基于管理流程的工程項目合同管理信息化設計

張峰

摘要：科學技術的飛速發展，使各個行業都有了新的發展，每個領域都應用了高科技的產物，工程管理項目也廣泛地應用了當代的新興技術，工程項目合同在此同時也被注入了新鮮的血液。文章對基于管理流程的工程項目合同管理信息化設計進行了探討。

關鍵詞：工程管理；合同管理；信息化；管理流程；工程項目 文獻標識碼：A

中圖分類號：F284 文章編號：1009-2374（2016）24-0179-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.24.089

1 大型設計項目合同管理流程的概念及特點

1.1 大型設計項目合同管理流程的概念

了解大型設計項目合同管理流程，首先需要知曉其核心部分的管理流程的概念。管理流程，顧名思義，是指在管理活動中一系列前后相互連接的、彼此密切相關的行為，它是在整個整棟過程中的方向指標，宏觀把握著整個活動的連接的前后順序以及彼此之間的相互關系和整個活動的客觀規律。

大型設計項目合同管理流程規定了在整個項目建設期間，所有項目活動的管理方式以及施工方式，規定了施工過程中所有的信息流與物質流之間的銜接關系和方法，規定了合同在運作過程中的規則和要求，從而促使合同達到預期的作用，最終使合同在整個項目建設中發揮作用，使項目建設也達到最終的效果。

1.2 大型設計項目合同管理流程的特點

項目合同管理流程主要具有目的性、必然性、多樣性、系統性和層次性的特點。目的性主要指的是，合同的中包含的對工程進行管理的一系列的流程，最終的目的是為了達到預期定下的項目目標，這是項目合同制定最為主要的因素；大型設計項目合同管理流程的必然性指的是，若想達到預期的結果，在項目執行的過程中，必須要通過這個流程；多樣性是指在整個工程管理的過程中，并不僅只有一項業務包括許多不同的業務內容，與此對應，也會存在多種業務的管理流程，這些流程不是獨立存在的，而是息息相關的，是嚴密的組織。多種不同的流程構成的一個流程體系，進而推動整個工程管理的發展；層次性是指由于管理系統的功能具有層次性，相應的管理業務與流程也具有層次性，即一個綜合性的管理業務的流程可以分解為若干較管理業務流程組合。

2 大型設計項目合同管理流程的設計與實現

2.1 前期分析

2.1.1 項目合同流程管理的背景分析。制定某大型項目的合同管理流程，應該了解制定合同時公司所處的環境，對公司該項目的一系列相關的事物進行全面的掌握與整理，比如投標項目時的投標文檔，在流程過程中的合同、相關文檔以及各種賬目費用，都應該進行提前的管理，使原本雜亂無章的施工管理相關事務變得有理有條，管理起來更加便捷、省時。在制定合同管理流程的同時，還要考慮當前政府的政策以及國家出臺的相關政策，保證該管理流程的方向是準確無誤的。合同的管理流程不僅僅只是起到對整個工程的管理作用，同時還應該做好銜接整個工程的各項業務管理，如工程進度、材料與物資、質量安全等各個管理系統之間起到協調、監控作用。

2.1.2 項目合同流程管理的目標分析。項目的合同流程管理主要是為了實現整個項目流程的順利進行。合同流程的管理主要指的是，從合同簽訂開始，直至工程結束后的資金結算整個過程的管理，其中的每一個環節都要受到合同的制約。除此之外，還可以通過對整個流程的管理，收集有關的信息以進行決策。建立項目合同管理流程，首先，把開始招標就納入其中，進行規范性要求，進而使合同在簽約時也被納入到流程中，規范操作；其次，合同的流程應該將工程的整個過程都包括在內，實現每一階段的工程流程中，都受到合同體系的制約和監督。除此之外，當發生違約或是自身權利受到侵犯時，可以及時地依據合同采取行動，當合同發生變更時，雙方可以強勢地更改合同，并及時地對工程的管理進行相應的調整；最后，項目合同流程的管理要貫穿于整個工程的始末，在工程建設的生命周期中，如果發生方案的變動、進度的調整或者是其他的項目進行了調整，都要相應的進行記錄，為了使合同明晰清楚，可以將合同分為兩層進行管理，對合同的任何變化都要明確的記錄，使合同能夠全面系統且高效地管理整個工程，真正地實現高質量、高效率、低費用的目標。

