數字檔案館的建設與發展

王溪　張文友

摘 要：在檔案管理中由于檔案館中的信息數量較多，利用傳統的管理手段已經無法滿足檔案管理的現實需要，隨著信息技術和網絡技術的發展，數字化檔案館的構建已經成為了必然的發展趨勢，基于對數字檔案館的了解，數字檔案館不但實現了對檔案信息的數字化處理，同時利用數據庫技術建立了強大的數據信息管理中心，實現了對檔案管理質量和管理效率的有效提升。考慮到數字檔案館的優勢以及數字檔案館在實際應用中的特點，我們應當認真分析數字檔案館的構建特點，并對數字檔案館的發展趨勢進行有效分析。

關鍵詞：數字檔案館；建設要點；發展趨勢

一、前言

從目前數字檔案館的建設來看，數字檔案館在建設過程中不但應當注重數字化系統的建設，同時還應當構建完善的數據庫，實現對檔案資料的數字化處理，通過數字檔案館的建立，能夠實現檔案管理效率的提高，同時也能夠節省相應的社會資源實現，保證檔案管理工作有效進行。基于數字檔案館的優勢以及對數字檔案館的理解，在數字檔案館構建過程中，我們應當對其特點有所掌握，并有效開展數字檔案館的構建，對數字檔案館的發展趨勢進行正確分析。

二、數字檔案館的特點

（1）數字資源的多樣性。在數字檔案館中數字資源的多樣性是其重要的特點，由于數字檔案館對所有的檔案信息都進行了數字化處理，所有的檔案信息都錄入到了數據庫中，在調用過程中能夠以多媒體形式進行展示，提高了數字信息的展示效果。因此，數字資源的多樣性是數字檔案館的重要特點，也是數字檔案館與傳統檔案館的重要區別。

（2）具有一定的開放性。數字檔案館除了數字資源多樣性之外，還具有一定的開放性，通過互聯網以及其他的瀏覽手段能夠對數字檔案館中的檔案信息進行查閱和調用，查閱方式較多，比傳統的檔案調閱方式效率更高，具有一定的數字化優勢。因此良好的開放性是數字檔案館的重要特點，對此我們應有正確認識。

（3）技術的多變性。在數字檔案館中不但可以應用網絡技術，同時還可以應用其他的多媒體技術，實現數字化技術的全面應用，不但提高了數字檔案館的技術先進性，同時還滿足了數字檔案館的管理需要，最主要的特征是提高了數字檔案館的管理質量，使數字檔案館的管理手段能夠更加先進有效。進而對數字檔案館管理工作形成有效的支持，保證數字檔案館能夠在實際管理過程中取得積極效果。

三、數字檔案館的功能

（1）信息集成功能。對于數據檔案館來而言，其主要功能是數據的集成功能，由于檔案館中的數據信息較多，要想實現對數據信息的快速查閱和調用的難度較大，利用傳統的管理手段對檔案館中的數據信息進行調用難以實現。基于這一需要在數字檔案館管理中，具有良好的信息集成功能是十分必要的，也是數字檔案館的最基本功能之一，只有對數字信息進行有效的集成，才能夠提高數字檔案的調閱質量。

（2）資源共享功能。在目前的數字檔案館中可以利用互聯網實現檔案信息數據的共享，不但能夠查閱某一個檔案館中的信息，同時也可以對多個數字檔案館進行訪問，實現數字檔案館的互聯，利用互聯網進行檔案信息的有效查詢，保證數字檔案館中的信息能夠得到及時有效的調用。因此，資源共享功能是數字檔案館具備的一大優勢，也是提高數字檔案館中檔案信息調用的效果的重要手段。

（3）社會記憶功能。由于數字檔案館可以對多種檔案信息進行數字化處理，檔案信息的保管期限有所延長，檔案信息的保管數量也有所增加，對記錄社會信息和發揮檔案館的信息報保管作用具有重要意義。由此我們應認識到數字檔案館的社會記憶功能，將其作為衡量數字檔案館功能的一項重要指標。

四、數字檔案館的建設內容

（1）數字檔案館應構建數據海量存儲的數據庫。在數字檔案館建設過程中應當重視數據庫的建立，其中數字檔案館中的數據庫涵蓋了檔案館中的所有信息和資料，只有建立功能強大的數據庫，并保證數據庫的安全性，才能提高數字檔案館的建設質量，使數字檔案館的建設能夠達到預期目標。所以，建立海量的數據庫是數字檔案館構建過程中的重要措施。

（2）數字檔案館應利用網絡技術對分散數據庫進行互聯。在數字檔案館建設過程中不但要做好個體檔案館的建設，同時還應當利用互聯網實現與其他數字檔案館的互聯，保證數字檔案館能夠作為個體接入到互聯網中。

（3）數字檔案館應構建完善的專用軟件查詢調用系統。為了保證數字檔案館中的檔案信息能夠得到有效的調用，應當在數字檔案館構建過程中建設專用的查詢系統。所以，構建完善的信息查詢調用系統是數字檔案館構建過程中的重要內容。

五、數字檔案館的發展趨勢

（1）數字檔案館的規模會越來越大。在未來的發展中由于數字檔案館的優勢比較突出，與傳統的檔案館相比，數字檔案館解決了信息的快速調用和網絡共享問題，能夠有助于檔案信息數據的調用，因此，在未來通過互聯網的連接數字檔案館之間實現了有效的溝通和互聯數字，檔案信息也得到了一定程度的擴大，數字檔案館的規模會變得越來越大。

（2）數字檔案館將逐漸取代傳統的檔案館。由于數字檔案館的優勢相對突出，在數字檔案館構建過程中，數字檔案館將會有效地取代傳統的檔案館成為檔案館建設的重要發展方向，基于對數字檔案館的了解，在未來的發展中數字檔案館的數量將會越來越多，數字檔案館也將成為檔案保存的一種重要選擇，對提高數字檔案館的發展質量具有重要意義。

六、結論

通過本文的分析可知，數字檔案館與傳統的檔案館相比具有一定的優勢，在具體的構建和應用過程中將會逐漸取代傳統的檔案館，基于對數字檔案館的了解，在數字檔案館建立過程中，應當把握正確的建立原則，并制定有針對性的建立措施，使數字檔案館建立能夠取得積極效果，達到提高數字檔案館的建設質量，為檔案館的發展提供有力的支持。

參考文獻：

[1]黃文鋒.整合檔案信息資源 強化信息集成服務[J].浙江檔案，2010年01期.

[2]于英香.從術語的演變看檔案信息技術革命的三次浪潮[J].浙江檔案，2010年01期.

[3]唐玲玲.淺談基層房產檔案信息化建設的實施[J].浙江檔案，2010年01期.

[4]楊福平.第一家離線管理數字化檔案室建成[N].中國檔案報，2010年.

[5]魏玲.檔案工作要融入到經濟社會建設當中[N].畢節日報，2010.

[6]趙丹陽.數字檔案館知識服務模式及其評價研究[D].吉林大學，2009年.

（作者單位：解放軍檔案館保管利用處）