談檔案數(shù)字化

王正國 李蕓 田鎮(zhèn)瑋

【摘要】在當(dāng)代，檔案的信息化建設(shè)已初具規(guī)模，我們必須在現(xiàn)有的檔案管理數(shù)字化、自動化的基礎(chǔ)上，建立具有時代特點(diǎn)數(shù)字化信息服務(wù)體系。

【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；服務(wù)體系

檔案在信息技術(shù)廣泛運(yùn)用的今天已經(jīng)由傳統(tǒng)的封閉型的信息存儲場所轉(zhuǎn)變成開發(fā)型的虛擬化的信息資源管理和傳播中介，這其中便是檔案數(shù)字化信息建設(shè)的重要性。在當(dāng)代，檔案的信息化建設(shè)已初具規(guī)模，為順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，在社會文化信息系統(tǒng)中確立并穩(wěn)固檔案應(yīng)有的地位，發(fā)揮檔案在社會發(fā)展中的積極作用，我們必須在現(xiàn)有的檔案管理數(shù)字化、自動化的基礎(chǔ)上，建立具有時代特點(diǎn)數(shù)字化信息服務(wù)體系。

一、檔案管理數(shù)字化技術(shù)

檔案數(shù)字化是在現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)環(huán)境下出現(xiàn)的一種新型技術(shù)，數(shù)字化必須依附于關(guān)鍵的數(shù)字化技術(shù)，因此為了完成數(shù)字化檔案建設(shè)的重大任務(wù)，有必要從源頭上研究這些關(guān)鍵技術(shù)。館藏檔案的數(shù)字化是利用當(dāng)今先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)館藏檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，并儲存在計算機(jī)存儲設(shè)備里，以便提供檔案檢索和檔案信息服務(wù)。我國的檔案接收電子檔案是近些年的事，現(xiàn)存的檔案都還是傳統(tǒng)意義上的檔案，這些檔案要應(yīng)對現(xiàn)代信息社會的利用需求，只有通過館藏檔案的數(shù)字化技術(shù)，將現(xiàn)存檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案才行，因此館藏檔案的數(shù)字化技術(shù)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的技術(shù)。

二、檔案數(shù)字化信息服務(wù)的個性化

隨著數(shù)字時代的來臨，檔案的建設(shè)手段也逐漸完善，在數(shù)字化信息利用方面，越來越多的檔案用戶習(xí)慣于依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息檢索與瀏覽，習(xí)慣于接受檔案推送的個性化信息。服務(wù)方式的個性化是指數(shù)字檔案能根據(jù)用戶的個人習(xí)慣采用不同的方式為用戶提供所需的信息。服務(wù)內(nèi)容的個性化是指數(shù)字檔案為用戶所提供的服務(wù)不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所，針對每個用戶的興趣愛好為用戶推薦相應(yīng)的信息資源。目前檔案數(shù)字化信息服務(wù)的研究仍有許多問題亟需解決，但這并不影響我們對于未來檔案數(shù)字化信息服務(wù)個性化、人性化的探討：

1.層次化分類。信息分類定制是指檔案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系統(tǒng)功能和服務(wù)形式中，自己設(shè)定信息的資源類型、表現(xiàn)形式、系統(tǒng)服務(wù)功能等。在檔案數(shù)字化信息服務(wù)的過程中，針對不同層次的讀者系統(tǒng)可以提供不同的服務(wù)，例如：館藏專業(yè)性很強(qiáng)的資料或者較為前沿性的資料將主要服務(wù)于某一領(lǐng)域的專業(yè)研究人員或是大學(xué)教師等高級知識分子；而針對一些大、中學(xué)校的學(xué)生則首先提供一些普及性質(zhì)的文獻(xiàn)。根據(jù)需要提供必要的信息服務(wù)會使檔案數(shù)字化服務(wù)更加人性化，同時也減少了信息檢索的雜亂無章的局面。

