略論行政事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新與管理

李清梅 孫平軍

【摘要】：行政事業(yè)單位人事檔案管理是其工作的重要組成部分，計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛使用，促使了檔案管理由紙質(zhì)管理向電子管理的轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用也為檔案創(chuàng)新管理提供了很好的發(fā)展機(jī)遇。本文擬對行政事業(yè)單位人事檔案的創(chuàng)新與管理進(jìn)行探討，供參考。

【關(guān)鍵詞】：行政事業(yè)單位；人事檔案；創(chuàng)新管理

當(dāng)前，人事檔案管理以一種全新的管理模式來適應(yīng)事業(yè)單位的迅速發(fā)展，除轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式、加強對檔案管理人員的培訓(xùn)以外，還要擴(kuò)大檔案的收集渠道以及收集范圍，彌補傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中的不足，更好地發(fā)展人才、組織人才。積極利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理方式，有效發(fā)揮檔案工作在信息社會中的重要作用，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理以成為當(dāng)今社會信息化管理的必然要求。

1信息技術(shù)在人事檔案創(chuàng)新管理中的作用。

人事檔案是個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對單位考察和識別干部選拔優(yōu)秀人才，加強行政事業(yè)單位干部隊伍建設(shè)，促進(jìn)生產(chǎn)、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。利用計算機(jī)管理檔案，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞，提高了檔案工作的效益。

2人事檔案管理創(chuàng)新工作中的現(xiàn)狀

2.1人事檔案的信息化創(chuàng)新管理水平不高。計算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中正日益發(fā)揮出越來越重要的作用。但是我們還要清醒地看到，一些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有得到真正運用，利用計算機(jī)管理人事檔案還處在起步階段，有些事業(yè)單位還習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法，調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的管理同時又影響工作效率。

2.2硬件設(shè)施落后，管理手段陳舊。人事檔案是重要的人才信息檔案，要想保證檔案的完整與安全，除了提高檔案管理人員素質(zhì)以外，還要在硬件設(shè)施上加以完善和提高。但在具體的事業(yè)單位工作中，有的單位領(lǐng)導(dǎo)往往在檔案管理上投入不足，根本不按檔案管理的要求去做，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。另外，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽光多次照射造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象。

2.3人事檔案要么內(nèi)容失真，要么就是材料不全。真實的檔案材料有利用的價值，而虛假的檔案材料非但毫無利用價值可言，反而會給人事檔案的利用造成困難。虛假檔案中的考核鑒定材料有雷同現(xiàn)象，大多只有優(yōu)點和成績，沒有缺點和差錯。這些隨意性很強的檔案性材料一方面反映了有些干部急功近利，另一方面也反映了我們的人事檔案部門沒有對檔案管理引起足夠重視。

2.4人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加。改革開放以來，社會經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，人才流動日益頻繁，人才再不像以前那樣從參加工作之日起就固定在一個單位上班直至在這個單位退休，面對更多適合自己特長的單位，越來越多的人才選擇了“跳槽”。為了得到自己滿意的工作，好多人不顧單位的再三挽留，毅然決然地選擇棄檔，還有一些“能人”經(jīng)不住外界誘惑，直接選擇“下海”，致使人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

3實現(xiàn)人事檔案創(chuàng)新管理的措施與建議

3.1提高檔案管理的創(chuàng)新意識

人事檔案工作者應(yīng)不斷更新觀念，主動出擊，提高創(chuàng)新意識，在檔案的收集、管理、使用等各個環(huán)節(jié)注入創(chuàng)新意識，不斷挖掘檔案管理的新舉措、新方法。強化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機(jī)管理檔案意識，網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案的意識，加快檔案由手工管理向計算機(jī)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的轉(zhuǎn)變。

3.2增強檔案創(chuàng)新管理中的安全意識

檔案的創(chuàng)新管理中雖然提高了檔案的管理手段和方法，尤其是信息化的應(yīng)用為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但這也給檔案管理帶來一定的風(fēng)險，檔案人員必須提高安全意識。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運用好計算機(jī)的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進(jìn)取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，并通過計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)實時查閱、網(wǎng)上調(diào)閱等等。

3.3提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)是提高人事檔案的創(chuàng)新管理的關(guān)鍵所在。在當(dāng)今的信息時代里，每位檔案人員應(yīng)不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是要加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，拓寬知識面。二是要學(xué)習(xí)計算機(jī)、人事檔案管理軟件等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，達(dá)到掌握利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)創(chuàng)新管理檔案的能力。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，以使他們的具備較高政治覺悟，責(zé)任意識。提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，首先要提高對他們工作的重視，檔案的管理部門要為他們創(chuàng)造條件提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的條件，如組織有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)交流等活動。其次提高相應(yīng)的待遇。檔案管理工作是一項長期的枯燥乏味的工作，這就需要提高他們的待遇，調(diào)動他們創(chuàng)新檔案管理的主體意識，發(fā)揮自己的主觀能動性。

3.4完善檔案創(chuàng)新管理的制度建設(shè)

國家《檔案法》等一系列法規(guī)文件對檔案的形成、收集、管理和利用等各個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的規(guī)定，但法律法規(guī)都具有一定滯后性，隨著社會的快速發(fā)展，有些條款已不適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)實要求。這就需要檔案管理部門要根據(jù)實際工作需要，在符合國家法律法規(guī)的原則規(guī)定情況下，及時制定符合本單位檔案實際工制度措施。現(xiàn)代的信息技術(shù)已經(jīng)成為管理檔案的一種發(fā)展趨勢，完善這方面的制度措施可以促進(jìn)檔案管理更加的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化，可以很好的保護(hù)檔案管理工作。

總之，人事檔案管理工作應(yīng)與時俱進(jìn)，具有創(chuàng)新性。將現(xiàn)代信息管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理建設(shè)中是時代的要求，各檔案管理部門應(yīng)具有現(xiàn)代化管理意識，在注重安全的前提下實現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，制度化。讓檔案管理工作更好的服務(wù)于社會的現(xiàn)代化建設(shè)。

【參考文獻(xiàn)】：

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點和作用[J].西藏科技，2004，（10）.

[2]金子成，朱玲.區(qū)縣專業(yè)檔案管理及歸屬流向的探討[J]. 北京檔案， 2009，（01） .

[3]劉東斌，程訓(xùn)方.論檔案的記錄過程——五論檔案形成在前[J].檔案管理， 2008，（02） .