高等學校檔案管理研究

張培明

摘要：高等學校是國家發展教育的重點，也是為了和世界教育水平相銜接的部門。學校的檔案管理是非常重要的，也是國家檔案的一部分。高等學校檔案記錄了學校隨著歷史發展的變遷和進步，是學校制定新的發展計劃，總結歷史教學經驗教訓，開展教學和科研工作的創新性研究的依據。同時，這也是學校科學管理組成的重要部分。一所高等院校的檔案工作的邏輯清晰，細節明確決定了一個學校總體管理水平的高低，這也直接影響著高校的未來發展。作者從高校檔案管理角度考慮，提出了自己的想法，為高校檔案管理工作提供了理論依據，為更好、更合理的管理高校檔案提供了證據。

關鍵詞：高等學校；檔案管理；歷史發展；理論依據

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）29-0013-02

高等學校代表著一個國家的教育水平，同時也代表著一個國家教育的精髓。而檔案管理對于高校發展來說是非常重要的，它詳細記錄了學校的發展歷程，記錄了學校的每一次教育改革和改革的效果。這些都會為制定高校未來發展方向提供依據，我們可以根據學校發展歷史過程中所遇到的問題，制定更加適合學校發展的路線。例如北京大學就非常重視校史的記錄，而校史和檔案館的作用是相同的。校史館把學校發展過程中的大事件都記錄了出來，以實物為例；檔案館大都以文字為依據，記錄了學校的發展歷程。這也就為北京大學的未來發展指明了方向，也有利于后來的研究者進行歷史考古等。所以檔案館對高校發展有著重要的意義。

一、高校檔案管理的意義

高校檔案是高校在科研、教學以及黨政管理過程中形成的，具有一定歷史和社會價值的圖標、文字以及聲像等形式的記錄。這是高校最寶貴的信息來源之一。檔案是高校教學和發展的真實歷史記錄，又是總結經驗、制定新的學校發展計劃的依據。例如，在學校發展過程中，某一位領導提出了教學改革方案，在那個特定時期起到了非常重要的作用，提高了學校的教學效率，為社會提供了更多的教育資源。但是，隨著時代的發展，這種教學方式可能不再適合學校發展，而逐漸被廢除。這些歷史記錄很好地記錄了學校各種政策的制定和廢除過程，而制定和廢除的原因也被詳細記錄在了檔案館。在上世紀六七十年代，我國處于計劃經濟時期。這個時期的大學生，大都重視政治教育，而忽視了技術專業的培養。這主要是由于當時的歷史背景決定的，后來國家重新重視了大學的理論與技術教育，所以教育才得到了新發展。在上世紀末大學開始擴招，這是為了整體提高國民的素質，這也體現了國家對于高新知識人才的重視和需求。然而到了今天，高校教育和招生政策也在逐漸發生著變化。面對每年大量的畢業生沒有工作的問題，國家開始改變政策，高校實行了嚴進嚴出政策。這些政策都體現了學校的歷史發展過程，人們可以通過學校的檔案館查詢學校的招生和畢業歷史過程。盡管檔案館不能夠詳盡地記錄每一個學生的發展狀況，但是卻對于學校發展的細節做到了詳盡記錄。[1，2]

二、高校檔案管理存在的問題

1.重視程度不夠。檔案管理相當于記錄一個人成長的過程，如果一個人沒有成長的閱歷，就沒辦法進步。例如，一個人如果不接觸社會，或者是對于自己所經歷過的事情不能清晰記憶，這樣就會在未來成長過程中遇到很多的障礙。歷史是有很多范例的，無論是貧民百姓還是社會上層人物，如果沒有閱歷，也會一事無成。歷史上有很多人從小被軟禁，長大后接觸社會，才發現自己什么都不懂，被這個社會所拋棄。一所高校如果對于檔案管理不夠，那么學校發展就像盲人摸象。很多校領導對于高校的檔案管理是不夠重視的，他們認為在學校期間只有自己的“政績”才是重要的，所以忽略了對于檔案的管理，這就會導致很多問題的出現。例如，學校在制定新政策或者是做決定時發現沒有“校史”可依，沒有歷史的支撐，那就只能從零開始。加之，對于檔案管理的經費支撐不足，往往會導致檔案管理形同虛設。[3]

2.缺乏新的技術工具。對于檔案管理的重視不足，會導致一系列的問題。例如經費的投入不足，結果無論軟件還是硬件的水平都偏低。對于一些網絡管理軟件，可以做到便捷、高速、科學的管理大量的資料，但是這些軟件的費用也往往會讓這些經費欠缺或者是重視不足的學校望而卻步。互聯網工具的快速發展，已經顛覆了很多領域。[4]例如，在圖書方面，互聯網幾乎要徹底覆蓋紙質圖書。高校檔案管理在互聯網出現之前，大都是通過文字和圖片的形式來進行保存的。而檔案一旦被封存，很少會有人去重新打開，除非有需要。由于保存條件的有限，這就會導致很多的紙質檔案的丟失。所以網絡技術急需普及檔案管理，在紙質檔案保存的同時，還應該在電腦上備份，這樣就避免了數據丟失的問題。新技術工具的安全問題也是應該注意的，因為互聯網技術是一個開放的工具，而高校檔案管理中有很多是不公開的信息，所以對于工具的使用過程中安全也是一個棘手的問題。

