基于管理流程的工程項目合同管理信息化設(shè)計

張峰

摘要：科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，使各個行業(yè)都有了新的發(fā)展，每個領(lǐng)域都應(yīng)用了高科技的產(chǎn)物，工程管理項目也廣泛地應(yīng)用了當(dāng)代的新興技術(shù)，工程項目合同在此同時也被注入了新鮮的血液。文章對基于管理流程的工程項目合同管理信息化設(shè)計進行了探討。

關(guān)鍵詞：工程管理；合同管理；信息化；管理流程；工程項目 文獻標(biāo)識碼：A

中圖分類號：F284 文章編號：1009-2374（2016）24-0179-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.24.089

1 大型設(shè)計項目合同管理流程的概念及特點

1.1 大型設(shè)計項目合同管理流程的概念

了解大型設(shè)計項目合同管理流程，首先需要知曉其核心部分的管理流程的概念。管理流程，顧名思義，是指在管理活動中一系列前后相互連接的、彼此密切相關(guān)的行為，它是在整個整棟過程中的方向指標(biāo)，宏觀把握著整個活動的連接的前后順序以及彼此之間的相互關(guān)系和整個活動的客觀規(guī)律。

大型設(shè)計項目合同管理流程規(guī)定了在整個項目建設(shè)期間，所有項目活動的管理方式以及施工方式，規(guī)定了施工過程中所有的信息流與物質(zhì)流之間的銜接關(guān)系和方法，規(guī)定了合同在運作過程中的規(guī)則和要求，從而促使合同達到預(yù)期的作用，最終使合同在整個項目建設(shè)中發(fā)揮作用，使項目建設(shè)也達到最終的效果。

1.2 大型設(shè)計項目合同管理流程的特點

項目合同管理流程主要具有目的性、必然性、多樣性、系統(tǒng)性和層次性的特點。目的性主要指的是，合同的中包含的對工程進行管理的一系列的流程，最終的目的是為了達到預(yù)期定下的項目目標(biāo)，這是項目合同制定最為主要的因素；大型設(shè)計項目合同管理流程的必然性指的是，若想達到預(yù)期的結(jié)果，在項目執(zhí)行的過程中，必須要通過這個流程；多樣性是指在整個工程管理的過程中，并不僅只有一項業(yè)務(wù)包括許多不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容，與此對應(yīng)，也會存在多種業(yè)務(wù)的管理流程，這些流程不是獨立存在的，而是息息相關(guān)的，是嚴(yán)密的組織。多種不同的流程構(gòu)成的一個流程體系，進而推動整個工程管理的發(fā)展；層次性是指由于管理系統(tǒng)的功能具有層次性，相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)與流程也具有層次性，即一個綜合性的管理業(yè)務(wù)的流程可以分解為若干較管理業(yè)務(wù)流程組合。

2 大型設(shè)計項目合同管理流程的設(shè)計與實現(xiàn)

2.1 前期分析

2.1.1 項目合同流程管理的背景分析。制定某大型項目的合同管理流程，應(yīng)該了解制定合同時公司所處的環(huán)境，對公司該項目的一系列相關(guān)的事物進行全面的掌握與整理，比如投標(biāo)項目時的投標(biāo)文檔，在流程過程中的合同、相關(guān)文檔以及各種賬目費用，都應(yīng)該進行提前的管理，使原本雜亂無章的施工管理相關(guān)事務(wù)變得有理有條，管理起來更加便捷、省時。在制定合同管理流程的同時，還要考慮當(dāng)前政府的政策以及國家出臺的相關(guān)政策，保證該管理流程的方向是準(zhǔn)確無誤的。合同的管理流程不僅僅只是起到對整個工程的管理作用，同時還應(yīng)該做好銜接整個工程的各項業(yè)務(wù)管理，如工程進度、材料與物資、質(zhì)量安全等各個管理系統(tǒng)之間起到協(xié)調(diào)、監(jiān)控作用。

2.1.2 項目合同流程管理的目標(biāo)分析。項目的合同流程管理主要是為了實現(xiàn)整個項目流程的順利進行。合同流程的管理主要指的是，從合同簽訂開始，直至工程結(jié)束后的資金結(jié)算整個過程的管理，其中的每一個環(huán)節(jié)都要受到合同的制約。除此之外，還可以通過對整個流程的管理，收集有關(guān)的信息以進行決策。建立項目合同管理流程，首先，把開始招標(biāo)就納入其中，進行規(guī)范性要求，進而使合同在簽約時也被納入到流程中，規(guī)范操作；其次，合同的流程應(yīng)該將工程的整個過程都包括在內(nèi)，實現(xiàn)每一階段的工程流程中，都受到合同體系的制約和監(jiān)督。除此之外，當(dāng)發(fā)生違約或是自身權(quán)利受到侵犯時，可以及時地依據(jù)合同采取行動，當(dāng)合同發(fā)生變更時，雙方可以強勢地更改合同，并及時地對工程的管理進行相應(yīng)的調(diào)整；最后，項目合同流程的管理要貫穿于整個工程的始末，在工程建設(shè)的生命周期中，如果發(fā)生方案的變動、進度的調(diào)整或者是其他的項目進行了調(diào)整，都要相應(yīng)的進行記錄，為了使合同明晰清楚，可以將合同分為兩層進行管理，對合同的任何變化都要明確的記錄，使合同能夠全面系統(tǒng)且高效地管理整個工程，真正地實現(xiàn)高質(zhì)量、高效率、低費用的目標(biāo)。

