機關事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策

李南

【摘 要】隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部檔案規范化、標準化、現代化管理給檔案工作人員提出了新的挑戰。因此，科學地管理人事檔案是非常重要和必要的。但目前機關事業單位人事檔案管理中還存在一些問題。本文就機關事業單位人事檔案管理中出現的問題提出一些的對策。

【關鍵詞】機關事業單位；人事檔案；管理；問題；對策

機關事業單位人事檔案包括當事人履歷材料、自傳材料、組織鑒定、考察材料、考核情況；學歷、學位、培訓和專業技術職務情況的材料；同時也包括政審、職務任免、加入黨團組織的材料；獎勵及違紀材料；工資級別調整等等。機關事業單位人事檔案是機關事業單位人事部門的核心工作，是職稱評定、提拔任用干部、解決工資待遇、辦理養老保險等方面的重要依據。機關事業單位人事檔案是國家機關和事業單位在人事管理活動中直接產生的，是個人情況的真實記載和客觀反應。它能充分反映出個人經歷、德才能績、工作表現、獎勵處罰等重大事件。隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部檔案規范化、標準化、現代化管理給檔案工作人員提出了新的挑戰。因此，科學地管理人事檔案是非常重要和必要的。但目前機關事業單位干部人事檔案管理中還存在的一些問題，下面就機關事業單位人事檔案管理中出現的問題提出一些的對策。

一、機關事業單位人事檔案工作中存在的主要問題

（一）單位領導重視程度不夠。由于檔案工作歷年來不受單位領導的重視，一些主管人事檔案的單位領導把大量的時間精力用在經濟建設上去，認為干部人事檔案管理可有可無，無需投入大多的時間和精力。由于領導的不重視，直接導致檔案管理人員工作責任心不強，工作積極性不高，單位檔案管理的硬件設備投入不足。大量的人事檔案堆積如山，只有到上級部門檢查時，才搞突擊完成該項工作。

（二）檔案工作者責任意識淡薄。責任心是一個干部思想品質、工作作風、精神境界的具體體現，更是做好干部人事檔案管理工作的本質要求。一些檔案工作者責任意識淡薄，不能處理好工作和個人業務的關系，觀望思想嚴重，缺乏開拓創新和爭創一流的精神，作風不扎實、工作不務實，工作流于形式，既不注重干部人事檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不進行現代化管理手段的學習。有的檔案工作者由于在該崗位上干得時間長，思想上產生厭倦情緒，工作懈怠，漸失檔案工作者應有的政治責任感。

（三）檔案工作人員少，業務素質不高。一些單位從事干部人事檔案管理的工作人員一般都身兼多職，沒有進行過專門的業務訓練，就匆忙上崗，業務素質參差不齊，而有的單位檔案管理人員更換頻繁，往往剛剛熟悉業務就更換崗位，使得檔案管理工作經常發生斷檔現象。《干部檔案工作條例》中指出“每管理一千卷檔案需配備一名專職干部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員。”隨著干部人事檔案庫藏量增長，個人材料不斷增加，進檔頻繁，檔案信息不斷豐富，而人事部門的檔案管理人員卻沒有增加，一般檔案室只有一名工作者，管理的檔案卷數卻在兩三千卷以上。這既增加了檔案工作者管理檔案的任務數量，又增加管理難度。有的人事部門沒有專職檔案管理人員，管理人員整天忙于應付日常管理事務，沒有時間學習提高，只起到了保管員的作用。這些都制約著機關事業單位干部人事檔案管理水平的提高，不利于干部人事檔案管理工作的發展。

（四）缺乏健全的人事檔案管理制度。制度是做好任何工作的前提和保證，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。人事檔案工作也如此，一些機關事業單位由于制度不完善，使得人事檔案管理缺乏有效的措施。有的單位雖然制定了人事檔案管理制度，但實際執行力度不大，使得制度成了擺設，花架子。如一些人事檔案管理人員在外來人借閱和轉遞干部人事檔案時，對不出具介紹信、不登記查借閱手續、不按要求轉遞人事檔案的睜一只一眼，閉一只眼。有的人員在檔案上擅自涂改、圈劃、抽取或撤換檔案材料，使得干部檔案材料出現了弄虛作假現象。隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部檔案管理越來越細致化，標準化，現代化，因此要求機關事業單位從完善制度、落實制度入手，將人事檔案管理制度當成重點工作來抓，以適應社會發展的要求。

二、解決機關事業單位干部人事檔案管理中問題的對策

（一）強化組織領導，提高思想認識。機關事業單位人事檔案工作是黨和國家干部人事工作的重要組成部分，是個人經歷真實記載，是干部思想品德、業務能力等各項工作的具體反映，同時也是培養和考察選拔干部的重要依據。干部人事檔案的完整、真實、規范是做好干部工作的基本條件。單位領導一定要高度重視干部人事檔案管理工作，把做好人事檔案工作當成向黨的事業負責，向干部個人負責的一項工作來抓。把檔案管理工作列入單位干部人事工作的重要內容，建立檔案資料收集責任制，并把此項工作納入年度考核范圍，納入崗位責任制中，確保檔案工作有序開展。

（二）完善人事檔案管理制度。機關事業單位要建立干部人事檔案收集、審核、接轉制度，沒有正當理由不得將檔案外借，借出時要出具相關手續。對發現問題的檔案材料要及時糾正。對失真的檔案材料要進行實地調查，以確保實材料的真實性，維護干部人事檔案工作的嚴肅性。要建立和完善干部檔案材料收集工作的協調機制，加強組織人事部門內部各機構在干部檔案材料形成、收集上的溝通協調。要建立工作聯系制度和情況通報制度，保證干部人事檔案材料形成規范、收集齊全、歸檔及時。

（三）培養現代化檔案管理隊伍。機關事業單位要加快培養現代化檔案管理隊伍，提高檔案人員的綜合素質，要堅持不懈地對檔案人員進行職業道德教育、規章制度及現代科技知識的培訓，不斷提高業務水平和工作能力。培養檔案管理人員淡泊名利，吃苦耐勞，忠于職守，踏實工作的精神，增強事業心和責任心。要加強學習，提高政治素養。要組織各種類型的學習培訓，滿足干部人事工作的需要。在培訓內容上，突出重點，講究實用；在培訓形式上，采取集中培訓與以會代訓相結合。同時，可安排外出參觀學習，拓寬視野，全面提高干部人事檔案管理工作者的綜合素質。也可通過遠程教育網學習檔案新知識，積極主動地參與檔案的收集工作。要嚴格組織紀律，切實增強檔案工作人員的責任心與法制意識。在實行聘任制、競爭上崗等人事制度改革的過程中， 注意適當穩定檔案管理崗位的人員。

（四）逐步實現檔案的現代化管理。為適應新時期檔案管理工作的要求，機關事業單位要轉變人事檔案管理理念，提高對人事檔案資源的開發與管理水平，建立人事檔案管理信息系統，努力開發人事檔案管理的新功能，實現個人基本信息的微機檢索和聯網查詢，實現用現代化手段管理和利用檔案，使之為選拔人才提供更大的空間。努力培養檔案工作人員的現代化管理意識與水平，不斷為其補充新鮮知識體系，為現代化管理提供技術支持。由過去檔案室進行收集、整理檔案轉變為通過網絡技術和信息平臺收集檔案信息。并實現既能利用計算機查找檔案，也能實行人工查找檔案，與各相關部門溝通，共同搞好檔案的信息化建設工作。