基于內(nèi)部控制的企業(yè)采購管理問題及對策分析

摘 要：企業(yè)內(nèi)部控制中的采購管理是企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它不僅影響到企業(yè)的經(jīng)濟利益，也在不同層面影響著企業(yè)的發(fā)展。本文圍繞企業(yè)內(nèi)部控制的采購環(huán)節(jié)，分析了企業(yè)采購管理中存在的主要問題及其成因，進而提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；采購管理；對策

一、企業(yè)采購管理存在的主要問題

1.采購預算超支

在企業(yè)中經(jīng)常會出現(xiàn)采購預算超支的問題。生產(chǎn)部門需要材料時完全按照現(xiàn)有情況進行采購，而當情況發(fā)生變化時，就會產(chǎn)生預算超支的問題，從而造成資金短缺。如果材料有時效性，例如某一個季度采購了過多的材料而下一個季度又不可繼續(xù)使用，那么就會造成材料的浪費，從而直接給企業(yè)造成不可挽回的經(jīng)濟損失。尤其是食品類，醫(yī)藥類、飲料類等相關(guān)企業(yè)，采購預算的超支將會更多地減少企業(yè)的利潤。

2.采購人員分工不明確

在采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)一人身兼多職的情況。尤其對重要崗位的任職，沒有明確規(guī)定相應(yīng)的制度，沒有適當?shù)募s束力，從而間接的給財務(wù)舞弊行為制造方便條件。崗位設(shè)置忽略了內(nèi)部潛質(zhì)這一關(guān)鍵點，尤其是財務(wù)部門、儲存部門等解除了牽制關(guān)系，采購環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)混亂。并且在財務(wù)部門，出納與會計為同一人，這樣在采購時發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)在記賬時出現(xiàn)的漏洞，也很難在盤點的時候被發(fā)現(xiàn)，從而造成不可挽回的隱形損失。

3.采購供應(yīng)商管理缺位

一是采購環(huán)節(jié)中的供應(yīng)商與采購人員有一定的親密關(guān)系，導致采購人員不關(guān)注材料的質(zhì)量以及價格從而選定供應(yīng)商。二是供應(yīng)商與采購人員有個人經(jīng)濟往來，發(fā)生行賄受賄行為使采購人員不優(yōu)先考慮企業(yè)的得失，從而丟掉最好的采購貨源和供應(yīng)商而造成一定的損失。三是供應(yīng)商與采購人員同時對企業(yè)隱瞞材料的真實性，并針對其他供應(yīng)商采用不合理的做法，從而使企業(yè)在一定范圍內(nèi)只能使用某一特定供應(yīng)商的材料，對企業(yè)和其他供應(yīng)商造成一定得損失，在對供應(yīng)商的選擇中缺乏一定的公平公正原則。

二、企業(yè)采購管理問題的成因

1.缺乏完善的采購計劃

生產(chǎn)部門或者銷售部門沒有制定出完整的采購計劃，企業(yè)全年各個季度生產(chǎn)量、銷售量等的不同都會影響材料的采購量。當對采購支出進行預算時也只是敷衍了事，沒有做好對價格的調(diào)查以及缺乏對往次采購材料價格的整體總結(jié)，在未知的情況下就盲目的確定采購目標，勢必會造成采購材料各項指標的不準確、企業(yè)的資金得不到合理有效的規(guī)劃和使用從而不能采購到高質(zhì)量的材料，在一定能夠程度上提高了企業(yè)的采購成本，降低了企業(yè)的利潤。

2.采購流程監(jiān)管不力、審批制度不完善

在整體的采購流程中，缺乏相應(yīng)且必要的采購監(jiān)管制度。企業(yè)高層對內(nèi)部控制制度的意識薄弱，沒有注重相關(guān)嚴格的監(jiān)管制度的制定，使不同環(huán)節(jié)的負責人鉆空子，財務(wù)賬目與實存數(shù)無法查出，對于采購的時效性材料，鑒定其是否可以繼續(xù)使用的評定條件不夠完善，廢棄材料的簡單審查和去向的記載等都將使企業(yè)得不到真實完整的信息，企業(yè)相關(guān)結(jié)果不夠透明化。在每個環(huán)節(jié)都缺乏有力的監(jiān)管，采購的整體流程就不會得到預期的結(jié)果。

3.缺乏完善的供應(yīng)商管理制度

沒有建立完善的額供應(yīng)商管理制度，對供應(yīng)商材料質(zhì)量的考核制度同樣存在不足，在行業(yè)內(nèi)也缺乏對多家供應(yīng)商的全面考察。在審批時沒有充分了解采購人員與供應(yīng)商的關(guān)系以及嚴格把關(guān)從供應(yīng)商供貨的到采購完善的具體流程。沒有完整的評判標準對合格的供應(yīng)商進行質(zhì)量、價格、服務(wù)等全方位的評審。

三、企業(yè)采購管理的內(nèi)部控制對策

1.完善內(nèi)部控制環(huán)境

（1）建立完善的內(nèi)部控制制度，并通過巨白各種戶外活動、講座、宣傳活動以及創(chuàng)建獎勵機制等提高企業(yè)全體人員的內(nèi)部控制意識，建良好的控制環(huán)境。設(shè)立針對采購檢查小組和專員，加入到日常的工作中，不放過采購流程的每一個環(huán)節(jié)，逐步查出環(huán)節(jié)中的各種漏洞。

（2）加強企業(yè)的文化道德建設(shè)，提高企業(yè)人員集體素養(yǎng)，營造和諧的氛圍，使大家在做好本職工作的同時也盡可能的考慮大局，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟利益。

2.明確崗位分工

明確崗位的分工，建立嚴格的崗位制度，不可越級管理，不可跨部門管理。采購環(huán)節(jié)中的各部門人員不能身兼多職，尤其在財務(wù)部門，會計與出納要職務(wù)分離。采購流程中對各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的負責人加強管理，充分發(fā)揮內(nèi)部牽制的作用，必要時可以采取獎懲機制。實施分級授權(quán)且明確規(guī)定不可越級。各個部門要職人員之間不得有親密關(guān)系，互相制約，各項事物在必要情況下要分別向上級進行匯報。

3.優(yōu)化采購目標

對采購周期不同的企業(yè)做出合理的安排。像采購周期較短的企業(yè)要盡可能合理的使用采購材料，對其數(shù)量的控制要進行嚴格的預算，及時的制定計劃并根據(jù)社會因素、市場因素等對計劃做出調(diào)整，尤其是時效性材料，要根據(jù)往年度的采購總結(jié)做出合理的預算，充分利用企業(yè)的采購資金，盡可能的縮短成本達到利潤最大化。采購材料的質(zhì)量要進行多家對比，采購價格也要進行溝通才能最終決定，并且不要一人獨大，要進行多方比較。

4.制定供應(yīng)商制度

在多家供應(yīng)商之間進行對比選擇，除了保證材料的價格和質(zhì)量，還要根據(jù)供應(yīng)商的評判標準選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商，并建立長期良好的合作關(guān)系。對供應(yīng)商的實力、信譽度、發(fā)貨期、付款方式、服務(wù)質(zhì)量等進行全面考察，還可以建立適當?shù)墓?yīng)商獎勵機制以方便企業(yè)對供應(yīng)商的選擇。

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作者簡介：徐倩倩（1992- ），遼寧鐵嶺人，沈陽理工大學碩士研究生，主要研究方向：財務(wù)管理