基于SAP的財務業務一體化系統的會計基礎工作規范建議

王明吉

摘要：隨著信息社會的飛速發展，現代企業管理越來越倚重于信息管理系統，財務業務一體化集成的企業資源管理系統也逐漸成為大型企業集團管理的標配，本文基于大型企業集團較為認可的SAP信息管理的財務業務一體化系統對財務會計基礎工作的影響，和傳統做法下存在的問題，提出了相應的修改和完善建議。

關鍵詞：SAP 財務業務一體化 會計基礎工作 建議

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）07-0058-02

一、會計基礎工作的現狀及問題

隨著信息技術的發展進步，計算機應用于會計核算，形成了用單個計算機核算的財務核算系統；隨著局域網的快速發展，會計信息系統發展到客戶端/服務器版；廣域網技術發展到一定階段后，又形成了瀏覽器/服務器版本，進而發展到現在的以財務為核心的財務業務一體化系統。這是企業集團集中管理需求的推動，可以將企業集團的財務數據集中于總部進行統一維護和管理，便于總部對下屬企業財務的數據和業務的實時監督，將會計的事后監督前移，為形成事前監督、集中管理企業的財權而提供基礎保障和信息支持。而會計基礎工作是各單位會計工作和經營管理工作的基本內容，是對會計核算和會計管理服務的基礎性工作的統稱。基礎乃根底，離開根底，任何事物將成為無本之木、無源之水。而目前用于規范會計基礎工作的主要范本是財政部于 1996年頒布并實施的《會計基礎工作規范》，該規范普遍適用于傳統會計環境下的手工會計工作，而在財務業務一體化系統環境下卻逐漸暴露出很多不適用的問題，如不加以修整，不僅可能會限制、影響會計信息系統發展，同時也會影響企業這一核心系統模塊功能的發揮。

二、基于SAP的財務業務一體化會計基礎工作的建議

（一） 會計崗位設置和職責分工

SAP的財務業務一體化系統環境下的會計工作同樣需要崗位設置和職責分工，根據現行《會計基礎工作規范》要求：所有從事會計工作、辦理會計事項、完成會計任務的會計人員均納入會計機構管理，同時明確了會計崗位的設置。企業應設置會計機構負責人、出納、財產物資核算、工資核算、成本核算、財務成果核算、資金核算、往來結算、總賬報表、稽核和檔案管理等會計工作崗位的規定并不完全適合 SAP的財務業務一體化系統的運行環境和管理需要。一方面，上述分工多數是基于工作過程的性質相似性和方便人工處理和監督來設計的，是根據業務核算性質來分工的，嚴格說就是業務核算崗位，而在 SAP的財務業務一體化系統環境下的工作思路是業務流程固化后的完整執行，會計機構和會計人員的外延得到擴展，SAP的財務業務一體化系統的實施，有效整合了企業的資金流、物質流、信息流，實現了“產品統一銷售、物資統一采購、資金統一管理”的三統一，SAP的財務業務一體化系統支持企業一級核算，使得原有會計工作打破了部門的界限。另一方面，系統業務動態數據的采集和處理由財會部門和涉及價值活動的業務部門共同完成，如采購活動不僅涉及到財務，同時會涉及到供應商、倉管等多個部門數據的錄入；系統主數據的維護與電子檔案的備份與保存由支持中心完成，因此SAP的財務業務一體化系統條件下辦理會計事務的職能機構不僅包括財務部門，也包括業務部門和支持中心。會計崗位的設置不單純以核算來分類，更多是以業務流程來劃分，在采購、倉管、銷售等環節上通過權限控制來構造管理者所需要的崗位，會計機構設置和會計人員配備較從前更為科學合理。為了保證會計數據的完整、可信及安全，應允許企業根據會計部門的管理需要增設其他崗位和職責。

因此，建議SAP的財務業務一體化系統核算的企業按照會計信息資源管理的流程設置崗位和職責，包括會計部門負責人、系統管理員崗（負責分配財務人員對應的SAP的財務業務一體化系統的權限）、應用系統管理員崗（負責財務核算系統中增加科目及對應規則等財務核算基礎信息的設置）、數據輸入崗、數據輸出崗、總賬報表分析崗、系統內部審核崗等，每一崗位根據權責分離和內部控制原則設置相應人員和權限，使得系統模塊與崗位職責完整一致。

