淺談如何做好檔案數(shù)字化工作

張海波

【摘要】檔案工作是一項十分重要的工作，它對我國社會的發(fā)展和經(jīng)濟的建設都有著非常重要的作用，當前我國的科技水平也有了非常大的提升，所以在這樣的情況下，我國的檔案工作也有了很大的進步，很多數(shù)字化設備也逐漸進入了檔案管理工作中，本文主要分析了如何做好檔案數(shù)字化工作，以供有關人員參考和借鑒。

【關鍵詞】檔案；數(shù)字化；風險意識

目前，我國檔案信息化的發(fā)展明顯越來越快，檔案數(shù)字化是檔案信息發(fā)展過程中不能忽視的一個重要因素，同時對檔案管理的傳統(tǒng)模式改變也起到相對重要的作用，也有一些問題在檔案數(shù)字化在發(fā)展的過程中展現(xiàn)出來，提到數(shù)字化，一定是和網(wǎng)絡有關，那么檔案數(shù)字化就是要使用到網(wǎng)絡技術，而網(wǎng)絡的安全性一直以來都是我們所擔心的問題，這樣的化，如果不采取一定的措施來對數(shù)字化檔案信息進行保護，必然也不利于我國檔案工作的發(fā)展。所以，要想要想做好檔案數(shù)字化工作，就要采取一個周全的防護措施來保證數(shù)字化檔案信息工作。

一、提高風險意識，積極應對檔案數(shù)字化中的風險

在檔案數(shù)字化的發(fā)展過程中，相關領導干部也做出了明確的指示，要從根本提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以加強對檔案信息管理的安全防范意識，檔案信息化工作的首要任務就是要保障檔案信息的安全，同時還應用戰(zhàn)略性的高度去對待檔案數(shù)字化的信息安全，從更深層面的去保證檔案信息的安全，為了讓檔案管理人員對檔案數(shù)字化當中所引發(fā)的不良后果和不安全因素有更清楚的了解，并且讓檔案管理者在現(xiàn)實的工作中更有效的做好各方面的準備，要在檔案工作中積極開展檔案數(shù)字化風險的一系列講座和普及知識，做好這些準備使所有從事檔案工作的人員都清楚檔案信息工作的重要程度，對那些可能導致風險的因素有所了解，以便在風險發(fā)生時可以從容地應對，不至于慌亂手腳。

二、統(tǒng)籌規(guī)劃，將風險防控引入到檔案數(shù)字化建設的過程中

檔案數(shù)字化要涉及很多方面的內(nèi)容，是一項很復雜的工作，在實際工作中，要想保檔案數(shù)字化建設工作能有序的進行，必須對所涉及的因素進行全方位的考慮和統(tǒng)籌設計，同時還要加大工作中的管理力度。在檔案數(shù)字化建設過程中要采取有效措施來防范風險，這是不可缺少的一個環(huán)節(jié)。在對系統(tǒng)進行設計時，還應該使系統(tǒng)平臺具備良好可拓展性和安全性，并具備讓系統(tǒng)各個功能得以實現(xiàn)的子系統(tǒng)。其次在對系統(tǒng)進行設計過程中要充分考慮到各業(yè)界的標準和法律法規(guī)，以此來做好實際工作中的檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)工作。

