加強大數據時代人事檔案管理工作的探討

崔潔

摘要：社會的不斷進步，帶動了信息化技術的飛速發展，在企業中人事檔案的管理工作十分重要，如何利用大數據技術做好現代企業中的人事檔案管理工作是企業中的重要問題。大數據就是指利用先進技術，集中管理大量的數據信息。在企業中人事檔案包含各種信息，歸檔管理的數據十分豐富又十分復雜。人事檔案管理部門要響應大數據時代的要求，建立大檔案思維，使人事檔案數據的管理工作合理有序，為企業的人才培養和評估以及組建科研團隊提供方便。

關鍵詞：大數據；高校；人事檔案管理

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）009-0000-02

進入大數據時代后，人們能夠在多領域多層次下獲取全面、完整的信息量，用于在當前世界中獲取新知識和探索新經驗，進一步獲取大量的商機。大數據時代的到來，為企業的人事檔案這類用于數據整理和歸類的工作來說，既提供了機遇，同時也帶來了新的挑戰，此外，還為我們在思路和方法上開辟了新的路徑。當前，在我國的企業中一般都是以收集、整理和保存作為人事檔案管理共組的基本模式和內容，并不能真正意義上達到大數據時代對數據的管理需要。當前科技十分發達，運用大數據理念對人事檔案進行統一管理，是我們需要面臨的重要問題。

一、企業人事檔案管理存在的問題

在企業人事檔案管理中作用，有一個經常被提起的話題，就是人事檔案缺乏完整性和全面性。進入大數據時代后，對數據的需求量和管理量的要求很高，更重要的是要求研究數據的完整性和真實性。

1.保密性原則導致檔案所有人無法及時完整地核對、補充個人信息

人事檔案在企業中是重要的機密文件，一般會有專門的人員統一進行整理、檢查、審核、保存和傳遞，檔案所有人是沒有資格自行申請的，特別是一些保密級別高的個人人事資料，就算是檔案所有人自己在申請查看這一方面，也是沒有資格的。這些因素導致了檔案所有人不能及時了解自己的檔案信息，檔案所有人也沒有辦法及時了解，更沒有辦法做到及時補充和完善了。

2.檔案所有人的個人重視程度不夠

人事檔案是一個人所經歷的所有歷程和在各個方面所取得的成績的信息檔案匯總資料，需要有專業的檔案管理人進行記錄和整理，非專業人員是無法認識到檔案的重要性的，同時也不會明白檔案中需要記錄的重要信息有哪些。企業一般在市場和科研上投入大量的人力、經理和物力，而忽視了個人檔案的整理和完善工作。

3.人事檔案收集頻率過低，導致歸檔信息有所丟失

我國在考察教職工年度工作成果的時候，一般采取年度總結的匯報方式，考察教職工的各項工作表現，同時在必要的時候還要將證明材料一并歸入到個人檔案中。但是由于一年的時間過長，很多重要資料在時間面前都失去了重要價值，同時由于保管不當，還會出現資料丟失的情況，這些問題都直接導致了人事檔案信息的丟失。

4.企業人事檔案信息歸檔存在的問題

首先，人事檔案或者是業績檔案在歸檔前都要經過仔細的篩選和審查，而且要嚴格遵循“優先歸檔重要信息，其次歸檔重要信息，對于一般的無用信息采取不歸檔”的原則。在企業中專門有專業工作人員來從事信息的判斷工作，而這些工作人員在學歷水平、知識結構和個人喜好等方面都會影響到歸檔信息的評估，造成在歸檔過程中誤判或丟失一些重要信息，或者是存儲了一些無用信息。丟失部分的重要信息，有可能在企業的長期發展戰略的制定和人才培養以及科研團隊的組建工作中用到，所以信息的丟失會造成檔案失去了參考價值。

其次，在企業中，人事檔案部門一般采取條目式或概要性的歸檔方式來管理企業人事檔案存儲工作，重點關注記錄發生時間、地點、內容和造成的結果，以及產生的重要影響等。詳細內容則由檔案所有人自己保管，對于一些重要成果也可以保存在相關的職能部門。如果需要調取具體的信息內容的時候，若只是人事檔案中的資料無法滿足這一需求，可以求助于其他部門提供資料。因此，人事檔案信息歸檔是目前企業人事檔案管理要解決的主要問題之一。

二、人事檔案管理制度中存在問題的解決措施

1.建立完善的人事檔案數據庫

（1）人事檔案的保密形式

人事檔案中由個人填寫，完善個人信息、教學成果和科研成果，這部分信息可以采取開放式的處理方式，便于檔案所有人及時查看和隨時完善，確保歸檔資料的全面和完整，至于組織評價等重要信息，要采取保密原則進行封閉式管理。

