關于做好財政檔案管理工作的思考

焦娜

摘 要：檔案管理工作對我國社會健康發展起著至關重要的作用，而財政檔案管理是財政局管理的重要內容之一，其內容可反映出我國或者地區一段時期經濟社會發展的狀況，高質量、及時、完全的財政檔案成為決策者制定相關措施的客觀依據。因此，做好財政檔案管理工作，不斷地更新管理觀念，勇敢探索和嘗試新的管理手段，對于促進經濟社會的全面發展和財政檔案管理效率具有深遠的影響。而當前我國財政管理檔案工作當中存在著管理觀念、方式、 人員素質、管理制度等不足之處。本文將認真分析其不足之處， 提出做好財政檔案管理工作的相關措施。

關鍵詞：財政檔案管理；現代化管理；管理措施

隨著信息技術和互聯網的不斷深入發展，財政檔案管理本身也發生著變化。財政檔案管理是財政局管理的重要工作，其內容可反映出我國整個或者部分地區一段時期經濟社會發展效益，高標準的財政檔案成為決策者制定相關措施的客觀依據。因此，做好財政檔案管理工作，不斷地更新管理觀念，勇敢探索和嘗試新的管理手段，對于促進經濟社會的全面發展和財政檔案管理效率具有深遠的影響。如今，針對信息化檔案管理特點，需要對以前手工管理檔案的流程進行相對應的調整。運用數字化的現代財政檔案管理方式，不斷提高財政檔案管理方式和手段，加快對財政檔案管理人員的素質培養，從而做好現代財政檔案管理工作。

一、財政檔案目前存在的弊端

1.財政檔案管理技術落后。科技的進步促使檔案向網絡化發展，但是目前一般檔案的管理還是采用一臺微機一套軟件的管理方法，甚至部分的檔案還不能信息化管理，仍然使用手工編制，給檔案的工作帶來不良影響。技術落后的主要原因：一是人力、物力、財力投入少，檔案管理系統不先進；二是檔案管理人員科學素質低，導致即使引進先進的檔案管理軟件也不能熟練操作，使之發揮應有的效果。

2.財政檔案信息管理制度不完善。財政檔案信息的采集、加工、存儲、利用需要一個完善的流程進行分工管理，所以一個完善的財政檔案管理制度就顯得十分必要。

財政檔案工作缺乏制度化會導致檔案管理的不規范：一是采集不規范。采集過程中，沒有明確的采集目標和采集范圍，內容達不到要求再加上制度形同虛設，交不交無所謂的態度，使得采集質量不高，檔案收集考核不明確；二是加工不規范。財政檔案信息的加工包括鑒別、篩選、排序、初步激活和編寫五部分組成。而財政檔案所涉及的業務檔案、會計檔案非常多，除檔案部門負責接收的檔案外，其他業務檔案均分散在相應的業務部門，而且業務科室事務繁雜，檔案人員的專業素質層次不同，在整理過程中有沒有按標準分類鑒別篩選，在立卷過程中有沒有按照卷內的文件目錄順序進行排序組卷，在排序后有沒有進行開發分析和轉換，實現信息活化，卷內目錄的編寫有沒有和實際整理文件一致，卷內資料有沒有遺漏，這些也都不能百分百確定。此外，在立卷時間上，有時會積累起來一次立卷，既不符合事畢立卷的要求，又不利于查找。三是存儲不規范。財政檔案信息的存儲工作由歸檔、登錄、編目、編碼和排架等環節組成。由于管理疏忽，很多檔案在管理過程中，部分信息沒有按標準歸類，在儲存期間部分檔案遺失或者損壞，檢索查不出檔案，使用不方便，更新速度慢的弊端。四是利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。另外還存在信息孤島和信息過載的現象，有些信息不能被共享，造成檔案信息資源的浪費，也是組織肌體不健康的表征；而有些檔案信息過于冗雜，被信息困擾。

