新常態下教育科研檔案的科學管理探討

譚新

【摘要】本文就學校教育科研檔案管理現狀中存在的不足，提出了提高各級領導的科研檔案意識、建立健全教育科研檔案的管理制度、建立科研檔案的規范管理模式等幾點見解，希望對新常態下加強學校教育科研檔案科學管理提供一定參考。

【關鍵詞】檔案管理；科研檔案；規范化；探討

學校科研檔案是廣大教職工在長期教育教學、管理及其他各項工作和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、照片等不同形式的文件材料，是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動和教研工作必不可少的資料。

隨著院?？蒲兴降牟粩嗵岣撸鳛橹匾畔①Y源的高?？蒲袡n案得到了社會的普遍認同和重視，并在高校教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用，成為高校事業發展的重要部分。高?？蒲袡n案是高?？蒲谢顒拥臍v史記錄，它記載反映了科研活動的過程和成果，是儲備科技信息和科技知識的主要載體，為實際科學研究提供理論依據，具有重要的參考價值。如今在大眾創新、萬眾創業的進程中，科研檔案管理更應不斷豐富實用信息，不斷拓寬檔案的利用范圍，強化檔案的收集與規范化管理，以加強利用。教育科研檔案是學校檔案的重要組成部分，作為學校檔案教育科研管理的基本環節，在教育科研中具有舉足輕重的意義，其管理是否系統、規范、科學，直接影響學校教育科研發展，系統規范管理就成為學校教育科研檔案管理中一個亟待解決的問題。下面就如何加強對科研檔案的科學管理，談幾點個人淺見。

一、學校教育科研檔案的作用

一個學校教育教學質量很大程度體現在教育科研檔案上，其作用是多方面的，主要表現為以下幾點：

（一）教育科研檔案是進行教育科研的必要條件。無論是哪種性質的研究都要借助于各種各樣的檔案，都要在前人研究的基礎上再進行深化，學校教育科研也不例外。通過查閱完整的檔案資料，可以拓展思維，開闊眼界，在吸取前人的設計思想和研究內容基礎上提高研究質量。學校教育科研檔案真實地記錄了科研活動的過程和成果，記載了前一階段科研人員的思想、方法和經驗，為后人的科學研究提供了可靠的第一手材料；從教育科研的選題、計劃的制定、開題、實施研究到成果的整理和研究報告的撰寫等整個研究過程，都需要吸取和借鑒已有的成果。

（二）教育科研檔案有利于提高學校教育科研水平。學校教育科研水平的提高是不斷總結、積累、借鑒、發展經驗的過程，這就必須依賴于教育科研和管理工作經驗的不斷積累、教育科研信息的有計劃儲備，資料的有計劃收集；依賴于直接記錄反映職工進行教育科研活動的科研檔案。實踐表明，利用教育科研檔案材料，可充分發揮檔案的作用，避免不必要的財力、人力、物力方面的浪費和走彎路，可大大提高教育科研效益。

（三）教育科研檔案是教育科研管理的依據和參考。無論是科研規劃的制定，還是科研課題的立項評審，教育科研檔案都能為決策提供依據。此外，課題的立項、進度、結題、專著，先進評選、教師職務評定、崗位晉級等，教育科研檔案都可為之提供詳盡完備而真實的事實依據，發揮其考查和憑證作用。

（四）教育科研檔案可提高教師進行教育科研的積極性。教育科研檔案記載了學校教育科研的經驗、教訓與成果，利用教育科研檔案對教師進行教育科研的宣傳，能夠讓教師看到教育科研與學校發展、個人成長的關系、教育科研在教育教學中的作用，進而激發教師的科研熱情，堅定科研興教的信心，自覺投入到教育科研活動中去；教科研檔案的建立使得教師科研工作的好壞，以及水平的高低有據可查，有利于激發教師奮發向上，不斷進取。

