信息時代的電子檔案管理探討

吳玉

【摘要】電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。基于此，筆者對如何做好電子檔案管理工作進行了如下探討。

【關鍵詞】信息時代；電子檔案；管理

一、 電子檔案的特點及優越性

（一）與傳統檔案相比，電子檔案具有如下特點。1.文件記錄方式多樣，變化性大。傳統的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發揮出來。但電子檔案的出現改變了信息的承載介質，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。2.與傳統的紙質檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優點。電子檔案以數字編碼將內容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質內部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內容可以進行壓縮編碼或加密等技術處理，所以即使有相應的設備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內容。3.電子檔案對元數據和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數據必須依附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網絡上進行，操作者互不見面，體現背景關系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來檔案的有效利用帶來隱患。

（二）基于電子檔案的特點，電子檔案具有獨特的優越性。1.電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發展的今天，現代信息網絡系統為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。2.電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統的紙質檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網絡管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機管理省時省力，給工作人員節省了充足的時間去提高業務能力和水平。3.檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統的紙質檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點，能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關的文件，從而保證了文件的保密性。4.電子檔案的微機管理有效地提高了檔案管理工作的質量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據自己的理解來進行操作，顯然立卷人對立卷標準掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標準很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進行微機管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發揮出更好的時效價值。

三、做好電子檔案管理的措施

（一）要完善體制，建立統一的電子文件管理標準。首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展。其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行。再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準。最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

（二）要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

（三）應做好電子檔案使用中的控制與管理。首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。 對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

（四） 應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍。在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。當今檔案工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

總之，在當代信息化迅速發展的今天，在加強電子檔案管理工作時，要根據電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

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