，它的發展變化同國家行政管理的改革話動有著非常密切的關系在實際工作中，作為一種專業行政管理體制，人們在研究其發展變化時往往從檔案專業行政管理角度來考慮，而忽略了從公共管理學、管理科學等角度來研究。以此為切入點，結合運用公共管理學、管理科學和檔案學等學科的基本原理，從另一角度，對我國檔案行政管理體制的改革與發展作較為個面的研究

1 檔案行政管理體制改革的動因與作用

1.1 檔案行政管理體制改革的內部動因

1.1.1發揮檔案行政管理功能的需要

檔案行政管理功能是有關組織制度系統及其載體對其“環境”客體發揮作用的能力。檔案行政管理能否具有良好的運行機制，其中關鍵性的因素就是其行政管理體制本身是否具備優良的功能。優良的檔案行政管理體制，必須具有同其作用環境相協調的基本特征。隨著社會的發展，政府檔案管理事務的范圍不斷擴大，自然要相應改革檔案行政機構和檔案行政機制，使檔案行政功能得以順利發揮。

1.1.2對檔案行政權力進行監控的需要

檔案行政權力的監督主要包括檔案行政機關對本機關各職能部門、所屬單位及其工作人員的監督，對同級檔案館的行政工作的監督，對下級人民政府檔案行政部門的監督，對同級負有監督任務的專業主管部門檔案機構行使檔案行政權力的監督。檔案行政管理體制需要有完整的檔案行政權力監督功能，使其在檔案行政管理運行過程中能有效實施各種不同形式的監督，并能隨著監督對象的發展而不斷完善

1.2 檔案行政管理體制改革的外部動因

1.2.1經濟原因

經濟基礎決定上層建筑，隨著經濟基礎的發展變化，作為上層建筑要素之一的檔案行政管理系統也要發生相應變化，以調整和完善與經濟基礎之間的關系，更好地服務于經濟基礎。

1.2.2科技原因

科技的發展促使政府檔案行政管理日趨專業化、技術化和職業化，這便要求檔案行政管理人員具有較高的素質，通過檔案行政管理領域進行變革和創新

1.3 檔案行政管理體制改革的作用

1.3.1規范作用

檔案行政管理體制改革的基本作用之一，就是起到進一步規范化科學的檔案行政管理體制，是對有關檔案行政機構及其行政人員的行政職責明確而合理的劃分為特征的。所以，檔案行政管理體制進行改革的作用首先起到規范和制約各級各類檔案行政機構的職權和義務。

1.3.2促進作用

科學的檔案行政管理體制，具有促進國家檔案事業發展的作用能力。在科學的檔案行政管理體制的促進下，可以實現各級各類檔案行政機構的合理配置，并保證它們能夠運轉靈便、富有效率。不夠科學的檔案行政管理體制，只能給整個國家檔案事業的順利發展帶來障礙，

其運作的結果只能是檔案行政機構職責不明、運轉失靈、機構膨脹、缺乏效率、人浮于事

1.3.3保證作用

科學的檔案行政管理體制，具有保證各級各類檔案行政機構順利實現各自組宗旨的能力。不同級別、不同類型的檔案行政機構都有法定的職能，這此職能的科學實現，必須有一種相應的組織制度機制作為保證。科學的檔案行政管理體制，是我們有效地實現國家宏觀與微觀的檔案行政職能的必要保障條件之一。它能夠使各級各類檔案行政機構做到各司其職、協調配合，并保證國家有關檔案行政法律、法規的有效推行。

2 我國檔案行政管理體制改革與發展

2.1 推行文件與檔案一體化的行政管理運行機制

文檔一體化管理的目的在于以最低廉的代價和最有效的方式來管理文件與檔案，以最大限度地滿足工作需要。美國是最早開始研究文件管理的國家之一，在理論與實踐的結合上比較緊密，美國的文件管理體制及其運行機制效果表現明顯，一方面可以使機關不需要專門設置機構管理文件，另一方面在檔案機構和檔案人員參與下，可以對文件的整個生命周期進行有效的控制，保證了文件從非現行文件成為檔案的緊密銜接，從而保證了檔案的完整與質量安全。

出于幾十年來實行高度的文檔一體化集中管理體制，美國的文件和檔案管理水平一直居于世界前列。這對我國改革檔案行政管理運行機制，推行文檔一體化，改變目前文書工作與檔案工作自成體系，沒有一個能統管文書、檔案工作的行政管理機關，使檔案管理部門不能有力地參與和指導文件管理的狀況，有著積極的參考作用。

2.2 合理設置各級檔案行政管理機構

出于美國聯邦政府與州政府的分權，州政府擁有固定的權限，檔案行政管理上下隸屬關系不明顯，各州自行決定本州的檔案行政管理體制和管理辦法，各州根據具體情況合理設置檔案行政管理機構，地方檔案機構多種多樣，同我國地方檔案機構的“條塊結合”管理相比，管理形式要分散的多，中央注重宏觀管理，地方上只是職能的執行，效率很高，有一定合理性。對改變我國在“統一領導、分級管理”的體制下，出于部門利益的作怪，“條條”的強力十預，機構設置上下一般粗，職能重疊，機構臃腫，行政運行效率低的狀況有著一定的啟發。

2.3 加強檔案行政管理的集權性

同法國相比，我國檔案行政管理實行的是“集中、分級、分專業”的體制，不可避免地出現分散管理的傾向，如各級的檔案局館隸屬于各級政府或黨委，只在業務上接受上級檔案局的指導，專業系統的檔案行政管理部門和檔案館接受專業主管部門的領導。各級檔案館之間各行其是。法國的檔案行政管理體制決定了國家的公共檔案管理方面是實行高度集中管理的，國家檔案局局氏兼任檔案館館長，各級公共檔案館均處于局氏的掌管之下，負責領導國家檔案館、省檔案館和市鎮檔案館，使各級公共檔案館成為一個國家檔案管理體系。這對我國進行檔案行政管理體制改革時，如何加強檔案行政管理工作，有一定的借鑒意義。

3 結語

本文系統地闡述了檔案行政管理體制的改革動因與作用，以及政府行政管理體制和檔案行政管理的改革和發展方向。認為我國檔案行政管理體制改革受到檔案行政系統內外因素的交互作用，檔案行政管理體制改革的動因源于社會經濟、政治、科學技術發展的客觀需要和檔案行政系統內部不斷自我調整和改造的需要，它的改革與發展受行政和檔案雙重理論影響。如何借鑒國外先進的檔案管理制度，是我們未來工作中需要探索的問題。

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