2.2 大型設計項目合同管理流程的構建

2.2.1 大型設計項目合同管理流程的構建的前提條件。一個系統全面的管理流程是保證項目合同順利實施的必要條件，真正全面高效的管理流程必須要滿足兩個條件：一方面，要保證流程要求的一致性，要以合同制定時的目標為基礎，協調在流程中的其他各項要求，最終保證工程項目高質量、高效率地完成；另一方面，在保證原本設立的標準的基礎上，利用較低的資源成本，完成預期設立的目標。

2.2.2 項目合同管理工作的分解及相應流程的構建的步驟。首先，確定項目合同在管理上的劃分標準，可以按照管理職能或是合同實施的前后順序進行劃分；其次，標準確定后，確定每一個管理結構下的具體的任務，使每一項任務都明確分配，避免各個管理結構之間的鏈接中斷或是某項任務難以確定歸屬；最后，對確定下來的項目工程的合同管理體系進行監測、調整和修改，確保管理體系的可行性。

2.3 合同管理綜合流程圖

合同管理綜合流程圖如圖1所示：

圖1

2.4 合同主要的功能模塊

2.4.1 合同簽約管理模塊。本模塊是項目合同管理的起點，只有確保該模塊的順利進行，才能保證合同的有效性，因此必須要保證該部分的規范化才能確保后續工作的順利進行。

2.4.2 合同進程管理。合同進程管理的主要任務就是對各標段進行審核，掌握每個部分的進程，對反饋信息進行匯總。這一部分主要包括進度信息管理、質量信息管理、計量信息管理、支付信息管理四大管理模塊。進度信息管理主要功能就是反映工程的進度計劃與完成情況，最終匯總進度表。質量信息管理主要提供工程檢測與評定及質量事件的信息。計量信息管理主要是對各標段每期工程計量信息的查詢與匯總。支付信息管理主要是對各標段每月支付信息進行查詢與匯總。

2.4.3 合同變更。該部分主要是將變更原因、變更內容、變更時間、審核記錄等匯總得出合同變更情況一覽表，當合同發生變更時，根據該模塊的內容進行調整。

2.4.4 合同索賠。該模塊明確指出發生索賠情況時，能夠實現索賠的條件，包括索賠日期、索賠原因、索賠內容、索賠審核意見等，可以為企業在工程建設過程中發生索賠情況時，提供查詢的資料。

2.4.5 合同終止管理。當合同終止或者中止時，必須進行費用的結算以及相關資料的結算。在合同中必須包含信息終止或者中止的信息的相關內容，與此同時，還要匯總各項費用，進行系統的核算。

3 大型設計項目合同管理流程的實施

3.1 對大型設計項目合同管理流程的監控

建立工程項目合同管理流程可以系統地在工程的生命周期里進行監控，確保工程的過程中高效、高質量地完成。根據合同流程中所反饋的信息，可以針對性地采取措施，做出最優的選擇，讓每一個管理的模塊都接近設立時的目標。

3.2 依據項目合同管理流程對項目進行管理

項目合同管理系統包含著多個子系統，各個子系統彼此之間既有區別，又有聯系，應該恰當地處理其中的關系，確保合同管理系統的順利進行。項目合同管理系統與外界以及合同管理內部之間的流程要素以及各管理流程之間存在復雜的關系，它們之間互相作用、互相聯系、互相影響。由于管理系統與外部環境有著相互作用的關系，利用外界環境所提供的資金、信息以及技術，提供外界所需要的產品與服務。項目合同管理系統貫穿于項目建設的整個生命周期，根據工程所處的不同階段對人員及其工作的內容進行調整。各個管理流程雖然各自的任務不同，但是最終的目標也是一致的，要確保每個流程之間相互連接、不能中斷，以免影響整個合同管理流程的進行。在項目合同管理流程中雖然規定了每個部門的工作，但并不是每個部門的工作都是獨立的。一個管理流程的子系統的工作，是在多個部門的共同努力之下完成的。

工程合同管理流程的信息化不僅更新了管理模式，提高了管理的質量和效率，同時也提高了整個工程項目的運作效率，適應了當前科技發展的新要求。當前的建筑企業都應該適應時代的要求，建立本企業合同管理流程信息化的模式，提高對合同的管理水平。

參考文獻

[1] 李垣，王元愷.以流程為中心的管理模式[J].西安交通大學學報，2001，（4）.

[2] 王田苗，胡耀光.基于價值鏈的企業流程再造與信息集成[M].北京：清華大學出版社，2002.

（責任編輯：周 瓊）