新時(shí)期學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)研究

王澤

【摘要】本文論述了新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題，探討了學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化建設(shè)；研究

隨著電子科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)開始運(yùn)用到各行各業(yè)中，尤其是各個(gè)機(jī)關(guān)部門的檔案管理工作，更加需要信息科技的幫助。人事檔案工作是現(xiàn)代學(xué)校管理工作的重要組成部分，檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是保證學(xué)校各項(xiàng)工作順利開展的前提。建立健全人事檔案管理工作是學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)的首要任務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化，因此通過對(duì)新時(shí)期人事檔案管理的探討，有利于造就一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，有利于進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校管理工作的發(fā)展。

一、新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

隨著社會(huì)改革的推進(jìn)，人才的就業(yè)自由度不斷提高，人才流動(dòng)頻率加快，而人事檔案不再對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用。但人事檔案仍然是衡量一個(gè)人社會(huì)價(jià)值以及經(jīng)歷的一個(gè)重要的標(biāo)志，可以全面地反映一個(gè)人的工作和學(xué)習(xí)狀態(tài)。對(duì)于每個(gè)人來說，檔案記錄了個(gè)人成長各個(gè)階段的相關(guān)信息，是對(duì)每個(gè)人公正客觀的記錄。新時(shí)期的人事檔案管理手段正在發(fā)生著變革，單純的紙質(zhì)檔案管理模式正在退出歷史舞臺(tái)，取而代之的是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的模式，使人事檔案所承載的人才信息可以在更廣泛的范圍內(nèi)得以利用。隨著新時(shí)期電子技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校檔案管理工作也需要隨之更新方式和管理制度，提升信息化管理水平，提高人事檔案利用效率。

二、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

（一）學(xué)校人事檔案管理人員缺乏工作的積極性。學(xué)校的主要任務(wù)是以培養(yǎng)學(xué)生為主要目的，因此大多數(shù)的教職工就會(huì)認(rèn)為教師才是學(xué)校的主要工作者，其他的工作人員都是輔助者。因此對(duì)于學(xué)校的人事檔案管理者來說，他們中某些人會(huì)缺乏一定的工作積極性，會(huì)出現(xiàn)一些工作疏漏或者是人事檔案管理不科學(xué)的問題。這樣的發(fā)展現(xiàn)狀在義務(wù)教育階段中非常普遍，不但對(duì)學(xué)校的人事檔案管理工作造成了嚴(yán)重的影響，而且還對(duì)整個(gè)教職工體系造成了嚴(yán)重的破壞。因此，對(duì)于學(xué)校人事檔案管理人員缺乏工作的積極性的問題，必須要進(jìn)行合理的解決。

（二）檔案管理過程中信息技術(shù)應(yīng)用匱乏。隨著信息時(shí)代的到來，學(xué)校人事檔案管理人員除了缺乏積極性之外，還缺乏對(duì)信息技術(shù)的相關(guān)應(yīng)用。例如在當(dāng)今社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)極具便利，幾乎各行各業(yè)都離不開互聯(lián)網(wǎng)的使用，而學(xué)校人事管理信息化程度普遍不高，多數(shù)利用都停留在提供紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)之上，大大降低了查閱的速度和效率，而且這也非常不利于對(duì)個(gè)人檔案的保護(hù)。所以在檔案管理過程中加大信息技術(shù)的應(yīng)用是非常有必要的，這樣才會(huì)更好地促進(jìn)人事檔案的管理工作。

（三）人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制。人事檔案管理工作往往是被人們忽視的學(xué)校工作，在一些學(xué)校中由于檔案管理工作的特殊性，人們并不會(huì)經(jīng)常地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和管理，這樣就造成了一些工作人員的工作懈怠、工作疏忽的問題等，這些都是由于缺乏有效的工作監(jiān)督造成的。因此，面對(duì)學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制的發(fā)展現(xiàn)狀，必須要從改善監(jiān)督管理的方向入手進(jìn)行解決，推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