（2）加大宣傳力度，提高員工檔案意識

企業人事檔案管理部門要擴大宣傳，讓職工了解到人事檔案的重要性，培養職工的檔案管理理念，培養他們主動完善人事檔案的好習慣。

（3）創建人事檔案實時更新平臺

大數據時代對于數據的真實性和實效性的要求比較高，企業的人事檔案管理部門要及時更新人事檔案信息，做好人事管理和服務等工作，將數據信息及時、準確的錄入到人事檔案數據庫中，保護職工在科研和創作，以及社會服務的業績的安全性、準確性和及時性。

2.創新“大檔案”思維，掌握人事檔案信息

進入大數據時代后，人們已經不用擔心海量信息的分析、整理和存儲的工作。數據分析在檔案管理工作中的作用更加突出，如果這些數據都記錄在書中，那么這些書連起來能夠覆蓋整個中國高達52次。若說這些數據存儲在光盤上，那么把這些光盤堆起來可以從地球推到月球上，并且可以堆成五堆。我們相信隨著科技的發展和進步，在存儲方面的技術水平也會越來越高，所以在信息的存儲上，我們可以對企業的檔案信息進行更加有效的管理。企業要根據自身的實際發展情況，建立起適合自己的大檔案體系，從而促進企業的生產發展。大檔案體系主要指的是在端口中能夠迅速、準確和全面的搜索到個人的全部信息資料，即個人基本信息、工作情況、科研成果、等所有信息，包括各個方面、各種形式（文字、圖片、視頻）的全部資料。大檔案體系的建立能夠有效提升企業各部門的辦事效率，同時對于企業的統籌規劃、人才評估和科研團隊的組建都有十分重要的意義。但是大數據時代背景下檔案的建立需要對信息安全進行管理，用于用戶的權限設定、限制訪問權限和標注等級和密級，這樣可以防止企業的人事信息泄露，維護企業人事信息的安全。

3.組建“大檔案團隊”

進入大數據時代后，建立“大檔案”體系是包含在人事檔案管理工作中的，是人事檔案信息量的龐大需要專業的管理人才對檔案進行管理，建立完整的信息數據庫，才能夠加強對企業人事檔案的管理。大數據的核心作用是預測和統計，為企業尋找需要的人才。所以認識檔案信息要做到數據化而不是數字化。數據化和數字化聽起來差不多，但是實際內容南轅北轍。數據化是將數據轉化為表格用來分析量化形式。數字化指的是將模擬數據轉換成數字的二進制碼。比如說數字化的表現形式就是通常說的電子書，通過數據化的統計為企業人事信息管理產生重要的作用。因此，企業的人事檔案若要實現實時檢索，就必須要進行數據化，真正意義上的發掘數據的價值。

進入大數據時代后，企業要進一步加強人事檔案信息管理就要做到以下幾個方面：首先，整合企業數據能力，對企業人事信息檔案進行有效的管理；其次，挖掘數據的背后價值和準確制定行動綱領的能力；最后是行動時精確、快速地能力。企業大檔案的數據建立，為企業人事信息檔案管理帶來了很大的方便。因此，企業要建立專業的信息管理團隊，對企業人事檔案信息進行管理，需要有各學科門類的頂級專家學者、資深的人力資源從業人員、IT精英、數據分析高手等共同構成。根據各個學科的不同特點和院校的下一步發展計劃，首先進行程序設計，其次有人事檔案信息為我們提供相應的數據，最后為了促進企業的進一步發展，制定相應的發展戰略和制定培養，優化設置課程，此外還要根據準確的數據分析組建一支科研團隊。通過分析員工的基本信息，可以了解到員工的年齡層次、學歷水平、男女比例等信息，在現階段，想要做到這些還十分簡單，隨著大數據的發展，相信會取得良好的成果，通過分析員工的科研成就，可以清楚地了解到企業的整體上的科技水平。科研團隊的建立可以從各個方面保障企業的持續健康的發展。

三、結語

隨著經濟的發展和社會的進步，檔案的數量也會積存的越來越多，為檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰。這主要是因為當前的檔案管理模式已經拖累了檔案管理工作的發展，需要進一步提升檔案管理人員的專業水平，提升檔案資源的利用率。進入大數據時代后，可以利用大數據技術來管理檔案管理工作，更新檔案管理模式，這也是檔案管理工作的發展方向。特別是在當前只是管理理念盛行的情況下，檔案管理工作要及時抓住大數據時代帶來的機遇，建立一套新型、完善的檔案管理方式，提高檔案的使用率和管理率。

參考文獻：

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