高校檔案利用與服務研究

周兵

摘 要

為了提升檔案館的服務水平，促進檔案信息的合理利用，高校檔案館必須加強檔案利用與服務的研究工作。

【關鍵詞】高校檔案；服務利用；研究

近年來我國高校辦學水平有了很大提高，學校教育教學、教科研及師生對檔案館的服務提出了更高的要求。為了提升檔案館的服務水平，促進檔案信息的合理利用，高校檔案館必須加強檔案利用與服務的研究工作。

1 研究高校檔案利用與服務的重要意義

檔案信息的利用體現了檔案管理工作的成果和作用，指明了檔案工作的方向。高校檔案真實地記載了學校各個時期的面貌，對于學校編纂校史，對學校行政管理、教育教學、教科研、對師生員工的利益，起著重要的憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科技領域的尖端成果檔案，對于發(fā)展我國教育事業(yè)，服務經濟建設具有很高的利用價值。檔案的收集、裝訂、整理工作最終就是為了利用，為單位和個人服務，在我們遇到問題時，便可通過查詢檔案得到真正的答案，也可使當事人信服，否則就會造成社會不安定，影響社會和諧。因此，檔案利用關系著社會千家萬戶，關系著高校師生的切身利益。另外通過對檔案利用的分析，還可以幫助我們找到工作中的不足，進一步完善檔案工作，提高檔案的利用率。檔案服務也不僅僅就是熱情服務，更應強調服務的有效性，即使用戶滿意，找到自己所需要的檔案信息。這樣我們才能夠取信于民。

2 加強檔案利用服務的做法

2.1 檔案編研是利用服務的最佳手段

檔案編研是檔案部門根據檔案館和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著等。它是檔案館積極提供利用服務的一種有效方式，也是檔案管理工作中重要的一個環(huán)節(jié)，這就要求我們檔案工作者具備深厚學養(yǎng)，也就是說，不斷提高自身的綜合素質，其次，聘請有深厚文字功底和歷史知識的專家來承擔此項工作，加強與其他單位的聯系合作，優(yōu)勢互補。第三，在編研過程中，還要運用“內外結合”即內部挖掘和社會調查相結合的方法，彌補檔案資料的不足，使檔案編研工作更優(yōu)質，更高效，更好地向社會提供利用服務。

2.2 豐富館藏，提高資源建設

豐富完善館藏資源，是檔案利用服務的基礎，也是檔案館提供多渠道利用服務以滿足利用者的多種需求的先決條件。檔案館可以通過多種形式進行檔案接收和征集，不僅要收集紙質檔案，還要收集不同載體的檔案資源，如電子檔案、實物檔案等，并及時進行加密與利用權限設置，以確保利用的安全，拷貝和接收數據時必須保證數據的原始性、可靠性、完整性，這樣才能真正把檔案館建成一個全面、系統的檔案信息庫。

2.3 加強網絡條件下高校檔案的利用服務

目前高校自動化辦公系統的使用，提高了信息處理速度與工作效率，改變了人們工作、學習和生活環(huán)境，所以檔案部門必須順應新形勢，轉變工作理念，為人們提供現代化的檔案利用服務。如利用互聯網開展網上服務。一般情況下人們都是到檔案館查看檔案資料，費時費力，現在隨著社會的全面信息化，檔案部門也可以高校網站為基礎，搭建館內局域網絡平臺，建設電子文件數據庫，實現檔案信息資源數字化，開展在線服務 ，通過網絡，及時、準確、簡捷的獲得自己想要的信息。再如建立微信公眾平臺，平臺上建立與檔案服務系統相契合的系統，讓關注者隨時都可以了解學校的檔案方面的服務，既方便了利用者，也擴大了影響。

3 檔案利用服務過程中需注意的問題

3.1 創(chuàng)新檔案利用服務理念

建立高校檔案管理網站的主要目的就是通過網絡向利用者提供方便快捷的服務，所以我們應該創(chuàng)新觀念，從過去的“展示型”向現在的“服務型”轉變，由過去的告訴訪問者“我們只有這些”轉變到現在的“我們可以為你做什么”，樹立“以人為本、服務至上”的理念，一切服務以人們的需求為導向。

3.2 加強檔案信息的安全工作

一方面，在傳統的保密觀念影響下，檔案管理工作普遍存在著“重保管輕利用”的問題，致使大批有價值的檔案長期被束之高閣，得不到充分的利用。另一方面，在使用計算機對電子檔案進行操作的過程中，都會不可避免地產生誤操作、被偷竊、丟失、中病毒、遭黑客侵犯等問題，因此應該建立電子檔案安全系統，做好預防方案和緊急應對的方式，集中管理網站內各歸檔的電子文件，只在網站上提供有限制性或非保密性電子文件查詢利用服務，還要通過嚴格的人員管控，防止檔案工作者認為泄密，存放檔案信息或安裝檔案管理軟件的電腦要加上密碼，不許閑雜人等使用，以確保檔案信息的安全性。

3.3 注重檔案利用的“評價“和“反饋”信息，提高服務質量

檔案的利用只有通過事后收集合理性的評價，才能不斷進行自我反思、自我調整，才能真正實現檔案的價值。目前我國高校主要采取登記、調查問卷的反饋方式獲取評價，再對這些評價數據進行分析，得出數據背后的規(guī)律和真實存在的問題，這樣就可以更科學、合理地利用檔案資源，從而提高服務質量。

3.4 加強橫向聯合，實現資源共享

當今時代科技進步日新月異，各方面的信息總量都在急劇增加，面對龐大繁雜的信息資料，任何一個文獻部門都不可能將所有信息資料進行全部收集、整理、加工、存檔。因此，必須加強檔案、圖書、情報、教學、科研等部門的橫向聯系，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，各部門之間還可以相互交流，相互學習，充分地聯合利用資源，實現資源共享。

3.5 學習借鑒國外先進經驗，取長補短，不斷進步

當前，澳大利亞、美國、日本及一些歐洲國家的檔案管理已趨于完善，在檔案標準的制定、員工培訓、服務功能等方面都值得我們學習。像澳大利亞多次對檔案管理標準進行完善補充，他們建立的是一個由多個分標準組成的全面的標準體系，對檔案管理的各個方面都進行規(guī)范，整個國家都統一按照這些標準進行工作，有利于管理。美國哈佛大學檔案網站把服務作為主要的內容，一切以用戶的需要為中心，他們甚至為用戶“量身定做”個性化檔案信息服務，還為弱勢群體開設特別的查找服務。

在當今個性化信息需求日益增加的網絡時代，我們也要逐漸提供個性化的信息服務，開辟一個多層次、多項目、全方位的服務空間，不僅具有濃厚的檔案專業(yè)色彩，還體現人文關懷。