淺談新形勢下高校教學秘書隊伍的建設

郭嫻嫻 浙江理工大學文化傳播學院

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淺談新形勢下高校教學秘書隊伍的建設

郭嫻嫻 浙江理工大學文化傳播學院

摘 要：教學管理是提高高校教學質量的重要環節，而教學秘書在教學管理中起著不可忽視的作用，本文分析了新形勢下教學秘書的素質要求，闡述教學管理的工作內容，探討教學秘書發展所面臨的問題。

關鍵詞：教學秘書 教學管理 建設

高等教育的建設不僅關系著國家的強大和崛起，還是地區經濟發展、社會和諧穩定的重要因素，現代社會縱觀各國，沒有一個國家是拋開了教育而自行走向強大的。高校的教育除了在教學質量上的優化外，也離不開建設一支優良的教學管理隊伍。教學秘書作為教學管理中的基層工作者，起著承上啟下、傳達信息、溝通調解、協調左右的作用，是高等教育建設中必不可少的環節和關鍵點。

近年來，隨著高校改革的深入，在調整專業布局，改變人才培養模式、課程體系、教學內容、改進教學手段等方面提出了更高要求，那么圍繞著教學開展的教學管理也應跟上現代化、信息化的步伐。沒有一流的教學管理隊伍，就建不成一流的大學。這要求我們不僅在管理思想、管理方法、管理手段上推陳出新，同時也需要建立一支具有高素質和強大責任感的管理隊伍，處在管理核心中的教學秘書，提高自身的職業能力顯得尤為重要。

一、教學秘書應具備的能力

教學秘書從事教學管理工作，涉及面廣、事務瑣碎繁雜，從另一方面來講，這也是一項綜合性的服務工作，不但要服務于領導，教師，還要服務于學生，這勢必要求教學秘書應該加強與任課老師、學生間的交流溝通，主動為他們著想。教學秘書不光是教學管理的執行者，還是教學管理效果的直接反饋者[2]，根據所掌握的教學管理知識，積累的教學管理經驗，及時向系主任反饋教學效果信息，樹立自覺服務的意識，真正將服務落實于各項教學管理工作中，為日常教學活動正常運作保駕護航，確保日常教學活動的順利開展[1]。

1.教學秘書應具備基本的職業素質。教學秘書的工作千頭萬緒，事情瑣碎繁雜，這就要求教學秘書具有高度的責任感，急師生之所急，把師生的利益放在最先。在安排課程、協調教室時間、上報調停課任一個環節發生錯誤，就有可能造成教學秩序的混亂，甚至造成教學事故。這就要求教學秘書事無巨細，把每一件事務都安排妥當，每一個通知都傳達到位，如果沒有良好的職業道德素質，沒有高度地責任感和使命感，是不能很好的勝任這份工作。同時，教學秘書處于管理基層，需要面對的事務復雜繁瑣，且含金量不高，在一般教師眼里，可能覺得這份工作接近于打雜，大家的目光都集中在教授為學院創造的價值，而忽略了教學秘書對學院做出的貢獻。所以，教學秘書在做好本職工作的同時，一定要擺正心態，放寬胸懷，努力在本職崗位上發光發熱，服務師生。

2.全面的管理能力。教學秘書最大的崗位職責就是進行日常的教學管理，管理方式的好壞決定了學院的教學秩序是否能正常運行。處于教學基層的教學秘書應該通曉各學期不同時間段的常規性事務，了解教務處的辦事流程和規章制度，做好每學期的事務計劃安排，統籌規劃，才能遇事不亂，做事有理有據、有章有節。隨著時代的發展，高校學生變得更加自主，更加自信，但是責任意識比較薄弱，依賴性強，遇到問題第一反應就是找老師，缺少自我解決問題的意識。教學秘書應加大對辦事流程，規章制度的宣傳，通過短信、微信、QQ等方式讓學生了解，授人與魚，不如授人以漁，教學秘書應告知學生解決問題的方法，讓他們學習自主管理