三、新時(shí)期學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）開展學(xué)校人事檔案管理工作的績效工資制度。在信息化的時(shí)代背景下，學(xué)校為了促進(jìn)內(nèi)部人事檔案工作的信息化建設(shè)，就必須提高管理人員的工作積極性，這樣才能保證新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展。因此，學(xué)校在進(jìn)行工作質(zhì)量評(píng)比的時(shí)候，要將檔案管理人員的工作與績效工資相結(jié)合，以工作質(zhì)量和效率作為標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行工資發(fā)放，這樣通過將工作與工資績效結(jié)合，就可以帶動(dòng)工作人員的積極性，從而保證學(xué)校人事檔案管理工作的高效、科學(xué)進(jìn)行，減少疏漏的出現(xiàn)。學(xué)校要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，與時(shí)俱進(jìn)，遵循人事檔案管理的原則，不斷更新學(xué)校人事檔案管理的方法。

（二）提高學(xué)校人事檔案信息化管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。在學(xué)校人事檔案信息管理過程中，必須要引進(jìn)專業(yè)的信息化管理隊(duì)伍，來提高學(xué)校人事檔案管理的效率。隨著信息時(shí)代的到來，學(xué)校人事檔案管理必須要引進(jìn)一些熟悉電子檔案管理設(shè)備的專業(yè)人才，以進(jìn)一步提高學(xué)校人事檔案的管理水平。除此之外，還要對(duì)學(xué)校內(nèi)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，為學(xué)校的管理隊(duì)伍注入新的活力。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，引進(jìn)一些先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，讓檔案管理人員的技術(shù)水平和管理理念得到進(jìn)一步的提高。通過定期的培訓(xùn)和交流，促使學(xué)校檔案管理人員的水平不斷提高，從而促進(jìn)學(xué)校人事檔案管理的信息化管理水平的提高。

（三）加強(qiáng)學(xué)校人事檔案信息化管理的保密性。加強(qiáng)人事檔案信息化管理的保密性工作，就需要從管理人員素質(zhì)以及管理系統(tǒng)的專業(yè)化方面進(jìn)行改進(jìn)。首先，對(duì)于學(xué)校的人事檔案管理人員來說，要提高自身的信息化管理技能，通過強(qiáng)化對(duì)管理軟件的使用和學(xué)習(xí)，提高自身的操控信息化軟件技能，促進(jìn)學(xué)校人事檔案管工作質(zhì)量的提高；除此之外，學(xué)校還要對(duì)一些檔案管理系統(tǒng)定期地進(jìn)行維護(hù)，定期更新軟件，保證管理系統(tǒng)的安全性。尤其是在電子科技迅速發(fā)展的時(shí)代，軟件技術(shù)更新?lián)Q代速度非常快，這就需要掌握每一種軟件的使用和操作要求，減少軟件漏洞的存在，防止學(xué)校人事檔案的泄露或者丟失，從而進(jìn)一步保證學(xué)校人事檔案管理的科學(xué)進(jìn)行。除此之外，對(duì)于檔案管理人員來說，也需要提高自身的職業(yè)道德素質(zhì)，做好檔案管理工作的保密工作，提高保密性。

（四）完善學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)督機(jī)制。保證學(xué)校人事檔案管理工作的正常發(fā)展，同樣需要采用一定的監(jiān)督機(jī)制。具體來說，對(duì)檔案管理人員的工作狀態(tài)要進(jìn)行不定期的檢查評(píng)估，然后根據(jù)檢查結(jié)果對(duì)工作人員進(jìn)行一定的獎(jiǎng)懲，這樣可以提高檔案管理人員的工作積極性，同時(shí)也保證了工作的基本質(zhì)量。建立一支專業(yè)化的監(jiān)督隊(duì)伍，來進(jìn)行具體工作的執(zhí)行，保證學(xué)校人事檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，同時(shí)也可以推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作信息化的建設(shè)與發(fā)展，使之更好地適應(yīng)時(shí)代的需求。嚴(yán)格地執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，有利于保證學(xué)校人事檔案管理工作的科學(xué)性和嚴(yán)密性，減少工作疏漏。

四、結(jié)語

隨著信息化時(shí)代的到來，信息化技術(shù)開始被應(yīng)用到學(xué)校的人事檔案管理中，這些信息化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)學(xué)校人事檔案的保存和查閱起到了非常重要的作用，促進(jìn)了學(xué)校人事檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及流程化發(fā)展。因此，通過信息化技術(shù)的使用，可以提高檔案管理質(zhì)量，為檔案管理實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展與提高。所以，通過本文的研究和分析，可以對(duì)新時(shí)期人事檔案管理工作過程中存在的一些問題進(jìn)行分析，找出科學(xué)的解決策略，促進(jìn)新時(shí)期人事檔案管理工作的信息化建設(shè)與發(fā)展。

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