（二）會計工作交接

根據《會計基礎工作規范》要求，目前會計人員所遵守的會計工作交接制度，主要還是關注實物形態資料保管和交接便于工作責任劃分，例如要求負責人在場、賬簿、報表、印章等現場交接，交接人、被交接人和監交人簽字等。在基于SAP的財務業務一體化系統環境下各個會計人員的崗位職責和權限已經設定，要保證會計工作的順利過渡，除了傳統會計資料、名章、實物資產等工作對象的交接外，更重要的是信息資源和系統職責的切換、更替和轉移，包括職責權限、電子文件及存儲方式、系統控制要點等。因此筆者建議在完善常規交接手續的基礎上增設如下交接程序：

1.流程完整性交接。針對系統管理員或應用系統管理員進行交接時，應將完整的流程資料、流程控制點、流程管理信息及相關資料一并完整交接。

2.賬戶權限交接。SAP的財務業務一體化系統下各操作崗位的賬戶、密碼和權限應單獨交接并明確限制性過渡期，即對交接人員交接前后的賬戶權限等進行過渡期約束，避免新的密碼權限生效之前，有人利用時間差進行越權操作或非法使用。

3.網上銀行鑰匙的交接。隨著電子簽章技術的發展應用，網上銀行越來越多的應用于企業的日常銀行付款業務之中，對于保障企業正常的資金調度、保證企業的資金安全來說，網上銀行付款鑰匙的交接尤為重要，建議先由相關權限的交接人員用自己的用戶名和密碼登錄進網上銀行系統，選擇更改密碼菜單，輸入舊密碼后，由被交接人員輸入新更改后的密碼，密碼更改成功重新登錄成功后即交接成功。

4.電子數據的交接。從手工核算發展到計算機輔助核算，電子數據無可爭議地成為會計檔案和數據的一部分。由交接人整理完成與自己崗位相關的必需電子數據后，例如臺賬、報表等，由被交接人檢查驗證數據記錄無誤后，同時拷貝監交人一份后即交接成功。

（三）會計記賬憑證類型和編號

目前常規做法是將記賬憑證劃分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，也可以使用一種通用記賬憑證。這種做法比較符合手工會計和獨立會計核算軟件對記賬憑證填制和處理的需要，也是為了分類、匯總和查詢的方便。但是，目前企業上線的大型 SAP的財務業務一體化系統是一個集成化程度很高的綜合平臺，局部已將會計系統和業務系統協同起來，許多會計憑證的源頭向前延伸到業務發生時刻，基本實現了“財務業務一體化”，記賬憑證的應用只是整個信息處理流程的一個環節。其除了受會計工作基本要求的規范外，更重要的是根據管理需要，將不同的業務信息記錄為不同的格式和內容，產生的會計憑證也是依據業務的性質和管理的需要而記錄的。因此，SAP的財務業務一體化系統下的會計記賬憑證往往有多種表現形式，而不是簡單的“收付轉”三大類，因此，應改變目前對會計記賬憑證的傳統分類，可允許用戶根據系統及企業管理的需要靈活設置憑證種類。

《會計基礎工作規范》對于一個會計核算主體的會計憑證要求用一套連續編號。SAP的財務業務一體化系統憑證按照憑證類型編號，獨立裝訂成冊，不再是一個會計主體只有一套編號。而SAP的財務業務一體化系統的每一張憑證均有憑證日期和記賬日期，當二者出現不一致時憑證以記賬日期記賬和顯示，而憑證編號依據憑證日期順延，裝訂中會出現時間順序的錯位。

（四）會計憑證簽章

《會計基礎工作規范》中規定與填制記賬憑證有關的人員，包括制單人、稽核人、記賬人、會計機構負責人、會計主管等應簽名蓋章以示負責，收款和付款記賬憑證還要由出納人員簽名或蓋章。該項制度的作用和意義不言而喻，但在 SAP的財務業務一體化系統環境下卻無法做到，或即使執行了也是形式上的，而無法起到實質性控制作用。前面已經交代，SAP的財務業務一體化系統的價值就在于實現了管理信息的高度集成，只要業務發生，會計子系統就會按照會計事項確認的標準和原則自動核算會計信息，連同非財務信息提供給信息用戶，因此，自動化是核算過程中的基本功能，目前國內外的 SAP的財務業務一體化系統中，近乎 80%的會計記賬憑證都是在管理過程中自動集成，而且數量龐大，在如此情況下要做到每張憑證均要簽名和蓋章幾乎是不可能的，即使強制要求打印憑證和簽章，也將是一個成本昂貴而作用有限的舉動。