3.計算機操作能力。在新形勢下，日常的教學管理會累積龐大的信息數據，且更新速度很快，這就要求我們能夠科學合理地對這些數據進行處理、分類和歸檔。傳統地處理信息的方式只會使工作變得更加復雜，熟練掌握教務系統、字表處理等操作軟件往往能使事半功倍，同時也要熟練使用打印機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備，必要時還能夠進行簡單地故障修復，單單依靠技術人員來進行故障排查，必然會影響工作進度。充分利用現代科學技術，熟練掌握計算機操作能力，可以減少出錯幾率，提高工作效率，并且使教學管理工作更加科學化、規范化。

4.協調溝通能力。教學秘書的職責是服務于領導、服務于老師和學生。這在工作中必然要協調教務處與學院，領導與老師，老師與學生之間的復雜關系，既要做到“上傳下達”，又要做到“下情上報”[1]。教學秘書的工作能夠順利開展，也離不開老師、學生的配合，故教學秘書需要有協作意識，做好教務處與學院，師生之間的橋梁溝通作用，正確地傳達教務處的要求和通知，表達師生的意愿，處理問題時應從多方面利益考慮，及時疏通異議，妥善處理好交辦和催辦的事情[3]，隨著社會的發展，學生和老師的需求都在發生變化，這就需要教學秘書扮演好傾聽的角色，了解他們的想法，站在他們的角度上思考問題，往往就能找出解決問題的最佳辦法。

5.較強的科研能力。教學秘書往往疲于應付各種繁雜的教學管理工作，而不愿再在科研方面花費精力。但是在新的形勢下，作為一名教學秘書缺少科研的支撐，很難將業務做的專業化，職業發展上也很難有大的跨越。教學管理的終極目的是保證和提高教學質量, 需要經常對高校專業設置、培養方案、教學安排、教學質量等開展調查研究與評估[4]，對教學管理的制度、環節、機制的現實問題進行探究。而教學秘書在日常事務中對這些方面接觸較深，更能提出切實可行的新觀點和新舉措。

6.較強的自學能力。教學秘書不應停留在應對本職工作上，還應利用空余時間，多汲取各方面的知識，開拓自己的眼界。時代飛速發展，信息更新日新月異，要想處于時代尖端而不被淘汰，需要順應時代所需，豐富個人見識，學習國內外的教學管理經驗，多向兄弟院校的同行學習交流，取長補短。

二、教學秘書的工作內容

1.日常教學管理相關工作。教學秘書需要根據各個學期的授課計劃，合理安排課程時間、上課地點、上課人員，收集教師關于課程安排方面的意見，并根據教師們的要求對排課時間做出適當調整，協調并上報教師的調停課及任課老師的更換情況；負責教材的征訂和落實工作；負責教師們各個教學項目的申報工作；負責學院網站上教學板塊的實時更新和維護工作；負責核算并上報全院教師的工作量；協助系領導做好畢業實習、畢業論文的布置、檢查、評價[5]；協助教學院長做好各學期中教學檢查、調研，檢查教師的上崗、備課，是否按照授課計劃進行講授，召開青年教師、學生座談會，收集師生的反饋意見，并將期中檢查的各個環節作出總結，以書面材料寫出詳細的期中檢查報告送教務處。學生群體也是教學秘書服務的對象之一，相關的日常工作包括開學初的報到注冊、補考、處理休學、復學、退學、處分等學籍異動，組織學生網上選課、解答學生在選課過程中遇到的各種問題，及時將教務處的信息反饋給學生，將學生的需求上報給教務處，組織計算機等級、英語四、六級考試等報名工作，審核學生畢業資格，畢業證書、學位證書發放等工作，對于無法正常畢業的學生，需要做好延后畢業學生的思想工作以及后期選課等各種提醒工作。