三、建立和健全風險管理制度，將風險管理貫穿在數(shù)字化建設的全過程中

在檔案風險管理的制度中，還有多方面的內(nèi)容在其中：1.工作人員的安全管理，要在檔案數(shù)字化的管理過程中，對各個崗位的相關責任講清楚，讓所有工作人員都明確檔案信息的重要性，并要求檔案工作人員與用人單位簽訂保密協(xié)議，一旦發(fā)生機密泄漏的情況，以便付出相應的法律責任。2.檔案交接制度也是數(shù)字化檔案信息管理工作中的一個重要內(nèi)容，工作人員不光要對檔案數(shù)字化的工作環(huán)節(jié)都清楚了解之外，還要對相關的工作內(nèi)容進行詳細的清點，然后簽字，這樣做更明確保證了責任制的重要性，這項工作是要落實到個人的。3.圖像處理制度，主要是指在對檔案中的圖像管理過程中，對圖像去污、拼接，為防止由于圖像的失真而導致檔案信息泄露，要求工作人員在操作中嚴格遵守相關的要求及規(guī)定工作。4.數(shù)據(jù)校驗制度，主要指對實體檔案和電子檔案進行相信比對的工作，為保證檔案信息的準確性去校正檔案中不相符的地方，實現(xiàn)檔案信息的完全準確度。5.機房管理制度，是指保證機房的安全、整潔以及檔案信息的安全，以此為原則，規(guī)范工作人員出入機房的制度，還有對機房鑰匙、機房設備、機房衛(wèi)生以及文件管理等這一系列的制度，6.系統(tǒng)管理制度，是指運用雙人負責制度。密碼制度、還有風機操作系統(tǒng)等措施來制定的制度，以規(guī)范系統(tǒng)操作的規(guī)范性。7.備份制度，是以應對檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)，由于設備故障、病毒、火災地震等這一系列因素，造成可能引發(fā)數(shù)據(jù)丟失的風險，所做的明確數(shù)據(jù)備份的責任者、內(nèi)容以及保管和管理等要求的內(nèi)容。

四、建立完備的風險監(jiān)控體系

在數(shù)字化檔案信息管理工作中，還要做好風險監(jiān)測工作、排查和分析評估等工作，在發(fā)生風險時，能夠采取有效的措施及去應對突發(fā)的事件。首先，要建立自動化的消防系統(tǒng)、技術防控系統(tǒng)。如果經(jīng)濟允許的情況下，還可以在數(shù)字化檔案場所安裝防盜報警系統(tǒng)、電視實時監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等一系列的安全消防設備裝置。其次，要建立數(shù)字化檔案信息的全方位安保系統(tǒng)，裝入計算機病毒檢測和入侵檢測等安保功能。此外，為阻止非法訪問和網(wǎng)絡的攻擊行為，還要及時更新殺毒軟件和操作系統(tǒng)的安裝，更新漏洞補丁程序。三是為確保涉密檔案信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，要做好檔案數(shù)字化的日常安全保密管理和定期的檢查，在發(fā)生問題時要及時上報、及時處理，保證數(shù)字化檔案的監(jiān)控體系的完善。

五、加強存儲介質(zhì)和設備的選擇和管理

選用技術成熟和質(zhì)量可靠的存儲介質(zhì)和設備，并且要適時做好載體更新、數(shù)據(jù)遷移和異質(zhì)異地備份工作。首先在檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)上，應選用主流的技術成熟和質(zhì)量可靠的設備和儲存介質(zhì)。其次為避免在技術升級、載體老化的情況下丟失文件數(shù)據(jù)，要做好數(shù)據(jù)遷移和載體的更新工作。最后，要定期備份和異地保存，以此來避免天災人禍和重大突發(fā)事件對數(shù)字檔案所造成毀滅性破壞，對有些特別重要珍貴的檔案，則應該利用不同的介質(zhì)、格式等做好異質(zhì)和異地備份保存的方法。

六、結(jié)語

在我國，檔案管理工作一直特別受到人們的重視，無論在工作內(nèi)容上還是管理體系中。雖然，數(shù)字化檔案信息處在逐步擴大的趨勢，但是在實際的管理工作中依然存在很多問題，要從根本提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以加強對檔案信息管理的安全防范意識，檔案信息化工作的首要任務就是要保障檔案信息的安全。最后，要想提高檔案數(shù)字化建設的質(zhì)量，就要不斷的對其改進和加強管理，同時這也能幫助檔案工作者更出色的發(fā)揮自己的職能。

參考文獻

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