關于電子檔案與紙質檔案集成化管理的幾點思考

李周林

【摘要】電子檔案與紙質檔案相比，在管理上有著明顯的不同，再加上當前紙質檔案的保存仍然有著非常重要的作用，因此在未來很長一段時間內，電子檔案與紙質檔案將處于并存發展的局面。為了更好地管理電子檔案與紙質檔案，本文先闡述了電子檔案與紙質檔案管理現狀，并在此基礎上提出對電子檔案與紙質檔案進行集成化管理。

【關鍵詞】電子檔案；紙質檔案；并存發展；集成化管理

伴隨計算機信息技術的飛速發展，在檔案管理工作中，計算機信息技術也獲得了廣泛的應用，讓檔案管理工作逐漸向著網絡化、智能化方向發展，電子檔案文件也因此應運而生，使得檔案的保存與傳送變得更加快捷與便利。它的出現給傳統檔案管理帶來了巨大的沖擊，打破了傳統紙質檔案單一的管理模式，在未來很長一段時間內，電子檔案與紙質檔案都將處于并存管理的狀態[1]，因此如何在兩者并存時期將兩者之間的關系處理好，并做好相應的管理工作，是我們檔案工作者當前需要積極探索與研究的課題。

1、電子檔案與紙質檔案管理現狀

隨著社會的不斷發展進步，檔案管理也從過去單一的紙質檔案管理發展成當前的電子檔案與紙質檔案并存管理的局面，這是時代發展進步的要求。雖然電子檔案具有傳送與保存便捷的優點，但是并不能實現紙質檔案具有的原始性、憑證性等本質屬性，因此在未來很長一段時間內，電子檔案并不能完全取代紙質檔案，使得兩者將處于并存狀態。目前，檔案主要可能存在以下兩種情況[2]：一是出于辦公或者其他業務的現實需要，會先在計算機中生成電子檔案，再將電子檔案轉化成紙質檔案予以保存；二是紙質檔案數字化，即先出現了紙質檔案，后來出于存儲或者利用等方面的考慮，將紙質檔案轉化成電子檔案。因此，當前電子檔案與紙質檔案的管理現狀就是兩者共同存放、共同管理。而運用集成化管理機制，既可以將紙質檔案電子化保存，又可以將電子檔案紙質化保存，使同一份文件的電子版與紙質版同時處于存儲與可被利用狀態，值得推廣應用。

2、電子檔案與紙質檔案實現集成化管理的路徑

2.1構建電子檔案與紙質檔案集成化管理機制。在電子檔案與紙質檔案并存的新形勢背景下，檔案工作人員加強對電子檔案與紙質檔案的管理是適應檔案事業變革發展的必然選擇。檔案工作者必須切實轉變自身思想觀念，加強對電子檔案與紙質檔案的管理，為檔案管理工作營造外部保障和良好的內部環境。針對當前電子檔案與紙質檔案并存的局面，構建兩者的集成化管理機制，統一電子檔案與紙質檔案的收集、歸檔以及借閱的管理，規范電子檔案與紙質檔案管理工作的程序、內容與范圍。根據各個檔案之間的聯系，全程監督控制檔案的利用與保存過程，確保檔案管理工作健康有序進行下去。

2.2檔案工作人員應不斷提升業務技能。電子檔案的誕生，使得檔案工作人員原本具有的技能已經不足以滿足計算機信息技術與檔案發展的需要。因此檔案工作人員必須加強對現代計算機信息技術的學習以及運用。電子檔案與紙質檔案并存的局面使得當前的檔案管理工作變成了一門匯集了檔案學與計算機技術的融合性學科，傳統的檔案管理辦法由于僅僅是針對紙質檔案，因此已經無法適應當前檔案事業發展的需要了。檔案工作人員作為檔案的管理者，必須積極介入到電子檔案的形成與保管中來，能夠熟練掌握互聯網、計算機等方面知識，并能夠將之運用在電子檔案的制作、管理、使用以及維護過程中來，參與到電子檔案與紙質檔案的并存管理工作中，通過不斷探索與總結電子檔案與紙質檔案并存管理的規律，運用電子檔案與紙質檔案集成化管理機制將檔案管理推向更高層次。

2.3構建混合文件管理系統。為了真正實現電子檔案與紙質檔案的集成化管理，我們需要構建一個混合文件管理系統[3]。這里的混合文件管理系統就是指不僅能夠儲存與管理電子檔案，又能夠儲存與管理紙質檔案，將混合文件管理系統對不同檔案文件的集成化管理功能充分發揮出來。首先，在混合文件管理系統中設置電子文件夾與非電子文件夾，并同時確保文件內部一切元素的協調性與共存性，運用統一的分類標準對其予以儲存，確保文件夾內各個元素彼此之間一直保持著密切的聯系；其次，針對同一份檔案文件的不同載體，應當使用一樣的檔案號和題名，并在混合文件管理系統數據庫對所選擇的載體形式或類型進行詳細標注。再次，對于電子檔案與紙質檔案兩者的物理保存地質需要分別進行著錄；最后，混合文件管理系統還應當具有檔案借閱利用、檔案文件自動解密、到期檔案文件自動銷毀等多種功能。總之，運用混合文件管理系統，能夠實現對不同類型、不同載體的檔案文件的同時管理，不需要再額外設置電子檔案管理系統與紙質檔案管理系統，既可以讓電子檔案實現良好管理，能夠接收外部電子檔案信息，并將之及時歸納進電子檔案中，又可以符合紙質檔案的管理需要，能夠對各種載體的紙質文件予以綜合管理及利用。比如許多高校當前運用的檔案管理系統[4]就是屬于混合文件管理系統，能夠實現對學校各個方面的電子檔案與紙質檔案的綜合管理。

3、結論

總而言之，傳統的專門針對紙質檔案的管理模式已經無法適應當前電子檔案與紙質檔案并存的新局勢，為了滿足不同載體的檔案管理的需要，使電子檔案與紙質檔案實現和諧共處，使檔案更好地為人們服務，對電子檔案與紙質檔案實行集成化管理勢在必行。本文先介紹了電子檔案與紙質檔案管理現狀，然后在此基礎上，從集成化管理機制、檔案工作人員、混合文件管理系統三個方面給出電子檔案與紙質檔案實現集成化管理的具體路徑，希望能借此給予廣大檔案工作者一定參考借鑒，促進檔案管理水平向更高層次發展。

參考文獻

[1]張榮榕.淺析電子檔案與紙質檔案雙軌道管理機制[J].辦公室業務，2012（23）：149+151.

[2]紀曉群，江媛媛，柳萍，等.電子檔案與紙質檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺世界，2013（29）：15-16.

[3]趙波.電子檔案和紙質檔案的集成化管理措施分析[J].黑龍江科技信息，2015（16）：174.

[4]陳明九.大數據時代高校檔案管理系統建設研究——以山東建筑大學為例[J].山東建筑大學學報，2015（05）：506-510.