事業單位檔案管理工作存在的問題及對策

孟蕊

【摘 要】檔案管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分，對于事業單位的內部管理具有重大的意義。只有不斷完善事業單位檔案管理工作，才能實現對于事業單位內部人員的有序管理。但是目前我國事業單位內部的檔案管理依舊存在很多的問題，本文著重探究了事業單位檔案管理存在的問題，并且提出了相應的解決對策。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；問題；對策

一、事業單位檔案管理工作的重要性

隨著我國經濟的發展與改革開放的深化，事業單位的改革與發展也取得了一定的成果，因此事業單位內部檔案管理工作也面臨著更大的挑戰。為了保證工作的有序進行，就必須對眾多的文件進行有效的管理。檔案管理工作對于事業單位的發展具有十分積極的意義。規范化的檔案管理工作可以推進事業單位的工作效率，提高工作質量，使得事業單位內部運行更加協調有序。但是目前我國事業單位的檔案管理工作不容樂觀，各事業單位檔案管理工作參差不齊，沒有形成嚴格統一的規范，導致工作連續性被破壞，阻礙了檔案管理工作的規范化建設。

二、事業單位檔案管理工作存在的問題

我國事業單位檔案管理的平均水平仍然處于由傳統的檔案管理階段向現代化新型檔案管理階段的轉型期，由于轉型帶來的檔案管理工作的“陣痛”不可避免，存在些許如下問題：

（一）重視程度不夠，認識程度不足

在中共中央的領導下，各大事業單位逐步基本認識到了檔案管理工作的重要意義，并且逐步完善檔案管理工作的流程，來服務于事業單位內部管理工作，但是許多單位對于檔案管理工作的認識還較為局限，科學性與全面性尚為欠缺，導致檔案錯亂、遺失、尋找不便等弊端，使得檔案管理工作效率低下，沒有達到工作要求的系統化、集中化、優質性等特點。同時也沒有滿足市場對于檔案信息的需求，不利于事業單位內部管理工作的可持續發展。

（二）“依法管理”意識缺乏

我國針對事業單位檔案管理工作設立了專門的《檔案法》和《檔案管理辦法》等一系列規范檔案管理工作的法律，基本形成了檔案管理工作“有法可依”的局面，但是各事業單位在運行檔案管理工作時，首先是工作人員對于國家設立的檔案管理法律知之甚少，其次工作人員沒有意識到檔案在內部管理工作以及事業單位改革發展中的重要性，因此檔案管理法律使用成效甚微，沒有形成“依法管理”的良好局面，導致事業單位檔案管理工作欠缺合法性、條理性。

（三）檔案管理工作人員素質有待提高

由于對檔案管理工作缺乏科學性、連續性以及合理性的認識與重視，部分事業單位的檔案管理工作人員更換頻繁，在管理人員招聘時，并沒有考慮到工作的長遠利益，而是飲鴆止渴，以眼前的利益為主，沒有為檔案管理工作日后的發展儲備相應的人才。其次，部分事業單位在檔案管理工作人員招聘時，沒有將專業知識素質進行重點考察，但是檔案管理工作本身是一個專業性較強的工作，缺乏專業知識、綜合素質不高的工作人員會造成檔案管理工作發展不順利。例如：在檔案查找過程中耐心不夠、對于檔案歸檔工作缺乏專業性，對于檔案手續完整性審核不到位等等，這些都會造成部分工作失誤，沒有形成檔案管理部門對于其他部門的輔助作用。

（四）檔案管理部門缺乏現代化支持

檔案保存工作需要溫度、適度等多方面適合的條件進行協調，否則檔案就會被損壞，但是部分事業單位的檔案儲存室條件簡陋，濕度、防火等設備配置不全，各種隱患充斥，工作人員感受不到單位對于自身工作的支持，也會產生消極怠工的情緒。同時在傳統檔案管理工作向現代化檔案管理工作的轉型階段，檔案管理部門更加需要資金支持，來購置現代化的辦公設備，來實現電子化辦公，統一檔案管理體系，以方便查詢與歸檔，但是很多單位對于該部門的資金投入稀少，現代化的設備與人才沒有落實到位，因此檔案管理部門的工作發展陷入停滯。

