淺談電子檔案管理

張宇峰

摘 要：現今是信息時代，辦公標準化、自動化、網絡化也逐漸完善。在先進的技術及管理方式下，電子文件大量涌現。本文從電子文件檔案化管理的含義、特點入手，重點分析電子文件檔案化管理的要點。

關鍵詞：電子文件；檔案管理；要點

隨著辦公自動化和“無紙化辦公”的普及，傳統的紙質文件將逐漸被電子文件所替代，電子文件大量涌現。然而電子文件有別于傳統的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應，因此，適應現代管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

一、電子檔案管理的含義

所謂的電子檔案管理，指的是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，對電子檔案實行文件級的管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立相應的電子文件檔案庫，本著服務社會，回報社會的原則，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

二、電子檔案的特點

（1）依賴性和不可識別性。電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，和傳統的檔案在載體質量上是根本不同的。紙質檔案都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質和光介質的電子檔案采用的是數字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉換成人可識讀記錄。

（2）信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

（3）載體的多樣性。傳統的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現多樣性。

（4）信息共享性。傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息，在實現了局域網和上了因特網后，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了。

（5）信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸、便于異地調閱或形成文件。

從電子檔案的特性可以看出，電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，實現異地遠程調閱，給人類、經濟、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題，如：①數據的易消失性；②信息的不安全性；③信息的易改動性；④信息的易出錯性；由于這些特性，給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統的紙質檔案有本質的不同。

三、加強電子檔案管理制度

（1）電子檔案的形成制度要進一步完善。在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規定的統一格式標準，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數指標和載體形式加以規范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數據也應一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

（2）電子檔案要執行更為科學的歸檔制度。要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環節。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環節，但是不同于紙質檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環境下的有效性；檢查同電子檔案有關聯的紙質或其他載體形式的文件，以保證內容和相關說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關軟件、說明等也應同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規定，以維護電子檔案在程序上的合法性與真實性。在歸檔制度制定的過程中，應以國家有關規定為參照進行，目前，我國已通過先后頒布實施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》等規章制度，對電子文件歸檔工作提出了較為明確的規定與要求，這些規章制度的出臺，確保了電子檔案在歸檔過程中的科學性和規范性。

（3）建立嚴格的保管制度。電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質量關；其次，要規范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環境，并建立一個適合磁、光介質保存的物理保管環境，同時保持良好的溫度、濕度環境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態，同時，注意對加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應定期對電子檔案進行安全性檢查，一旦發現信息或載體產生損壞時，及時采取有效的維護措施，進行拷貝或修復工作。

（4）規范電子檔案的利用制度。在電子檔案利用階段，相關的管理工作主要包括對提供利用過程的管理和對人員的管理兩方面。要制定完善的電子檔案利用制度與規則就必須對上述兩個要素加以明確。在利用制度中對利用過程和人都應做出較為明確的要求。一是對利用過程的制度管理。二是對人員的制度管理。

四、結束語

電子文件檔案化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現實意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應和技術部門、法律界和文件形成部門等各行各業人士密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的社會化、標準化、自動化、網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享做出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]曹崢.電子檔案管理的現狀與解決之道探討.中國科技縱橫，2011（10）.

[2]王威.談檔案信息電子化的發展前景[J].世紀橋，2010（15）

（作者單位：黑龍江省哈爾濱市花園街道辦事處勞動保障事務所）