3.缺少專業的檔案管理人員。很多人認為檔案管理沒有太大的意義，所以在高校檔案管理中會出現很多問題。現代的高校檔案管理工作不僅需要熟悉教學管理的人才，同時還需要具備計算機管理的人才。但是現如今的大部分檔案管理人員都是學校將要退休或者是已經退休的教師來擔任，學校即使是配備了高級的管理軟件工具，這些教師也不能夠真正利用起這些工具。所以這些設備就如同虛設，軟件和硬件水平不能夠科學的搭配，浪費了人力和物力資源。一個好的管理人員，可以通過合理的分工和科學的管理，起到以一抵十的意義。這也是為什么人才才是競爭力的原因，高校中應該集中更多的高端管理人才，為教育更好的發展儲蓄人才。

三、增強高校檔案管理對策

高等學校檔案管理技術的高效化、信息化、安全化需要提高對這一項工作的重視，同時還應該盡力去完善各種政策和提高設備的水平。具體方法如下：

1.重視檔案管理工作，完善管理機制。校領導應該將檔案管理工作信息化建設納入學校現代化建設發展的整理規劃中，明確每一位工作人員的具體工作任務，工作人員定期做工作匯報，同時針對這些提到的問題找到解決方案。加大信息化技術中的軟件和硬件設施的投入，將檔案管理人員的培訓以及系統軟件的升級等費用一并列入相關工作的預算中，促進檔案信息化工作順利開展。同時，建立相關的考核制度，提高檔案管理人員的綜合素質水平。管理機制必須要嚴格執行，否則所有的前期工作就會前功盡棄，這不僅僅是學校檔案館資源的損失，更是整個教育事業的損失。另外，領導的不定期視察也會起到事半功倍的作用，這不僅是對相關工作人員的監督，更顯示了學校對于檔案管理工作的重視。管理機制是人制定的，也需要人去嚴格執行。必須做到人盡其責，物盡其用。

2.引入專業管理人員、精簡隊伍。管理無論是對于一個企業，還是對于一所高校而言，都是至關重要的。如果管理人員素質水平高，業務能力強，這樣就會在短時間內，消耗最少的人力物力，得到更多的成果。高校檔案管理也是如此，但是當前的高校管理人員的綜合素質和業務水平層次不平。這不是個例，當前我國很多高校的檔案管理被認為是一個可有可無的崗位。很多管理崗位的職工對于檔案的意義一點不了解，這種情況下這些工作人員的工作不僅不能夠幫助學校增加管理的精度，反而會給學校的檔案管理帶來困擾。一支龐大的管理隊伍，對于一個學校的檔案管理工作無從下手，這也是當前我國高校檔案管理存在的一個現象。所以，我們急需要引入具有專業的管理水平的人才。科學、合理的對高校檔案進行管理和歸納，可以有效實現在最短時間內查詢到最有意義的信息。只要達到了科學管理的水平，我們會發現這支隊伍中很多人是不需要的，他們的意義已經失去了。這樣不僅提高了科學的管理水平，還精簡了隊伍，可以將更多的經費運用到檔案管理中，達到雙贏的效果。

3.建立科學的管理章程。因為高校對于檔案管理的重視程度不夠，所以很多高校的檔案管理處于雜亂無章的狀態。沒有規矩，就不成方圓。做任何事情都需要一個規矩，檔案管理也一樣需要嚴格的管理章程。例如，一些員工在工作過程中，不認真對待工作，經常出現紕漏；一些人無故曠工，這些都給高校檔案管理工作帶來了困擾。很多人認為這只是一個簡單的工作，跟自己沒有關系。到了下班的時刻，即刻停止手中的工作，來不及交接，直接走人。這樣給接手的工作人員帶來了困難，同時也給檔案安全管理帶來了隱患。所以，建立嚴格、科學的管理章程，對于高校檔案管理是非常必要的。例如，一所學校在前些年一直沿用傳統的管理方法，對檔案進行管理。很多工作人員認為工作意義不大，產生了麻痹心理。在學校制定新的教學程序時，檔案管理人員沒有給出相關的歷史依據。后來在程序運行過程中發現了很多問題，給學校帶來了損失。經過詳細查詢學校檔案發現，這種教學變革已經在很久前出現過，當時人們對于這種方案進行了否定，并分析了原因。就是如此簡單的工作，因為檔案管理人員的疏忽，給學校帶來了損失。所以建立科學的管理方式，對于高校檔案管理意義非凡，可以為學校改革提供準確、即時的信息。

高校檔案管理工作是一項重要的工程，學校應該給予重視。在軟件和硬件方面的投入應該適時提高，管理成本方面也要做到科學合理的投入。同時，對于管理人員的綜合素質水平，也應該成為高校檔案管理工作的一個考核標準。只有提高了管理人員的綜合素質，科學使用了先進的工具，才能夠真正實現科學管理高校檔案工作。

參考文獻：

[1]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008，（24）：88-88.

[2]周楓，辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探[J].山東檔案，2005，（5）.

[3]代利利.加強學校檔案管理[J].阜陽師范學院學報：社會科學版，2005，（5）：125-125.

[4]王希元.中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].檔案建設，2011，（7）：72-73.