二、學校教育科研檔案管理工作存在的問題

（一）教育科研檔案收集不齊全。知識產權保護管理與措施不到位，給科研課題檔案文件材料的收集帶來困難?？萍汲晒褪巧a力，關系著企事業單位的生存與發展。當前， 仍有相當一部分教研人員沒有充分認識到教育科研檔案管理工作的意義及作用，他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，對于自己的研究數據、技術成果存放于檔案部門有疑慮，認為放到檔案室不如放在自己身邊，不如自己保管安全、使用便利。于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。而多數科研人員在科研過程中，重視研究實踐活動，重視科研成果的論文發表與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）學?？蒲腥藛T檔案意識缺乏。科研課題檔案是科研工作真實的歷史記錄，它的作用主要在于研究中積累的技術知識、經驗和教訓的傳承與借鑒。在研究階段其作用的發揮不如情報、標準等效果明顯，造成了學校對科研課題檔案重視不夠，普遍存在重科研項目立項申請，輕結題驗收，重經費管理輕成果歸檔的情況。而檔案人員從主觀上把注意力都集中到科研圖紙與技術文件的歸檔上，忽視了科研課題檔案文件材料的歸檔工作。

（三）教育科研檔案制度不健全。在教育科研檔案歸檔管理工作方面，缺乏行之有效的制約手段，教育科研檔案管理的權限不夠明確，造成教育檔案不能系統完整歸檔，處于分散零亂的保管狀態，科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理，致使科研歸檔管理工作處于失控狀態。有的單位雖然制度上有所要求， 但是對科研檔案歸檔的范圍、要求、方法、時間沒有作出具體規定；有的單位雖然制度完善， 但落實上缺少保證的措施。

（四）檔案部門沒有樹立權威性。目前，不少的檔案管理人員是兼職的。由于兼職檔案管理人員檔案管理的專業知識不夠，工作情況在學校考核中很難體現，致使部分兼職檔案員不熱心檔案工作，不了解科研檔案管理的科學規范要求，造成了科研檔案收集不夠齊全。另外，由于科研課題分散在各個處室和研究單位，各單位兼職檔案員不可能參加所有課題，以至于不能把科研的檔案管理真正實行“三納入”“四同步”制。所以，很難使檔案部門以出色的工作效果得到教研人員的信任和理解，教研人員也體會不到檔案收集歸檔給他們帶來的方便和效益。

（五）教育科研檔案重心偏離。在科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少；傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用教育科研檔案材料。

三、提升學校教育科研檔案科學管理的幾點措施

（一）提高領導的科研檔案意識，加強科研檔案工作隊伍建設。學校各級領導應當以重視科研工作的態度重視科研檔案的管理，科研檔案管理雖然是科研工作的最后一個環節，但卻是一個總結性和記錄性的環節，并且從科研課題立項就需要重視的環節，它是一項技術性很強的工作。各級領導應該加強對科研檔案的管理力度，在制度、人財物上給予支持，加強對所有科研工作者進行檔案法律規章的宣傳教育，適時對他們進行檔案知識培訓，建立相應的機構，配備與業務工作量相適應的專兼職管理人員，確保有一支健全的科研檔案管理隊伍。科研檔案工作者不同于文書檔案管理人員，不僅要有檔案管理專業知識，還要有一些自然科學知識和專業知識，以便了解、管理、開發、利用科研檔案，為科技工作服務。近幾年科研檔案的數量迅速增加，管理手段變化很快，隨著科技是第一生產力的深入人心，大眾創業，萬眾創新的深入推進，社會對科研檔案的需求量越來越大，科研檔案人員的觀念更新、知識更新、管理方式更新就顯得尤為重要，學校科研人員是科研檔案形成的主體，其檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理工作邁上一個新臺階。所以科研人員要把科研材料歸檔看作是自己的義務，是自己工作中不可缺少的一部分。