2.數(shù)字檔案信息的推送服務(wù)。數(shù)字檔案信息推送服務(wù)是運(yùn)用推送技術(shù)來實(shí)現(xiàn)個性化服務(wù)的一種方式。它是數(shù)字檔案建設(shè)的一個熱點(diǎn)，也是走向主動服務(wù)的一個重要標(biāo)志。它是在網(wǎng)絡(luò)上通過特定的標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)議，按照用戶的需求，定期主動傳送用戶需求信息的一項(xiàng)計算機(jī)技術(shù)。信息推送分為兩大類：一類是由智能軟件完成的全自動化的信息推送服務(wù)；另一類是借助于電子郵箱，并依賴于人工參與的信息推送服務(wù)。

三、檔案數(shù)字化信息個性化服務(wù)的具體措施

1.正確處理用戶隱私問題。數(shù)字檔案應(yīng)該認(rèn)真對待用戶的隱私問題，積極尋找有效的隱私保護(hù)措施。一方面，從管理上保障用戶信息的安全，包括下列幾點(diǎn)：另一方面，從技術(shù)上保障用戶的信息安全，數(shù)字檔案館必須建立有效的用戶隱私保護(hù)機(jī)制，使用戶的隱私權(quán)不被惡意侵犯。隱私問題的解決，還要依賴于良好的用戶信譽(yù)的形成，因此數(shù)字檔案要努力提高個性化信息服務(wù)的質(zhì)量，處處為用戶著想，讓用戶體會到個性化信息服務(wù)給他們帶來的切身的方便和實(shí)惠，抵消個性化信息服務(wù)中用戶提供個人信息的顧慮。

2.著力解決信息安全問題。著力解決整個個性化信息服務(wù)系統(tǒng)的信息安全問題主要應(yīng)從兩方面入手。一方面，技術(shù)上，開發(fā)新的信息安全保護(hù)技術(shù)，使系統(tǒng)在技術(shù)上具有安全性、可靠性和高效的運(yùn)行性能，使硬件、軟件、數(shù)據(jù)得到更好的保護(hù)；另一方面可通過法律手段，以避免系統(tǒng)中的信息受到惡意的破壞、更改、泄露。

3.改進(jìn)服務(wù)效果。一是要盡可能為用戶提供價值量大的信息；二是要注意簡化用戶界面，逐漸實(shí)行智能化服務(wù)來取代部分的用戶定制行為；三是加強(qiáng)對用戶信息的獲取和分析；四是積極從管理、人員素質(zhì)等方面入手，切實(shí)提高個性化服務(wù)水平，使檔案館工作人員真正站在用戶的角度為用戶著想，使用戶得到滿意加驚喜的服務(wù)效果。

4.提高工作人員綜合素質(zhì)。數(shù)字檔案信息服務(wù)要求工作人員，具備較高的政治素養(yǎng)、工作責(zé)任心、檔案業(yè)務(wù)水平、廣博的文化基礎(chǔ)知識及學(xué)科背景、熟練的計算機(jī)應(yīng)用能力，善于與用戶溝通。這就要求檔案員不斷充實(shí)自己，更新知識，提高自身的素質(zhì)。同時應(yīng)建立起一個學(xué)習(xí)環(huán)境，使其適應(yīng)技術(shù)環(huán)境的變化，學(xué)習(xí)新的工作技能，注意培養(yǎng)和引進(jìn)人才，集中高素質(zhì)人才向信息服務(wù)一線轉(zhuǎn)移。

5.深化個性化服務(wù)內(nèi)容。在個性化服務(wù)中，我們可以利用數(shù)據(jù)挖掘，知識發(fā)現(xiàn)等技術(shù)，對有用的信息內(nèi)容再進(jìn)行深層次的分析和挖掘，向用戶提供能夠用于科學(xué)研究、解決問題的規(guī)則和模式的內(nèi)容。例如利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，借助多媒體等信息技術(shù)對各種類型的檔案進(jìn)行編纂加工成相關(guān)內(nèi)容的檔案編研成果。

檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇，我們將在不斷掌握和運(yùn)用檔案信息數(shù)字化技術(shù)的同時，將數(shù)字化的檔案與傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，使檔案事業(yè)更好地服務(wù)于社會。