3.財政檔案管理人員素質水平層次不同。檔案本身在數字化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。由于電子文件必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉電腦操作技術的檔案工作者來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟， 容易產生煩躁情緒。 尤其是專業素質低的財政檔案工作者來說，是一個極大的挑戰。人員的素質決定了財政檔案管理的各個環節，甚至最終會影響到決策者的判斷。

二、做好財政檔案管理工作的要點

1.財政檔案管理技術現代化

升級檔案管理基礎設施（如計算機硬件、 軟件、 互聯網與局域網等）并采用相應的現代化技術對財政檔案進行管理是財政檔案管理實現現代化首要內容。

財政檔案管理技術現代化要求在檔案工作過程中引進先進的科技設備和專業科技維護人員。一是計算機系統的智能化設計。財政檔案管理人員將相關資料輸入計算機中，通過計算機的智能化系統進行資料整理，如可通過計算機自動化實現檔案分類和編制目錄，并且可通過計算機軟件平臺對館藏檔案進行檢索和跟蹤管理 。二是網絡技術的引入。通過建立網絡服務器 ，使人們隨時隨地通過互聯網完成對對檔案的查詢，方便人們對檔案的利用；通過網絡技術建立的財政檔案信息網站，實現各部門之間的檔案共享，節約檔案信息利用的時間成本；利用網絡技術增加檔案的保密性。根據檔案的密級程度分別采取不同的加密技術，以此保障檔案信息的安全性 。計算機的運用不僅增強數據的真實有效性， 還能夠節約人力資源。

2.健全財政檔案管理監督體制。沒有監督體系，就無法保證制度的正常規范運行。所以做好財政檔案管理工作，必須要健全財政檔案管理監督體制。

建立健全財政檔案管理監督體制：首先，要建立一個高素質的財政檔案管理監督者隊伍。監察人員需要不僅具備優秀的科學文化素質，而且具有良好的精神文明素質。這樣，監察人員內部才能防止腐敗的發生，使體制可以行之有效。其次，要對財政檔案信息進行監督。不僅要從財政檔案信息的源頭實行監管，而且在加工、整理、儲存、利用等方面都要監督，防止信息被涂改、篡改、遺漏、編造，以確保信息的完整性和真實性，避免出現數據無效的情況。再次，要對財政檔案管理人員進行監督。 一要監督財政檔案管理人員的執業行為，確保財政檔案管理工作的穩定性和全局性；二要監管財政檔案管理人員所設計的工作方案，要有可行性與有效性。最后，監管人員還要結合財政檔案信息，編制相應的網絡監管內容，通過多維度監管，提高財政檔案管理質量。

3.加快高素質的財政檔案管理者隊伍建設。檔案管理人員科學素質低，直接影響到財政檔案信息的采集、加工、存儲、利用，所以要求財政檔案管理者必須同時具備優秀的科學文化素質和良好的思想道德素質，使財政檔案管理工作能夠準確及時高效的完成。

4.提高領導對財政檔案管理工作的重視程度

提高領導對財政檔案管理工作的重視程度，首先要增強領導的檔案意識。財政檔案管理工作者要經常向領導宣傳檔案工作、勤向領導匯報檔案工作情況、做好檔案服務工作為領導提供檔案利用信息，使領導逐步重視財政檔案管理工作，以便更好的開展財政檔案管理工作。

三、結語

財政檔案管理的現代化，對于促進經濟社會的全面發展和財政檔案管理效率具有深遠的影響。做好財政檔案管理工作離不開管理技術現代化，健全財政檔案管理監督體制，加快高素質的財政檔案管理者隊伍建設這幾項措施，當然領導對財政檔案管理工作的重視程度，一定程度對做好財政檔案管理工作起決定性作用。

參考文獻：

[1]周三多.管理學（第四版），高等教育出版社.

[2]王艷萍.淺議財政檔案的現代化管理[J]. 黑河市財政局 .