（二）建立健全教育科研檔案的管理制度。加強教育科研檔案的管理必須有一套健全的管理制度，學校要根據上級相關規定，結合教育科研管理實際情況，制定切實可行的管理辦法。保證教育科研檔案的完整性、系統性，必須做好檔案的收集、整理工作，要制定《學校教育科研文件歸檔規定》《教育科研檔案分類編號試行方案》，明確科研文件材料的歸檔范圍、歸檔要求，加強對教育科研文件材料形成、積累、整理、歸檔工作的檢查、協助和指導，并且對教育科研檔案進行科學的分類和系統排列，保持教育科研檔案之間的有機聯系?？傊?，為了實現教育科研檔案的有效利用，要制定有關制度，以章管理，才能為教科研提供優質服務，實現教育科研檔案的最終目的。

（三）建立學校科研檔案的管理規范模式，保護知識產權。檔案館（室）作為學?？蒲袡n案信息的管理者，既要注重對檔案信息資源自由閱覽、下載、復制、轉載的合法權利的保護，同時也要對非法利用行為進行控制。嚴格遵守有關科技保密的規定，正確劃分密級，合理確定使用范圍，從而保證科技機密和檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產權。注重保護好知識產權人的合法權益，正確處理管理利用與保密的關系。要確定課題負責人歸檔責任制，由課題負責人主持立卷歸檔。做到下達計劃任務與提出科研文件、材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定課題檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。課題負責人負責科研文件材料的形成、積累、立卷，建議保管期限、密級的確定，填寫科研檔案簡介等，科研檔案部門要根據歸檔范圍，規范收集歸檔工作流程，并且要提前介入，超前控制，確保科研檔案完整、準確、系統和安全。檔案工作者負責監督指導和管理，保護原有檔案的完整性，保密性，確?？蒲匈Y源和知識產權不流失，不受侵犯。

（四）實現教育科研檔案管理現代化、規范化。運用現代科學技術管理檔案是時代的需要，現代科學技術為檔案管理帶來了無限生機?？蒲袡n案管理現代化是科研檔案管理規范化的重要手段。科研檔案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，運用計算機、光盤、復印機，多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實現科研檔案管理的規范化、標準化、系統化。這是達到科研檔案管理現代化的重要環節。首先，必須做到科研文件的形成、歸檔的規范化。其次，要明確立卷歸檔的重點。此外，還要注意案卷裝訂的質量，利于分類檢索，便于檔案規范化管理。

（五）將檔案管理人員納入科研項目研發團隊，“一崗雙責”同時負責科研課題檔案的管理與研究?！耙粛忞p責”的管理方式，從科技文件材料的形成到歸檔進行了全流程控制。專門制定的科研項目檔案管理辦法，要求將科研課題檔案管理工作納入到科研項目管理工作之中，同計劃、同實施、同驗收，明確歸檔時間，落實歸檔責任；通過調研、溝通、探討、融合，解決了研究人員不確定研究階段產生的文件材料，哪些需要歸檔保存，與檔案管理人員不完全了解科研項目會產生哪些文件材料的溝通盲點，按科研項目研究里程碑節點制定歸檔范圍，為研究人員歸檔提供可操作性依據；協助項目管理人員參與項目的節點驗收工作，在明確提出紙質與電子文件審查意見的同時，對形成的科技文件材料進行現場收集，確保了科研課題檔案的完整、真實及有效。

總之，隨著科學技術的飛速發展，利用現代化的手段做好科研檔案的管理工作水平，已成為必然。因此，要樹立開拓創新意識，緊跟時代步伐，不斷開創學校檔案事業的新局面?？蒲袡n案管理工作走向規范化、科學化和現代化勢在必行。更要著眼于利用，使“死”的檔案用“活”，更好地為學校教育科研服務，從而促進學校教育科研發展。

【參考文獻】

[1]關月英.高?？蒲袡n案管理工作初探[J].新疆醫科大學學報.2007，10.30（10）.

[2]馮文靜.淺談高校科研檔案管理[J].內蒙古科技與經濟.2007（8）.