筆者建議取消傳統的簽名蓋章等控制手段，而將精力放在完善 SAP的財務業務一體化系統的內部控制體系的建立和執行上，有效利用信息技術和配套措施，保證業務發生及信息記錄流程和處理指令的正確、合法和完整。同時，保證每張憑證可以方便快捷地向上追索到其業務發生的源頭。即使沒有簽名蓋章，同樣有效地保證了職責的監督和牽制。

（五）會計記賬憑證附件

《會計基礎工作規范》第 51條規定：除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。該規定在手工會計和單個會計信息系統環境下非常必要，而在 SAP的財務業務一體化系統環境下無法做到。原因有兩點：一是 SAP的財務業務一體化系統往往用于大型企業集團，許多企業是跨地區甚至跨國經營，分布在不同地域的分（子）公司和辦事機構均通過龐大復雜的 SAP的財務業務一體化系統連接起來，以前還是獨立核算單位的下屬企業變成了目前的數據采集點，所有的核算可能全部集中到總部一級，實現了集中核算和控制，憑證由系統統一生成并編號。此時，如果要求將每張記賬憑證的原始憑證（如領款單、入庫單、發票等）從相距遙遠（甚至是地球的另一端）的下屬分支機構傳遞到集團總部，然后附在記賬憑證后面，不論從時間角度還是安全考慮都是不現實的。因此，筆者建議對附屬原始憑證的要求不做強求，允許企業根據需要自由掌握。這樣做的理由是因為記賬憑證與原始憑證的對應關系永遠存在，只要建立會計憑證的快速溯源機制，對每一張記賬憑證都可以迅速查找它的原始憑證，進而確定責任主體和操作的規范性，實質上起到了系統整體控制效果。

（六）會計差錯更正

《會計基礎工作規范》第五十一條第（五）項規定：發現以前年度記賬憑證有錯誤的，應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。本項中如果涉及到銀行付款憑證的更正、就會產生一正一負的發生額記錄，在信息系統環境下與銀行系統無法對上這兩條有發生額的記錄，容易產生資金舞弊風險，筆者建議，只更正對應的分錄，在信息系統環境下既便于查找核對，又很清晰地知道更正的內容。

（七）會計檔案管理

SAP的財務業務一體化系統內含的精細化管理思想使得后臺信息系統的會計信息更加明細，原來手工可以合并的憑證，實施 SAP的財務業務一體化系統后必須提供詳盡的核算和管理信息，這要通過數量龐大的記賬憑證來實現。由于數據的電子化，查詢起來非常方便，只要憑證、單據、賬簿不打印出來，用戶便感覺不到大量憑證的存在。但是，《會計基礎工作規范》要求在保存電子數據檔案的同時打印記賬憑證和賬簿并裝訂保存，這就暴露了此項規定的弊端，因為打印數量相當于手工合并單據的幾十倍甚至上百倍，打印成本和工作量相當驚人。因此，筆者建議基于低碳經濟的考慮，允許用戶根據自身管理的需要確定會計檔息案的格式和規模，對于跨地理區域集成生化成的憑證和賬簿可以用電子資料代替紙質數據，對于數量龐大的基礎數據資料無需打印保存，只要有完善的電子介質和合理的安全措施即可。

三、結論與建議

綜上所述，傳統條件下長期形成的所謂會計基礎工作規范，大多在表面上發揮某種形式的控制作用，當這種常態規定無法持續運轉甚至阻礙會計信息化的功能和發展時，則需要建立基于運行系統的內控機制，從系統結構和功能邏輯上嵌入有效的控制手段來代替傳統制度形式。條件成熟時，比如 SAP的財務業務一體化系統環境下會計信息系統與信息化環境的控制功能能有效發揮，則完全可以放棄目前一些看似合理而實際無效的“基礎規范”托付給系統本身的控制體系，真正實現會計處理流程與業務控制流程的一體化和集成化。

參考文獻：

[1]中華人民共和國財政部.會計基礎規范[M].北京：中國財經出版社，1996.

[2]李安娟.高校會計基礎工作規范存在的問題及對策[J].商業會計，2014，（4）.