三、事業單位檔案管理問題的解決對策

針對目前我國事業單位檔案管理工作存在的主要問題，為了進一步加強檔案管理工作的重視程度，并且促進事業單位檔案管理工作的進一步發展，應當從以下幾個方面進行管理：

（一）加強全體人員認識與重視

為了進一步完善事業單位檔案管理工作的流程，促進其現代化轉型與規范性，首先應當強化對于檔案管理工作的認識與重視。第一，要加強全體人員對于檔案管理工作的重視程度，尤其是領導人員，只有事業單位管理者對于該部門的工作重視起來，才能調動部門工作人員的積極性，同時才能引起全單位對于該工作的重視，這項工作應當定期進行，長期堅持，才能達到宣傳效果；其次，要加強全體人員對于該工作的科學性、合理性認識，要采取一定的科學方法進行檔案管理，提升工作效率，并且要激發檔案部門工作人員積極創新管理方法，為部門工作做出杰出貢獻，不能將工作熱情只停留在重視層面，而要深化認識，促進事業單位檔案管理工作專業化、科學化，這需要單位內部建立一定的獎懲機制，并且完善單位內部文化來激勵員工。

（二）加強法律法規的宣傳與利用

事業單位要將“依法管理檔案”這一工作原則進行深入強調與解讀，明確做法，避免工作中的模棱兩可。同時要嚴格依照法律規定進行檔案管理工作，以方便與其他事業單位的對接，避免多種管理套路的出現，為工作帶來不必要的麻煩，加強檔案工作的程序化、規范化與科學化。其次，要對工作人員定期開展法律法規培訓，并且要在事業單位內部定期進行檔案管理法律法規宣傳，檔案管理工作的工作人員必須對于相關法律法規爛熟于心，以保證事業單位檔案管理工作按機制軌道有序運行。

（三）嚴格甄選工作人員，明確分工

事業單位在為檔案管理部門招聘管理工作人員時，應當注重對于其專業知識的考察，以及從多個角度評判其是否適合這項工作，應當從檔案管理部門的長遠發展角度考慮，為部門挑選真正合適、具有能力和創新意識的工作人員。其次，在檔案管理部門內部，應當明確各位工作人員的職責，避免工作推諉。例如：整理歸檔、檔案查找、檔案調配、檔案資格審查等工作分別都由誰負責，從而加快工作效率，使得工作人員熟能生巧，不僅保證了工作效率，還保證了工作質量。如果出現工作錯誤，也方便進行更正，并且能培養工作人員的責任感與工作意識。

（四）加強部門資金投入，提供發展基礎

在加強對于檔案管理工作的重視程度之后，應當著手對于檔案管理工作室的硬件設施進行更新與檢查，確保珍貴的檔案資料在安全的環境中保存。同時應當定期聘請專業的檔案管理人員進行檢查，確保檔案保存的科學性。事業單位還應當適當加大檔案管理部門的資金投入，一方面是體現對于部門發展的重視，另一方面是改善檔案管理部門的辦公環境，促進檔案管理新方法的創新，加快向現代化新型檔案管理的轉型。

（五）拓寬檔案信息資源開發渠道

事業單位檔案管理部門應當打破原有的檔案信息搜集模式，積極利用各種現代化手段完善檔案資源信息，發揮檔案的價值。同時，事業單位應當編寫屬于單位的檔案發展史，以形成系統的檔案管理流程，由每一位檔案管理部門工作人員進行總結完善，在此基礎上對檔案管理方法適度創新。其次，各單位的檔案管理部門應當組織定期交流，互換工作經驗，促進共同發展。

【參考文獻】

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