2.2 大型設(shè)計項目合同管理流程的構(gòu)建

2.2.1 大型設(shè)計項目合同管理流程的構(gòu)建的前提條件。一個系統(tǒng)全面的管理流程是保證項目合同順利實施的必要條件，真正全面高效的管理流程必須要滿足兩個條件：一方面，要保證流程要求的一致性，要以合同制定時的目標(biāo)為基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)在流程中的其他各項要求，最終保證工程項目高質(zhì)量、高效率地完成；另一方面，在保證原本設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，利用較低的資源成本，完成預(yù)期設(shè)立的目標(biāo)。

2.2.2 項目合同管理工作的分解及相應(yīng)流程的構(gòu)建的步驟。首先，確定項目合同在管理上的劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以按照管理職能或是合同實施的前后順序進行劃分；其次，標(biāo)準(zhǔn)確定后，確定每一個管理結(jié)構(gòu)下的具體的任務(wù)，使每一項任務(wù)都明確分配，避免各個管理結(jié)構(gòu)之間的鏈接中斷或是某項任務(wù)難以確定歸屬；最后，對確定下來的項目工程的合同管理體系進行監(jiān)測、調(diào)整和修改，確保管理體系的可行性。

2.3 合同管理綜合流程圖

合同管理綜合流程圖如圖1所示：

圖1

2.4 合同主要的功能模塊

2.4.1 合同簽約管理模塊。本模塊是項目合同管理的起點，只有確保該模塊的順利進行，才能保證合同的有效性，因此必須要保證該部分的規(guī)范化才能確保后續(xù)工作的順利進行。

2.4.2 合同進程管理。合同進程管理的主要任務(wù)就是對各標(biāo)段進行審核，掌握每個部分的進程，對反饋信息進行匯總。這一部分主要包括進度信息管理、質(zhì)量信息管理、計量信息管理、支付信息管理四大管理模塊。進度信息管理主要功能就是反映工程的進度計劃與完成情況，最終匯總進度表。質(zhì)量信息管理主要提供工程檢測與評定及質(zhì)量事件的信息。計量信息管理主要是對各標(biāo)段每期工程計量信息的查詢與匯總。支付信息管理主要是對各標(biāo)段每月支付信息進行查詢與匯總。

2.4.3 合同變更。該部分主要是將變更原因、變更內(nèi)容、變更時間、審核記錄等匯總得出合同變更情況一覽表，當(dāng)合同發(fā)生變更時，根據(jù)該模塊的內(nèi)容進行調(diào)整。

2.4.4 合同索賠。該模塊明確指出發(fā)生索賠情況時，能夠?qū)崿F(xiàn)索賠的條件，包括索賠日期、索賠原因、索賠內(nèi)容、索賠審核意見等，可以為企業(yè)在工程建設(shè)過程中發(fā)生索賠情況時，提供查詢的資料。

2.4.5 合同終止管理。當(dāng)合同終止或者中止時，必須進行費用的結(jié)算以及相關(guān)資料的結(jié)算。在合同中必須包含信息終止或者中止的信息的相關(guān)內(nèi)容，與此同時，還要匯總各項費用，進行系統(tǒng)的核算。

3 大型設(shè)計項目合同管理流程的實施

3.1 對大型設(shè)計項目合同管理流程的監(jiān)控

建立工程項目合同管理流程可以系統(tǒng)地在工程的生命周期里進行監(jiān)控，確保工程的過程中高效、高質(zhì)量地完成。根據(jù)合同流程中所反饋的信息，可以針對性地采取措施，做出最優(yōu)的選擇，讓每一個管理的模塊都接近設(shè)立時的目標(biāo)。

3.2 依據(jù)項目合同管理流程對項目進行管理

項目合同管理系統(tǒng)包含著多個子系統(tǒng)，各個子系統(tǒng)彼此之間既有區(qū)別，又有聯(lián)系，應(yīng)該恰當(dāng)?shù)靥幚砥渲械年P(guān)系，確保合同管理系統(tǒng)的順利進行。項目合同管理系統(tǒng)與外界以及合同管理內(nèi)部之間的流程要素以及各管理流程之間存在復(fù)雜的關(guān)系，它們之間互相作用、互相聯(lián)系、互相影響。由于管理系統(tǒng)與外部環(huán)境有著相互作用的關(guān)系，利用外界環(huán)境所提供的資金、信息以及技術(shù)，提供外界所需要的產(chǎn)品與服務(wù)。項目合同管理系統(tǒng)貫穿于項目建設(shè)的整個生命周期，根據(jù)工程所處的不同階段對人員及其工作的內(nèi)容進行調(diào)整。各個管理流程雖然各自的任務(wù)不同，但是最終的目標(biāo)也是一致的，要確保每個流程之間相互連接、不能中斷，以免影響整個合同管理流程的進行。在項目合同管理流程中雖然規(guī)定了每個部門的工作，但并不是每個部門的工作都是獨立的。一個管理流程的子系統(tǒng)的工作，是在多個部門的共同努力之下完成的。

工程合同管理流程的信息化不僅更新了管理模式，提高了管理的質(zhì)量和效率，同時也提高了整個工程項目的運作效率，適應(yīng)了當(dāng)前科技發(fā)展的新要求。當(dāng)前的建筑企業(yè)都應(yīng)該適應(yīng)時代的要求，建立本企業(yè)合同管理流程信息化的模式，提高對合同的管理水平。

參考文獻

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[2] 王田苗，胡耀光.基于價值鏈的企業(yè)流程再造與信息集成[M].北京：清華大學(xué)出版社，2002.

（責(zé)任編輯：周 瓊）