2.協助并配合教學領導做好教學相關工作。教學秘書充當著教務處與學院教學相關職能部門之間的橋梁紐帶，必須及時地向教學領導匯報學校的相關通知及教學工作，并協助主管教學領導完成學校布置地各種教學任務和檢查，協助領導完成培養計劃的制定、相關教學文件的制定，并提供自己的諫言意見，協助領導起草各種計劃、通知、總結材料；協助領導做好各種教學競賽的布置準備工作。

3.協助并做好辦公室領導布置的日常工作。由于教學秘書崗位的特殊性質，決定教學秘書在完成教學管理工作的同時，還需要協助或承擔辦公室布置的各種日常工作。這種情況在一些崗位編制較少的小學院比較普遍，教學秘書需要身兼數職。

三、教學秘書隊伍建設存在的問題

1.教學秘書隊伍不夠穩定，工作待遇相應較差。教學秘書的工作瑣碎復雜，工作量龐大，時常處于超負荷工作狀態；但是由于教師對教學管理系統的不了解，導致對教學秘書的工作沒有做出合理、客觀的評價，忽略他們的業績。高工作量，低收入，又缺少領導的重視，這都是導致教學秘書的崗位人員流動性大的客觀因素，進而影響了日常的教學運行。

2.崗位職責不明確。教學秘書在行政上屬于辦公室管理，在業務上又受到教學管理領導和教務處的管理，故在行政人員缺乏的學院，教學秘書還需身兼數職，完成學院的日常工作，經常處在辦公事務和教學實務難以兼顧的境地。

3.缺少進修培養機會。教學秘書大多在任職前缺少相應的崗前培訓，偶有培訓也僅僅是和新進青年教師一起參加培訓，這就導致教學秘書培訓沒有針對性，流于形式；而新教學秘書在接替工作時，往往缺少交接，也缺少必要的指導和幫助，需要本人在工作中一次次碰壁，一次次摸索，自我總結，自我探索，方能找到辦事的技巧和規律，但是這也往往浪費了很多精力和時間。在工作中，教學秘書事情繁雜瑣碎，每天都需要在辦公室里處理各種通知和師生反映的問題，很少有機會能夠進修、出國、學習交流，參加各種教學培訓，導致了教學秘書終日在辦公室打雜，視野不夠寬闊，見識較淺，知識匱乏，沒有能力為領導出謀劃策，缺少創新能力，對自身未來的發展也是不利。一個沒有進步和發展的崗位，很難適應新形勢下的高等教育管理需要。

4.缺乏獎勵機制。教學秘書在崗位上勤勤懇懇、任勞任怨，時常還要加班加點，但是教學秘書在學院的評優、干部聘任、職稱評選等方面，往往比學院其他人員的機會要少，目前在不少高校中，教學秘書已經不能參與職稱評選，這也嚴重地挫傷了教學秘書的工作積極性，造成人員心思浮動，隊伍不穩，從業人員尋求轉崗或者其他工作機會的情況也時有發生。

教學管理離不開人的參與，而教學秘書作為教學管理的主要執行者，在這個過程中起著至關重要的作用。教學秘書需要不斷地學習，完善自己，充實自己，努力尋找工作規律和方法，改善工作方式，提高工作效率，尋找創新點和突破點。改變以往人們眼中的勤雜工形象；同時學校應制訂一個切實可行的獎勵機制，提供合理的發展空間，解決教學秘書的后顧之憂，這也是保證高效教學秘書隊伍穩定的前提。

參考文獻：

[1]王巧文.關于高校教學秘書工作的認識與思考[J].價值工程.2010

[2]熊紅菊論教學秘書在高校教學管理中的定位與發展困境[J].淮北職業技術學院學報.2011

[3]陳文貴.教學秘書在高校教學管理工作中的作用及隊伍建設[J].天津職業技術師范學院學報.2002

[4]鄒白茹.論高校教學管理人員的能力培養[J].湖南師范大學教育科學學報.2007

[5]廉贏論教學秘書在高校教學管理中的作用.科教導刊.2013