檔案庫房管理中存在的問題及解決

吳英娟

摘 要：檔案是國家寶貴的財富，具有一定的保密性和不可再生性，記錄我國長期發展的記錄，所以說加強檔案的管理是非常重要的。檔案管理是一項非常艱巨的任務，檔案的管理不僅要做到安全保密，而且檔案的管理要進行分類，依據檔案的性質以及檔案的類型進行分類管理，這才能確保檔案管理工作井然有序的進行。然而要做好檔案的管理工作，檔案庫房的管理是前提，在此階段的管理將直接決定檔案管理的質量，良好的檔案庫房管理為檔案管理后續工作的開展有很大的幫助。本文主要從現階段我國檔案庫房管理中存在的一些問題進行研究，并針對問題提出一些有效的階級措施，徹底解決檔案庫房管理中存在的一些問題，促進我國檔案管理事業朝著可持續方向的發展。

關鍵詞：檔案庫房；管理；問題；解決措施

檔案最主要的作用是記錄，記錄一個組織或者是一個人在社會發展中的歷程，不管對個人還是對組織來說都是寶貴的財富，對個人和組織后來的發展有很大的幫助，現階段檔案更是事業單位進行人力資源管理的關鍵。由于檔案自身的保密性和特殊性，充分的說明了檔案的重要性，做好檔案管理的保密性是非常重要的，檔案庫房是檔案寄存的地方，檔案庫房的環境將直接影響著檔案管理的保密性，所以說加強檔案庫房的管理是檔案安全管理的前提，隨著我國不斷的發展，檔案信息越來越多，管理的難度也會加大，在此背景下做好檔案庫房的管理工作是非常重要的，本文主要研究現階段檔案庫房中存在的一些問題，并制定可行的解決措施。

一、現階段檔案庫房管理中最常見的問題

（一）不能確保檔案庫房的安全性

檔案庫房的管理是檔案保密工作的重要環節，庫房管理的安全性將直接影響者檔案管理的安全性與完整性。對當前我國大多數的檔案管理庫房進行調查就會發現，檔案庫房位置的選擇極其的不科學，有很大的安全隱患，很容易發生一些事故。而且很多在檔案庫房的設計上缺乏檔案管理的安全性意識，投入的資金不足，在設計的過程中偷工減料，導致檔案庫房的安全性不夠高，其次就是檔案庫的基礎設施不夠完善，沒有監控系統和報警系統，不能做到全面的監控。

（二）檔案庫房沒有健全管理體制

目前我國很多的檔案館都沒有健全的管理體制，在檔案庫房的管理上有很大的盲區。檔案庫房的管理必須要定期的進行檢查與清潔，這能有效的消除單圈隱患，然而在實際的管理上由于檔案管理員自身的素質不夠高，沒有認識到檔案管理的重要性，在管理上沒有投入大量的精力和時間，導致在管理上存在很多的盲區，這都是導致檔案庫房發生事故的最主要的原因。在檔案庫房管理上最常見的問題就是：1、檔案管理人員不能做到每天對檔案館水、電的檢查，沒有做好記錄；2、很多管理員把管理庫房當作雜物間，在庫房儲存雜物；3、非管理人員自由的進出庫房；4、庫房的設備不夠完善等等其它一些問題，這些都是影響檔案管理安全性最主要的因素。

二、解決問題的有效措施

（一）強化庫房的安全性管理

檔案庫房管理不僅可以檔案管理創造一個良好的環境，而且還能確保檔案管理后續工作順利的實施，因此做好檔案庫房的管理是非常重要的。而做好庫房管理工作關鍵在于管理人員，管理人員是管理的核心，就必須認識到管理的重要性，提高管理的安全性。在檔案庫房的設計方面，必須要依據相關的規章制度，對不達標不合格的檔案庫房拆除或者是重新進行改造，從根源做起，徹底的消除安全隱患。在庫房地址的選擇上，要遵循因地制宜的原則，不能將庫房設計在多災害的地段，盡量避免水災和火災的影響，提高檔案庫房的安全性。其次就是要完善檔案庫房的基礎設施，選用標準的裝具，科學的進行檔案架以及檔案柜的擺放，要在檔案庫房建立監控系統和報警系統，對庫房進行全方面的監控。最后就是要制定嚴格的規章制度，制定獎罰制度，嚴格要求管理人員做好庫房的檢查和清潔工作，同時還要做好設備的檢查工作，對存在的隱患的設備要及時的進行更換，這就可以為庫房管理創造一個安全的環境，為檔案的安全管理做好了必須要的保障。

（二）健全管理體制

管理體制可以說是庫房管理一層無形的保護膜，在做好基礎的安全防護之外還應該制定嚴格管理體制，為庫房提供一層無形的保障，一定程度上能提升管理的質量。下面我們就針對現階段檔案庫房管理制度的盲區提出一些科學的管理機制，希望能有效的改善管理環境。

1、檔案人管理人員在管理同時還應該檢查檔案庫房電氣設備的情況，對存在隱患的設備要及時的進行更換，而且還每天應該記錄庫房的溫度和濕度。2、檔案庫房不可以堆放雜物，嚴禁將食物帶入庫房，對違反者要進行嚴厲的出發。3、庫房的防盜安全設備要每月進行檢查一次，對有問題的設備要進行上報并及時的進行更換。4、在庫房管理上構建信息化管理系統，使庫房的管理朝著科學化管理的方向發展。

（三）加強對管理人員的培訓

管理人員的素質將直接決定著管理的質量。據調查發現，目前很多檔案庫房管理者的素質不高，在思想生沒有充分意識到檔案庫房管理的重要性，而且沒有專業的管理技能，自身的素質不高，始終抱著一種得過且過的心態，沒有在工作上投入大量的精力和時間，嚴重影響檔案庫房管理的質量。所以現階段領導應該將強對庫房管理人員的培訓，使管理人員真正的認識到檔案庫房管理的重要性，并加強對管理人員專業技能的培訓，提升管理人員的自身素質，始終將工作放在第一位，同時也要制定嚴格的管理管理機制，這對管理人員具有一定的約束作用，使管理人員都能按照規章制度正確的對庫房進行管理，這能有效的提升管理人員，消除了人為因素引起的安全隱患。

三、總結

總的來說，檔案庫房是整個檔案管理工作的重中之重，檔案不僅對單位的發展有指導的作用，而且對社會和時代的發展有很大的影響，所以做好檔案庫房的管理工作是非常重要的，本文主要針對現階段檔案庫房管理中存在的一些問題提出切實可行的解決措施，為檔案庫房管理創造一個安全的管理環境。

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