辦公室行政管理工作的“角色”與效率分析

譚剛

【摘要】辦公室作為員工主要的工作地點，建立合理的管理制度，幫助部門員工更好地完成工作任務(wù)，提高辦公效率顯得尤為重要。本文探討辦公室行政管理工作存在的不足與改進辦法。

【關(guān)鍵詞】辦公室；行政管理；改進辦法

作為一個水電開發(fā)企業(yè)，比起建設(shè)現(xiàn)場、生產(chǎn)現(xiàn)場這些一線工作場地，行政辦公室在規(guī)模與人數(shù)上都顯得微不足道。但辦公室卻是一個決策方案、幕后策劃誕生的地方，如何協(xié)助各部門配合工作，提升企業(yè)認可度，妥善利用公司資源，維持整個公司運營，這都與辦公室工作有關(guān)。所以辦公室更需要一個完善的行政管理制度來提高其效率。

一、辦公室行政管理工作的必要性

（一）保證員工高效完成任務(wù)。辦公室行政管理工作，不單單只是對員工職能、員工工作任務(wù)進行管理或是依據(jù)員工工作職責，對員工工作提出要求。它還需要制定一些配套制度，如會務(wù)管理、公文時效性管理、辦公時間管理以及工作作風管理的相關(guān)規(guī)定。幫助員工協(xié)調(diào)工作時間，合理安排員工休息時間，確保員工勞逸結(jié)合，更好地完成工作指標。而辦公室主任，作為辦公室主心骨，會針對員工工作情況提出建議，或幫助新進員工解決一些生活與工作上的難題。從“以人為本”角度，提升員工工作質(zhì)量。

（二）協(xié)調(diào)各部門工作。辦公室在整個企業(yè)中起到一個“承上啟下”的作用，承接上方下達指令，做出可行指令實施方案，下放到各部門。通過分析各部門的優(yōu)勢與不足，研究公司部門職能劃分權(quán)限，找出各部門之間的聯(lián)系，協(xié)調(diào)部門互相配合，共同完成特定項目。對公司發(fā)展有一個客觀分析，幫助公司進行整體規(guī)化。

（三）優(yōu)化工作質(zhì)量。當企業(yè)遇到困難時，辦公室部門會幫助領(lǐng)導(dǎo)一起解決問題，通過平時分配管理工作的優(yōu)勢，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，解決困難。而且通過日常工作中對公司各部門職責的分析，對公司發(fā)展規(guī)劃，提出客觀合理的建議。

二、辦公室行政管理中存在的不足

（一）工作任務(wù)分配管理方面。由于辦公室管理決策人主要是辦公室主任，在任務(wù)分配上，可能因為不熟悉員工情況，導(dǎo)致員工工作效率低，或是在分配上帶有主觀情緒，認為自己一統(tǒng)大局，不結(jié)合員工實際情況，降低員工工作積極性。

（二）考核制度方面。由于辦公室工作任務(wù)細碎、復(fù)雜、重要。對于員工工作質(zhì)量也有較高標準，所以會注重員工考核成績。但總體考核方式還是受主觀影響較為嚴重，有時候不能對員工進行公正、客觀的考察。考核政策形式化，也大大降低了員工工作效率，影響企業(yè)發(fā)展。

（三）管理方法方面。作為企業(yè)辦公室，一般都存放著公司的文書檔案資料，由于管理方式不當，或是沒有定期檢查、更新資料，在公司需要資料時，不能及時找出，或?qū)τ谝恍┵Y料丟失毫不知情，這都會直接影響到企業(yè)運營，降低工作效率和進度。另外，許多企業(yè)行政管理方面方案的電子文檔都存在辦公室，對辦公人員保密管理也需要加強重視，近幾年通過電腦失泄密的事件時有發(fā)生，給企業(yè)的形象造成了嚴重影響。這都是因為管理安全欠缺，管理方法不當所導(dǎo)致。

三、針對不足提出建議

（一）合理分配工作，提高員工積極性。辦公室主任在接到工作指令時，要合理分析工作性質(zhì)，做好本職工作，再結(jié)合員工優(yōu)勢，工作特點合理分配工作，使員工依自己能力，高效完成任務(wù)，不因為工作任務(wù)復(fù)雜或是工作量繁瑣，降低工作效率。遇到一些較難工作任務(wù)時，也會積極面對，挑出工作重難點，做穩(wěn)基礎(chǔ)工作，從易入難、由淺而深。或是在分配上，使員工互相配合，取長補短，注重團隊精神。合理規(guī)劃工作任務(wù)，調(diào)動每一位員工工作積極性，使每一位員工都為企業(yè)發(fā)展貢獻出自己的力量。

（二）改革考核制度。為避免以往考核制度中人為影響大的問題，企業(yè)應(yīng)該改革員工考核制度，公平對待每位員工，對其進行客觀考察。應(yīng)從多方面對員工進行考察，不僅是工作能力，還有項目組織能力，問題解決能力，工作分析能力等方面進行考察。還可以考核員工在解決問題時的專業(yè)知識能力，設(shè)備使用能力，這些能力不僅是員工工作優(yōu)點的體現(xiàn)，還是員工責任和敬業(yè)心的客觀反映。

除了對考核能力綜合考察外，考核過程也該公平、客觀、透明。對員工和主管進行雙向考核，并針對工作不足之處提出建議，使考核體制自由民主，保證員工工作的積極性。

（三）引進先進管理設(shè)備。企業(yè)平時應(yīng)做好企業(yè)間的文化交流，借鑒一些先進管理制度，提高工作效率。如對每份檔案進行電子備案，實施電子化管理。對檔案出入情況，及時做好標注，方便檔案查找。并做好安全措施，防止黑客侵入，泄露資料。

四、結(jié)語

辦公室的工作復(fù)雜而重要，因此辦公室更需要建立合理的管理制度。協(xié)助各部門之間配合，提高工作效率，做好指令分派與管理，充分調(diào)動員工積極性，使企業(yè)得到更好發(fā)展，并在競爭市場中占有一定優(yōu)勢。

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