新形勢下工程設計檔案管理淺議

徐寶元

【摘要】作者從加大檔案管理力度，增強檔案意識；建立健全檔案管理規章制度；強化檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的素質；推進工程設計檔案信息化建設和加強檔案開發利用工作等方面闡述了如何管理好設計院工程設計檔案。

【關鍵詞】工程設計；檔案；管理

工程設計檔案是工程設計過程中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。工程設計檔案是設計技術活動的直接記錄和實際反映，它真實地記錄了設計活動的全過程，是評價設計活動與質量控制及科研創新全過程的透視鏡。在設計中形成的工程檔案和資料是一筆很大的財富，這些檔案資料是設計院的命脈，具有極高的經濟價值，對設計院今后的壯大及發展有著非常重要的參考價值。設計檔案不僅服務于本企業的設計人員，同時也服務于業主和施工單位等，這類工程設計檔案往往具有其自身的特點。檔案種類繁多，包括設計前期資料、圖紙、電子圖檔等；檔案形成的周期長，工程設計檔案有的設計周期長，周期能達到數十年；檔案數量大，一個大型工程的圖紙有成百上千張，檔案的使用效率高等特點。規范設計檔案管理工作，對于提高設計院的管理層次有著非常重要的指導作用。本文將圍繞加大檔案管理力度，增強檔案意識；建立健全檔案管理規章制度；強化檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的素質；推進工程設計檔案信息化建設和加強檔案開發利用，結合筆者實際工作經驗，介紹如何在新形勢下開展工程設計檔案管理。

一、加大檔案管理力度，增強檔案意識

加大檔案管理力度，確保檔案工作與設計業務的開展同步進行，促進設計院檔案工作的科學發展。明確各部室檔案管理人員職責，加強過程監管，將檔案工作納入設計院管理體系，對檔案工作從項目開始直至項目結束（或竣工）進行全程管理和前端控制，將歸檔職責納入設計經理和專業負責人的考核中，促使檔案工作順利開展，保證檔案的完整、齊全、準確。同時，強化宣傳力度，通過檔案知識培訓、競賽等活動，增強各級人員的檔案意識，特別是增強院領導和咨詢設計事業部總經理的檔案意識。領導重視了，制度的執行，合理化的建議，檔案設備的購置，人員的配備等問題才會迎刃而解。領導重視了，檔案管理力度才會加強，才會真正把歸檔和員工績效掛鉤，進一步提升員工的檔案意識，從而達到全面提高設計院檔案管理的目的。

二、建立健全檔案管理規章制度

建立健全檔案管理制度是做好檔案管理工作、發揮檔案作用的基本保證。由于工程設計檔案種類繁多，數量大，有的設計周期長，周期能達到數十年，甚至還需要多次的修改補充，這使得工程設計檔案完整性很難得到有效的保證，因此，設計院應結合實際，建立健全檔案管理制度如《檔案管理辦法》《項目文件收集歸檔控制程序》《歸檔電子文件管理規定》《檔案保密規定》《檔案銷毀管理規定》，規范檔案的收集、整理、移交、立卷、入庫、保管、借閱、利用、保密和鑒定銷毀等工作，確保工程設計檔案的完整性，確保管理規范化，標準化，增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性。

三、強化檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的素質

隨著工程設計檔案管理向信息化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術。努力提高自己的業務素質和科學知識。工程設計檔案不同于一般的文書檔案，因此，工程設計檔案管理涉及檔案專業知識，還涉及到與工程設計相關的業務知識。在一套圖紙中，需要檔案管理人員能夠分清其前后形成的過程，內在的聯系，這樣才能更準確地管理工程設計檔案。培訓是提高管理素質的最主要途徑，在培訓中講解工程設計一般形成哪些文件材料、具體歸檔范圍等，如化工項目中會形成什么文件資料、圖紙，規定哪些是必須歸檔的資料等。工程設計檔案管理人員還可以通過加強業務研究來探索工程設計檔案的管理方法，以適應新形勢下工程設計檔案管理的工作需要。

四、 推進工程設計檔案信息化建設

推進檔案信息資源管理標準化、規范化進程，是實現檔案價值最大化的重要手段。專業人員在工程設計時，往往產生大量的電子文件，檔案管理人員在接受紙質資料的同時也要接受和管理電子檔案，這些電子檔案是設計院重要的知識資產。只有推進檔案信息化，才能管理好這些知識資產。因此，推進工程設計檔案信息化建設勢在必行。推進檔案信息化建設要“以需求為導向，以應用促發展”，確保檔案管理系統及相關標準規范體系建設，建成以數字資源為基礎、安全管理為保障、網絡利用為目標的信息化檔案管理體系。推進信息化要制定檔案管理系統建設計劃，保證檔案信息化建設與企業信息化建設同步，并健全檔案信息安全管理體制。同時，要積極推進傳統載體檔案數字化。筆者所在公司根據“存量數字化、增量電子化”原則，結合檔案館藏實際，對利用率高、保存時間較久、載體面臨損壞的2010年前的檔案已優先實施數字化，目前圖紙數字化已達10萬余張，檔案數字化率達到了85%，預計2016年可以使2013年前的圖紙實現全部數字化。2013年，筆者所在公司將檔案信息化建設與企業信息化建設工作同步規劃、同步建設，針對檔案管理的需求，購買開發了OA系統和圖檔管理系統，系統實現了檔案的收集、驗收、整理、借閱利用各個環節的功能需求，建立了檔案信息資源數據庫和檔案網上查詢功能，從而最大限度地促進了檔案資源共享。

五、加強檔案開發利用工作

檔案管理最終的目的是為了利用，只用通過利用才能更好地實現檔案的價值。加強檔案開發利用工作，一要強化檔案信息服務功能，主動開發檔案資源，不斷挖掘檔案的價值，使檔案更好地為設計院的決策、管理提供參考。二要創新檔案利用方式，拓展服務渠道。檔案管理人員要完善檔案檢索體系，編制檔案全套目錄索引，便于檔案查找利用。

加強對設計人員的培訓和指導，做好檔案的借閱服務和一般性的參考咨詢服務。主動推送有價值的信息，從檔案原件中提煉出讓專業人員有用的信息，編寫多方位、多種類的檢索工具，這樣加工出來的檔案信息才能夠使設計院的專業技術人員、管理者、業主更加快捷地查詢到自己所需要的信息，使檔案更好地發揮其價值。三要充分發揮信息系統的作用，使檔案管理信息系統與設計管理系統、經營管理系統和辦公自動化系統等融合，并在融合的基礎上逐步升級，實現與互聯網連接，實現檔案信息的資源全球共享和社會價值，拓展服務渠道。

六、結語

工程設計檔案是設計院不可或缺的信息資源和知識資產，對設計院的發展具有重要作用。工程設計檔案管理是設計院管理的一項重要的基礎性工作，應結合自身檔案特點，做好工程設計檔案工作，管好、用好這筆財富，充分發揮工程設計檔案的價值，為設計院的發展作出應有的貢獻。

【參考文獻】

[1]趙靜.綜合設計院工程設計檔案管理綜述[J].城建檔案.2014（8）.

[2]朱媛.新時期設計院檔案管理探析[J].中小企業管理與科技. 2014（6）

[3]劉耿生編著.檔案開發與利用教程[M].中國人民大學出版社.

[4]傅榮校著.檔案管理現代化[M].浙江大學出版社.