人才中心優化畢業生檔案管理問題的探討

陳瑤

摘 要 每一名大學生都有自己的人事檔案，人事檔案是根據大學生在校期間的學籍檔案轉化，成為其畢業后就業選拔的一項依據。人事檔案主要記錄的是大學生的政治面貌、主要的社會經歷和參與過的社會實踐活動，同時也是記錄其在整個求學期間從中學階段起的學習和生活，反應品德作風，具有現實性、真實性和全面性。人事檔案中的個人身份、資歷以及學歷是一個人成長經歷的證據，在就業和選拔時，人事檔案已經成為了一項重要的依據。由此看出，優化畢業生檔案的問題尤為重要，本文主要是提出了加強檔案管理的幾點策略，對畢業生檔案的優化進行分析。

【關鍵詞】畢業生；人才交流中心；檔案管理

1 高校畢業生檔案對畢業生的重要性

現今社會的發展所存在的情況是，畢業生對個人的檔案重視度不強，只重視現在的工作現狀和眼前的利益不為長遠的發展而考慮，不在意自己的檔案是否存在。而現實的情況是，由畢業生學籍檔案所轉化過來的畢業生人事檔案是具有重大作用的應當要引起高校畢業生的重視。例如在企事業單位進行招聘或是公務員考試時，個人的檔案會成為是否錄用的審查標準和重要的審核依據。如果不重視自己的人事檔案，將會影響跟人檔案的記錄，個人的工齡、職稱、職務、級別、留學、工資、社會保障的年限等等的原始依據都無跡可尋。高校的畢業生檔案的管理要規范化制度化，以此來減少或是避免在今后工作生活中所產生的不必要的麻煩，要為個人人事檔案的記錄和發展打下牢固的基礎。

2 畢業生檔案管理存在的主要問題

近些年，國家越來越重視高校人才的培養，升學率和上線率越來越高，各大高校一直在并校和擴招，導致高校在校生的數量逐年增加，相應的檔案也就越來越多，由數量增多所帶來的問題也日趨明顯，主要有以下幾個方面：

（1）許多高校為了加速學校的發展，在學校教學理念的前瞻性問題上下足功夫，只重視教育教學以此提高學校的知名度從而使學校的知名度得到廣泛的擴張式傳播。但是往往忽視了畢業生檔案的管理，沒有規范的管理細則和系統的管理方法。一方面，高校的檔案管理人員大多沒有規范系統化的管理方法，專業性不強，業務知識不熟悉沒有系統的檔案管理培訓監管力度更是不到位。另一方面對于畢業生檔案的追蹤管理各高校的重視程度也遠遠不夠，具體的工作人員和領導管理者的不重視容易導致畢業生在今后的工作發展中面對種種問題，如就業、定級或是升職等都不能夠流暢完整順利的進行。

（2）大多數的高校現在采取的檔案管理方式還是傳統老舊的人工整理和紙質檔案的存放，既浪費人力又浪費物力，對于現代先進的管理技術了解不夠，應用不夠。沒有開發出與檔案管理相配套的現代化管理設備的優勢，接受力不強，不能做到快速應用，已經遠遠達不到現有高校檔案管理的需求。

（3）在計劃經濟時代，畢業生的檔案的去向通常是跟隨其所報道的單位走。但是現在是處于計劃經濟時代，社會對人才的需求量大大增加，畢業生的檔案有很多是由高校 代為管理或是存檔在人才市場，之后在根據其就業單位的不同轉放人事檔案。由于這種情況，檔案對于個人的存在感比較弱，直接導致有很大一部分人在畢業后對個人檔案的處置比較隨意，存在暫時放在學校或者是自己留存的情況，很容易丟失或是成為“死檔”，對今后的工作進步、戶口的落戶等等都存在著直接的影響，會產生不必要的問題。

3 加強人才交流中心畢業生檔案管理的策略

3.1 強化對檔案的在信息方面的管理

第一，在畢業生的檔案被人才中心檔案管理部門接收之后，它們的信息按理來說就應該被計算機錄入，相關的，工作人員需要認真記錄的東西有很多，像一些新內容如畢業生來提取檔案以及遞交后續的資料，并且，對于在工作人員來說，檔案管理的流程必須很規范。還有一點，人才中心的主管和財政部門都必須對此足夠重視，在檔案管理方面多投入經費，及時更新硬件和軟件設施，這樣才能更好的建設檔案管理信息化，步伐變大，步子變穩，這對于眾多畢業生來說，他們可以得到更優質和便捷的服務。

3.2 增加些許高素質管理人員

首先，人才必不可少，必須積極引進，根據相關規定再結合實際情況提供充足的管理人員，因為目前各部門缺少專職人員，這樣能使問題得到解決。再者，要更好對檔案進行信息化管理，工作人員的專業水平高低很關鍵，所以我們應當加強對專職人員的培訓，提高他們的素質和能力，同時對于剛引進的人才，也應該積極培訓崗前知識，使他們更快的適應新工作，這樣工作人員的整體專業水平和綜合素質將會提高。

3.3 積極改進管理檔案的方法

要想真正提高檔案管理這方面的內容，檔案管理的方法很關鍵，所以我們需要積極改進管理檔案的方法。并且，管理檔案的方法有很多，能將它們統一起來將使效率大大提高，具體的說就是對這些方法統一歸類，其中我們可以根據時間統一歸類，還可以對方法分級分類管理。也就是說，當要處理一些檔案的時候，先根據地區分類，然后再以時間為根據二次分類，這就是分級。這就是對檔案管理方法的改進，諸如此類的方法還有很多，只有多改進方法才能提高工作質量和效率。

3.4 更加科學規范的流轉檔案

管理檔案是個很麻煩的工作，我們需要更加科學規范的流轉檔案，盡快建立完善的相關責任制度，之后不斷對其進行補充，制度建立之后就要求人員嚴格遵守，積極落實，相關的手續流程必須嚴格要求，當出現違規甚至錯誤絕不姑息，必須追究責任嚴肅處理，進而使服務質量和工作效率提高。

最后要說的是，對于畢業生來說無論何時檔案都是至關重要的，所以各高校必須重視相關的管理工作，對于檔案管理之中的重要問題必須及時處理，完善制度、健全領導機制、理清職責、對細節流程規范管理，這樣，當大學生們畢業之后，細致完善的檔案管理對他們的服務將是全方位的，使他們的發展無后顧之憂。

參考文獻

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